高职院校学生档案管理规范化路径研究

朱明祥

【摘要】当前，高职院校学生档案管理存在缺乏学校上级重视，导致发展动力不足、档案管理制度不完善导致效率低下和管理人员水平参差不齐导致无法快速适应现代化信息技术工作的要求的问题。从高职学生档案管理的特点入手，从保证档案完整性对高职院校的意义、适应时代发展使用先进科学技术有效提高工作效率和对档案管理工作进一步管理，提出对实现高职院校学生档案管理规范化路径的相关建议，希望能完善学生档案管理工作机制。

【关键词】高职院校 学生档案管理 路径

高职院校档案管理这个方式是教学工作的一个重要组成部分，直接反映教学工作的整个过程，也能间接显现教学工作的质量和教学管理水平的高低。随着信息化程度的普及，高职院校档案管理数量和质量也需要跟进相应的发展速度，如何对学生档案管理路径进行规范化探究显得十分重要。

一、高职院校学生档案管理工作的特点

保证档案完整性。档案资料管理主要由学生档案管理、科研数量质量管理、人事调动管理等部分构成，对于职校而言，完整的学生档案管理有着极为重要的历史性和参考性。而在传统工作中，由于采用纸质化档案，容易出现丢失、遗漏、老化和破旧等问题，这样极其不利于档案的保存和管理，再加上传统工序糅杂，造成工作效率低下，极其容易保存不完整。

适应社会发展。高职院校培育的是适应社会工作的一线人才，为了不断提高学生的就业率，特别是在社会发展对人才要求越来越高的今天，社会对技术工人的要求也有了更高的要求，政府也投入相关资金，对高职院校的建校规模发展也得到了一定的提升。传统的档案管理模式已经跟不上时代发展的需求，时代对学生档案管理也提出了更高的要求，通过利用现代信息技术的手段对学生档案管理进行改良，为学校的发展提供更好的储备力量。

进一步对学生档案管理工作进行开发。传统的档案管理需要对档案进行收集、整理和保管。有些档案使用过后，不再有第二次使用的机会，又或者再次使用进行查找时需要大量的时间和精力，尤其是在查找学生档案的时候，难以快速实现资源共享和减少查找时间。依靠手工搜索，不仅效率低下，还极其容易出现差错，增加工序人员的负担。而在信息化时代背景下，利用多元的信息化技术，一方面，可以建立完善的档案库;另一方面，可以减少工作人员的搜索时间，减轻工作人员的工作压力，同时提高档案管理的效率，进一步完成对档案管理开发的更新。

二、高职院校学生档案管理存在的问题

1.档案管理工作缺乏领导重视

档案管理工作目前存在地位从属不明，很多高校对于档案的观念意识淡薄，并没有认识到档案管理工作对于学校工作效率的提升具有帮助性，导致忽视这一工作。在职校中，这一工作并没有单独区分于其他工作，甚至不在学校行政事务的日常管理中，学校对于档案管理这块的投入较少，资金设备并不齐全也不配套，导致档案管理工作滞后跟不上时代发展的步伐。学生档案的工作需要学校各个部门进行收集，将各个部门收集整理的资料进行汇总，再经手档案室归档存档归案，各个部门都认为这是档案室的工作，在学生档案信息的收集整理过程中则会承担较少的责任，导致信息收集不完善或者不全面。

2.档案管理制度不够完善

尽管许多高校由于需求设置了档案室，但是并没有针对档案室的使用制定相关明确的管理制度，在匹配相关人员上也存在问题。这就导致相关制度不完善，责任划分不清晰，因此学生档案管理工作十分糅杂，效率低下。信息化技术已经引入到各个行业中，在一定程度上可以减轻档案的存储空间，也可以减轻人力的使用。极大提高档案管理秩序和效率。一方面，部分高校由于资金的投入占比较少等各方面原因的限制，并没有引入信息化机制建设，也有部分职校引入信息化技术，但是信息化技术引入机制不健全，导致电子档案的使用、收集整理、归纳划分等流程不够明晰，因此，建立完善的归档制度、档案利用制度、数据管理制度。

3.档案管理人员综合素质有待提高

尽管当前很多职校引进新鲜血液高学历档案管理专业学生处理学生档案，但仍然存在较多学历不高、年龄偏大的档案管理人员，这些人员并没有接受系统正规的档案管理培训，专业知识和实战经验不足，导致学生档案管理工作的进行十分困难。并且，部分高校引进先进的信息设备技术进行学生档案管理，部分工作人员在新设备的使用下能力欠缺，无法应对时下日新月异变化的信息技术，甚至部分工作人员思想守旧、与其他部门沟通欠缺，不注重创新和学生档案工作的思考，这显然不适合社会发展的需求，缺乏应变能力，无法在使用学生档案时展现有效服务。

三、高职院校学生档案管理规范化实现路径

1.加强对于档案管理的重视程度

规范的档案制度，需要从思想意识转变档案管理的观念，了解学生档案管理对于教学工作的作用，无论是高职学院的学生还是教师，都应该意识到档案管理的重要性，了解档案管理的基础知识，建立完善的激励机制和评价系统，在新生入校时做起，调动学生积极性，针对档案管理源头进行配合，针对学校其他部门进行宣传，加强学校对档案管理的重视程度，避免各部门学生档案管理工作相互推诿，从而积极配合档案管理工作，有力推动学生档案管理进入规范化管理流程。

2.做好信息化建设工作

傳统的学生档案管理对设备使用和档案信息整理能力要求并不高，但在新型互联网时代，档案的管理工作进入十分复杂的局面，需要借助计算机技术的运用，弥补手动管理和纸质档案的缺陷，节约各项管理成本，提高管理效率，优化学生档案管理流程。只有合理针对学校学生档案管理匹配合适的设备，才能进行进一步的规范化，同时要打破传统手段的录入和检索，在工作中注重各部门的沟通，重视纸质档案和电子档案共存，才能保证一方出现纰漏时，另一方能及时补救，促进档案管理信息系统的建设。

3.加强档案人员的培训

高职院校学生档案管理工作人员的综合素质直接影响工作的效率，在信息技术背景下，高职院校的学生档案管理工作人员需要熟悉现代化计算机软件硬件方面的操作，并且要树立良好的职业道德素养。第一，要配备专业人员，并将学生档案管理纳入考核制度，设立资源数据库，做好数据库的开发和利用，规范电子档案的收集到利用过程，建设智慧校园。第二，要提高工作人员的服务意识，调整工作作风，树立爱岗敬业优良工作品质，为全校师生提供优秀的服务。第三，成立综合数字档案室，利用数字化对档案进行有效监督和保管，保证电子档案的完整有效和真实。第四，要对部分管理人员进行工作培训，定期对管理工作引入新型的思维，了解最新的消息，让工作人员的思维也能走在管理前端，并结合自己的思维提出建议，有效促进工作的进行。

四、结语

高职院校的档案管理由于属于学校基础工作，对学校的管理具有促进和推动作用，因此逐渐受到了学校的重视。但由于管理工作的滞后，导致学生档案管理存在着一些问题，高职院校并没有建立十分完善的管理机制去改善或者协调发展，这需要高职院校尽快转变思维模式，采取相应措施，运用现代技术，优化学生档案管理过程，以便更好整合学生档案管理系统。

参考文献：

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