“互联网+”时代事业单位档案管理创新探讨

张霄宇

摘 要：“互联网+”时代下信息技术飞速发展，对事业单位的档案管理提出新的要求，档案管理工作由原来的纸质化逐渐向信息化转变。为顺应“互联网+”时代潮流，事业单位档案管理工作应积极寻求工作中存在的问题，寻找创新性解决方式。本文从事业单位档案管理工作中存在的问题出发，分析“互联网+”时代事业单位档案管理的特征，旨在寻求更好的创新型管理策略。

关键词：互联网+；事业单位档案管理；创新策略

1 现阶段事业单位档案管理中存在的问题

1.1 信息管理能力参差不齐，管理水平有待提高

现阶段我国不同省市的事业单位大多积极响应“互联网+”时代信息化档案管理要求，倡导通过信息技术代替纸质化的档案管理模式，于是出现例如扫描、微缩等的档案管理方式。这些信息化管理方式无疑对事业单位的档案管理工作具有非常重要的帮助，提升了档案保存的速度、增加了档案保存的质量，然而由于不同单位管理人员的信息管理能力参差不齐，管理水平以及信息化普及程度的影响，信息化档案管理这一方式在应用方面仍具有很强的上升空间。

1.2 信息化管理存在一定风险

信息化管理方式更加需要事业单位提高警惕性。与传统的纸质版档案管理相比，互联网模式下的信息化档案管理具有便捷、迅速、 可靠性高等有利条件，但也具备一些制约发展的不利条件。该模式下，档案资料存放于互联网中，事业单位工作人员随取随用，与此同时也无形之中增加了黑客入侵导致档案丢失的风险性。一些不法分子为了个人利益，入侵档案管理系统，进行非法活动，破坏或盗取档案信息，这对档案安全性提出很大挑战，影响到事业单位日常工作建设，造成档案信息丢失，甚至对国家经济建设产生不利影响。同时，档案管理部门内部人员网络安全意识对信息化管理的风险性大小同样具有影响。

1.3 档案信息资源的利用率较低

档案是对以往工作的总结分析，对日后工作具有十分重要的借鉴作用，虽然无法为日常工作提供直接性的物质财富，却可以为事业单位提供无形性精神动力。然而，在信息化档案管理方式下，部分事业单位更加注重档案的归纳总结，重在完善档案系统内部体系，却轻视了档案的日常应用。一些从业人员认为信息化管理模式较为新颖，完善体系已经比较困难了，日常应用则更是费力，这也体现了档案信息资源的利用率较低，对档案需求的层次较低。

2 “互联网+”时代事业单位档案管理的特征

2.1 档案管理的完整性要求更高

“互联网+”时代下档案管理的完整性要求更高。传统的档案管理大多采用纸质形式，实现了数据分类，数据资料简洁明了，但不同资料由于地域、时间、类目不同，关联性受到很大影响，数据完整性受到较大限制。在新型信息化管理模式下，海量档案数据资料存储在互联网中，并通过索引联系在一起，再加上不断地获取资料、不断地更新利用，进一步完善了数据库，同时对档案资料的完整性提出更高要求。

2.2 档案管理存储介质日益多元化

“互联网+”时代下档案管理存储介质日益多元化。传统的档案管理介质通常以纸质版文件偏多，将影像、声音通过文字记录录入档案库中，存储介质较为单一。信息化档案管理突破这一局限，创新型地通过扫描、微缩等方式将语音、文字、影像等档案资料存储在档案数据库中，真实的还原了国家机关、企业组织、公民个人的数据资料，该档案资料的真实性更具有保證。同时，日益多元的档案管理存储介质对提高工作质量，促进各项事业的进行提供了更加现代化的数据指导。

2.3 档案管理工作的效率更高

“互联网+”时代下档案管理工作效率有了明显提升。传统的档案管理操作流程较为繁琐，信息之间关联性较低，单位之间在进行信息搜寻工作时往往花费大量的人力物力财力，具有极强的不便性。随着“互联网+”技术的应用，信息管理模式发生变化，简洁的操作流程一定程度上减轻了档案管理人员的工作量，对提升从业人员的工作积极进行具有极大帮助。与此同时，档案信息可以通过互联网索引产生关联性，数据之间的传递共享提升了事业单位间的工作效率，一定程度下节约了社会资源。不仅对档案搜集具有很大帮助，对档案日常应用也产生非常重要的影响。

3 “互联网+”时代事业单位档案管理创新型策略

3.1 引进人才，为创新性档案管理工作提供人才支持

“互联网+”时代下，事业单位开展创新型档案管理工作需要更多的人才支持。事业单位应积极招聘具备创新型、高素质人才，支持和助力档案管理工作。对单位员工予以技能提升培训，使其对信息技术有一定的了解，成为适应新时代并于事业单位发展相符合的复合型人才。同时，事业单位应根据实际情况，进行制度建设，为创新型人才进行创新型工作提供制度约束，为档案管理工作提供规范性指导。

3.2 充分利用信息化技术手段，提升资源完整性

“互联网+”时代下，信息化技术的出现为事业单位创新型档案管理工作提供技术支持。档案管理工作者应积极利用这一有利条件，通过吸收国外先进事业单位档案管理的工作优势，分析系统不足，提高档案信息系统的真实完整性，以进一步提升事业单位档案资源的完整性。同时，不同地域的事业单位充分利用现代信息技术进行档案资源的沟通交流、技术优势互补，对于促进档案管理工作的顺利进行同样具有非常重要的作用，但一定要秉承因地制宜的原则，做到具体问题具体分析。

3.3 提高风险防范意识，做好安全管理工作

“互联网+”时代下，极易出现档案数据丢失、篡改现象，这对数据真实性、国家经济建设具有很大挑战，因此，做好档案安全管理工作是实现数据有效利用的基本要求。档案管理的工作人员应加强自身安全意识，从自身出发，在安全意识的驱使下开展档案安全管理工作。同时，技术人员应建立健全访问机制、防火墙机制，对档案信息的浏览、修改、提取设置障碍，通过输入端和输出端两个方向共同发力，对信息化档案安全工作防微杜渐。

3.4 强化服务意识，提高服务水平

“互联网+”时代下强化服务意识、提高服务水平是必然要求，这归根究底是要扩大公共信息服务市场，更加积极主动地将档案资源投入于社会中，以实现新时代开放包容、数据共享的时代特点。事业单位档案管理者通过制定合理有效的方针政策优先公开发布部分真实完整的数据资料，让社会公众有机会接触到平时无法了解的资源。同时，通过行业与行业之间的点对点、面对面衔接，突破行业壁垒，进行数据整合，优化数据结构，提高档案数据的真实性与可信度，通过用户反馈，增加数据利用程度，以促进行业自身发展，并不断带动社会经济发展。

4 结束语

“互联网+”时代下，事业单位的档案管理工作与网络的关联性更加密切，实现创新型档案管理是工作的发展趋势。事业单位应基于现阶段档案管理工作中存在的问题，合理分析新时代档案管理特征，创新性地寻找优化途径，努力提升档案管理水平，以更好的利用档案资源，发挥档案自身价值。

参考文献

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