现代信息技术下的高校档案管理创新与策略

孙彬斌 王霞 王湃

【摘 要】现阶段高校档案管理最重要的问题就是如何在现代信息技术下提升档案管理的效率。本文针对现代信息技术对高校档案管理建设的意义作分析，阐述了当前高校档案管理中存在的问题，并且相对的提出档案管理建设创新的策略，希望对高校档案管理工作提供一份帮助，保证其管理效率。

【关键词】现代信息技术；高校档案管理；创新策略

近几年来，我国的信息技术飞速发展，同时高校教育教学事业也在不断的进步，其中的档案管理成了管理的重点对象。为了满足用户的需求，同时为用户提供更加便利的服务，提升自身的服务水平，高校档案管理可以将信息技术整合进去，接受新时代的信息便利技术，同时迎接更大的挑战，使用户可以随时随地获取信息内容。

一、现代信息技术下高校档案管理建设的意义

信息技术的导入能够大大扩充高校档案的储存量，目前的信息技术已经发展的炉火纯青，其不仅能够存储大量的信息，还能方便整理。在高校档案管理工作中，运用信息技术，可以将不同类型的档案信息处理分配好，改变以往传统手工整理档案信息的劣势，减少手工整理的时间，提高档案管理工作的效率，同时也能够增加档案管理的工作量[1]。信息技术下的高校档案管理踏向了网络化和自动化的路程，相关管理人员只要在计算机中输入想要查询的信息数据，就能够将信息查找出来。同时在工作中，信息技术可以通过相关的信息将其转化为清晰的报表，减少手工计算的时间，准确将档案信息统计出来，对档案管理员来说极为便利。同时，信息技术能够保证档案管理的精確度和快速性，工作人员在编撰收集相关的档案资料时，能够通过信息技术填充高校档案库，使其保持一致性。在档案管理中有很多工作靠人工是完不成的，这时候就是要借助信息技术的辅助，比如开发应用、汇聚分类档案等，这些工作的工作量是很大的，管理者想要提升工作的效率，就要合理结合计算机技术的使用，使档案管理平台能够完整，档案中的资源可以随时共享，工作人员通过网络技术传递相关需要的档案信息，大大提升了高校档案管理的效率。

二、高校档案管理建设中存在的问题

（一）我国目前很多的高校档案管理模式较为落后。在如今社会的不断进步下，信息技术渗透到各行各业以及人们的日常生活中。在实际的高校档案管理中，还是有很多管理员采取传统的档案管理模式，凭借手工来完成各项工作，致使档案管理效率太过低下，每个工作人员的工作压力过大，并且建立的档案资源库在手工工作下并不完善[2]。同时，管理者在进行档案管理的时候将服务和管理两方面抛之脑后，造成用户在查询信息的时候流程很复杂，有效的档案信息得不到利用。

（二）在高校档案管理中管理水平过低。基于传统档案管理方式的深入人心，导致很多的档案信息不方便查询，并且因为使用的是人工手工整理档案信息，这就需要很多的人力资源投入，档案信息会经过太多人的手中，使其不保密，可能会被外界所熟知，并且档案是要更新换代的，管式使用人工来操作，不仅浪费时间，还浪费相关的人力资源，最后的整理结果也不一定非常准确。

（三）高校档案管理人员自身没有安全意识。信息技术的导入能够方便档案信息的存储以及传输，同时，也会带来一些安全隐患，在暗处挑战着档案管理。基于信息技术传播速度快，每个人都可以使用，这种情况就会使一些管理者不知道从何把握其安全管理的力度，不仅要有明确的社会公开档案信息，还要保护相关客户的隐私。安全风险是不是存在于档案管理中，如今的网络常见安全问题有感染病毒或者遭到黑客攻击，使得档案信息数据丢失或者损坏。

（四）有一些高校档案管理信息化设备太过落后。随着如今社会的发展和科技的不断进步，高校的档案信息管理中使用的设备需要跟随时代发展的需求，选择先进的软件系统和硬件设施[3]。但是遍观高校档案管理中的计算机设备，其较为落后，使用性能不高，而且使用过程中可能会出现卡顿、缓慢的现象，这很大程度的影响着档案管理的效率。

三、现代信息技术下的高校档案管理建设创新与策略

（一）使用现代化的服务手法：高校档案信息管理模式下，管理人员对其进行创新，将信息技术科学的导入其中，充分发挥信息化技术的优处，即开放性、丰富性以及便利性，寻求更为创新的档案管理手段。在传统档案管理模式中，人工完成效率太过低下，并且档案管理本身就是一个很繁琐的过程，有些用户想要实时查看档案信息却没有便捷的途径。如今加入了计算机信息技术，加以高校学习其他先进的管理经验，使用先进的管理设备，比如说去网络查阅平台，让用户直接注册账号，以后就可以输入自己的账号查询相关的档案信息，并且给每个用户设置一定的查阅权限，很大程度的保护了用户的档案信息，同时便于客户查阅自己的档案资料。档案信息管理员也不用像以前一样那么复杂进行工作，提高档案管理的效率。

（二）完善档案管理机制：对于提升档案管理的效率来说，相关管理员要对档案管理的制度进行完善明确，分配好每个部门该履行的职责，健全档案管理机构，确定高校档案管理工作能够在井井有条的状态下进行。而对于完善高校的档案信息管理机制，这就需要管理员对管理条款进行明确的编写，不能含糊不清，使得下一步工作完成不好，制定可行的工作条例，让每一个员工都能发挥其自身的用处[4]。管理者也可以制定奖惩机制，调动员工的工作热情，使其能够对自己的工作更为投入，保证高校档案管理的工作效率。

（三）提高管理人员的素质：高校档案信息管理的工作中，除了需要对硬件做要求，还要提升工作人员的素质和工作效率。也就是说，工作人员不仅要具备相应的工作信息保密意识，还要有分析档案信息的能力，能够自行正确整理档案，同时熟练使用和计算机信息技术相关的软件。不管是哪一个部门的工作人员，自身都要对档案信息熟记在心，掌握丰富的档案管理知识。高校档案管理员在招聘这方面的工作人员时，可以引进一些优秀的人才，并且对其进行培训组织，提升他们自身的工作意识。

（四）明确档案服务重点：在高校档案管理信息中，有一部分的信息是属于重要机密不可外泄信息，相关管理人员要对其进行合理的放置。并且在教职工以及学生的实际需求下做相关设定，为这些信息的用户提供特殊化的服务，建立完善的个性化服务政策[5]。一般来说，像是博士、硕士或者本科生等等，其档案需求就要根据不同的服务群体做不同的档案整理对待。

四、结语

综上所述，在信息化技术下的高效档案管理建设中，管理员合理的运用计算机相关技术，降低档案管理花费的成本，扩大档案存储的空间，同时可以对接资源共享，为用户提供更为便捷的查询方式。相关档案管理人员要学会创新管理手段，积极建设现代化信息档案管理。

【参考文献】

[1]化秀玲.高校图书档案数字化建设研究[J].河南教育（高教），2019（03）：16-19.

[2]邓文.高校档案文化的育人功能研究述评[J].绵阳师范学院学报，2019，38（03）：152-155.

[3]李风雷.高校学生电子档案数据管理探讨[J].科技风，2019（07）：80-81.

[4]邱艳，缪爱英.校院两级管理模式下的学生档案管理[J].兰台世界，2019（03）：69-71.

[5]潘红，林慕婵.大数据时代高校档案管理体系构建研究[J].时代经贸，2019（07）：96-97.