新形势下档案管理的主要问题与优化策略

王迪

摘 要：档案管理工作在单位中占据着关键性的位置，直接影响着单位整体的协调程度和正常运行。当前，由于各种因素的影响，在单位的档案管理中存在着一系列比较明显的问题，对档案管理工作的正常进行造成一定的阻碍。必须结合实际情况，充分把握檔案管理工作的重点，加强档案管理制度建设，提高档案管理的水平，增强档案管理人员的素质，落实规范化档案管理方式等。通过一系列切实有效的方式，使档案管理能够充分发挥出自身的作用，促进单位的正常稳定发展，提高单位的整体竞争力。

关键词：新形势；档案管理；主要问题；优化策略

1 档案管理中存在的问题

1.1 领导不够重视

很多单位在日常运行中，忽视了档案管理的重要性，单位领导没有从思想和行动中重视档案管理工作，在这种情况下，员工对于档案管理也有一定的忽视，档案管理工作难以在正常状态下有序进行。在档案法宣传的过程中，各级领导对于档案管理工作有了新的认知，开始逐渐审视档案管理工作，但是由于基础性问题和陈旧思想的影响，档案管理工作的进行依然存在着一系列矛盾。成立的档案管理小组缺乏必要的方法指导，档案人员的积极性受到较大程度的影响，在很大程度上阻碍了工作的进行。同时，由于档案管理的基础设施比较陈旧，给档案管理工作带来新的阻碍，在收集资料的过程中，设备不能满足管理的需要，等待的时间较长，造成资料的丢失损害，严重浪费了人力、物力和财力等，影响后续工作的正常进行，也降低了档案管理工作的效率。

1.2 档案管理制度需要进一步完善

当前，我国档案管理过程中，对于档案的利用效率较为低下，在收集和整理档案的过程中，由于方法和操作不当，在很大程度上降低了档案管理工作的准确性与科学性。在使用档案的时候，往往存在着收集片面、管理不严、借阅信息记录不完整等现象，这些情况在很大程度上影响了档案管理的有效性，造成档案管理出现比较明显的漏洞。当前，很多单位缺乏系统的档案管理制度，或者有些单位虽然设置了相关制度，但是并没有得到严格落实，在实际工作中并没有发挥出自身应有的作用，档案管理的整体情况依然比较片面和松散。由于缺乏制度上的保障，档案管理工作在执行的过程中，将会出现人员分配不合理、职责不明确、工作效率低下等问题，档案资源无法在内部得到共享，影响了资源本身价值和潜在价值的有效发挥。

1.3 档案管理技术需要加强

在传统方式下，档案管理的对象主要是纸质的，在时间的长期累积下，数量较多，占据的空间较大，由于环境的影响，非常容易出现老化、破损、虫蛀等现象，造成比较严重的损失。在科学技术不断提升的背景下，档案管理工作逐渐朝着信息化、数字化方向转变，计算机成为档案管理中的主要手段，在利用计算机的过程中，能够在简便的操作下，提高档案管理的工作效率，弥补了纸质档案管理中存在的一系列问题。但同时，网络档案管理中也出现了相应的问题，在保管不当或者计算机出现障碍的时候，会出现死机、档案丢失、资料备份不及时等现象，对档案管理的安全性和快捷性造成了极其严重的影响。有些重要资料出现丢失现象的时候，不能在短时间内进行收集和找回，甚至会出现信息泄露的现象，对于单位内部的安全管理造成比较大的阻碍，需要引起重视。

2 大数据时代背景下档案管理工作策略

根据对实际档案管理工作和前人的档案管理工作经验进行研究，大数据时代背景下档案管理工作的开展应该运用切实有效的策略，能实现档案管理工作的开展能够及时跟进大数据时代发展的要求，下面我们来详细分析一下大数据时代背景下，档案管理工作的开展所应该采取的策略。

2.1 注重高端档案管理人才的培养

人才是档案管理工作顺利开展的重要保障。在大数据时代的背景下，档案管理工作的开展要想很好顺应时代的发展潮流，一定要充分注重高端专业性档案管理人才的培养。需要着重强调的事实，许多档案管理部门只是注重档案管理仪器设备的与时俱进，但是并没有注重档案管理工作知识理念的及时更新，这导致档案管理工作的开展不能够及时跟进大数据时代的发展。传统档案管理人员在大数据方面所欠缺的专业知识，并不能很好的满足开展档案管理工作所产生的基本需求，因此这就需要充分重视高端档案管理人才的培养，为档案管理工作的开展培养综合性管理人才，培养高水平的档案管理人才。与此同时，也可以以培训的方式将传统档案管理人才逐步转化为高端的档案管理专业人员。

2.2 优化档案管理人才结构

我国当下的档案管理人员基本处于一个年龄相对较高的阶段，年龄高的档案管理人员居多，中年的档案管理人员较少，缺乏年轻的档案管理人员，针对档案管理而言，这种特点尤为明显。产生这种现象主要是由于我国档案管理工作的开展得不到充分的重视，由于受到这种境况的影响，所以这种现象变愈发明显，基本上没有年轻人愿意投入到档案管理事业中。在大数据时代的背景下，档案管理工作的开展对专业性人才的要求比任何阶段都重要，如果没有较高综合素质人才的积极参与，那么信息化档案管理工作的开展是不可能实现的。因此社会和国家一定要从年轻人的角度，积极鼓励他们参与档案管理工作，更多的年轻人能够积极主动的投入到档案管理事业中，为我国档案管理工作的开展带来新的动力，从而使档案管理工作的开展能够更加符合大数据时代的要求。

2.3 增强档案管理的安全性

虽然在大数据时代的背景下，档案管理工作的开展变得相对较为容易，但是信息安全性却产生了很大程度的降低。为了充分保证到了管理工作中数据信息的安全性，档案管理工作人员在开展档案管理工作时，需要尽可能的避免网络病毒带入到档案管理的数据中。除此之外，政府及相关部门还应该积极颁布一些档案管理工作开展和实施的细则，运用专业的管理条例对档案管理工作的开展进行相应的规范，以此来增强档案管理的安全性。

3 结语

档案在单位中的作用是显而易见的，能够对单位的发展过程进行详细记录，对领导制定决策、对单位的有序发展提供有益的借鉴和参考。档案管理工作是复杂的，在实际管理的过程中，需要将各种数据信息进行分类，并借助相关方法进行整合，使有限的数据信息能够发挥出内在的价值和作用，为单位的发展奠定良好的基础。必须充分重视档案管理中存在的问题，在整合各种资源的基础上，采取科学有效的方法，使单位能够朝着制度化、科学化和健康化方向发展。

参考文献

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