关于人工智能赋能档案管理的几点思考

陈汇

近年来，随着大数据的快速发展，人工智能技术已经被广泛应用于人们的生活生产中，其应用也为档案管理工作带来了一系列历史性变革与发展。人工智能技术应用于档案管理中可以实现智能分类检索与智能安全管理，满足用户对档案管理的多元化需求。

人工智能正在有效融入档案管理

档案管理是一项重复繁琐、枯燥乏味、并容易出错的工作。但在人工智能时代，这种局面可能会有较大的改观：人工智能在档案管理领域的应用将推动档案资源数字化、管理网络化、智能化、用户使用便利化，对档案管理和社会服务的影响会是革命性的，呈现一种完全不同的情景。

人工智能是研究、开发用于模拟、延伸和扩展人的智能的理论、方法、技术及应用系统的一门新的技术科学。自诞生以来，人工智能的理论和技术日益成熟，应用领域也不断扩大，基于技术革命的大胆预测，未来人工智能带来的科技变革，将会是人类智慧的一大挑战。

上世纪80年代，我国档案行业初涉计算机电子辅助功能，目前各领域的档案管理工作都依托于计算机和互联网工具，但距离深入应用人工智能手段融入档案管理工作，还有很大的前进空间。实现档案管理人工智能，从管理概念到软件工具等方面都需要进一步研究和提升。

互联网+时代，人工智能对各行各业都造成了深远的影响，档案行业也不例外。在日常工作中，档案工作被认为是额外的付出，不被重视;档案管理系统在使用上对用户的友好度较低，导致档案管理中存在大量被遗漏的数据信息;当档案管理员面对大规模、非结构化的数据信息进行分类整理的时候，档案鉴定工作变得复杂。所以，档案工作自动化，是档案管理实践中一个必要的进程。

在档案工作中，人工智能的有效融入应用主要包括：网络档案信息资源智能收集、数字档案信息资源智能分类与检索、智能化档案价值鉴定、智能化档案安全管理、智能化档案提供利用服务、信息资源智能收集等等。

人工智能时代，档案管理会是一种怎样的情景？

存储数字化，档案柜架消失;无人档案馆，档案的收集、整理、分类、归档智能化。机器鉴定档案会具有鉴定标准统一、效率高、无须相关专业知识即可鉴定的优点。简单说，人工智能将使档案管理生产力大幅度提升;档案管理关系将被重新定义，呈现的是全时空机器关系。传统的档案提供利用服务方式一般包括阅览服务、展览服务和咨询服务等被动方式实现，而新型的档案提供利用服务方式主要是网站服务、新媒体服务、精准推送服务等主动方式实现。人工智能可以应用大数据人工智能对使用者的需求进行深度挖掘，及时准确地掌握使用者的个性化需求，真正地实现“以用户为中心”的现代档案服务，包括“万物互联”“万物智能”“无时不在”“无处不联” “无所不有”的等智能服务特点。

人工智能赋能档案管理成效显著

人工智能在档案领域的创新与探索，这项颠覆性变革已经开始在不同行业和领域的档案工作中不断发生。

2019年4月11日，由浙江省档案馆与国家档案局档案科学技术研究所和科大讯飞联合成立的国家级AI+档案联合实验室共同签订战略合作协议，双方团队在档案数字化、管理智慧化、使用便捷化等方向上开展联合攻关。目前实验室成功利用智能语音识别和实时转写技术实现口述征集，实现了智能语音档案著录，音、视频数字档案检索利用等这些革命性成果，极大提升了档案工作的效率。

人工智能和大数据在其他档案管理领域，诸如：电子文件中心、数字档案室系统、数字档案馆应用系统、档案数字化加工系统、数字档案信息资源平台系统、企业档案管理系统、档案库房管理系统、高校档案管理系统、数码照片档案管理系统、公安数字档案信息资源平台、车管所电子档案影像化系统等方面，都正在快速融合。

随着这些先进成果和技术应用，为档案管理与人工智能的创新合作奠定了坚实的基础。而人工智能全面融入各类档案管理，将告别传统意义上的纸质资源搜集，转向互联网海量搜集有价值信息，扩大信息内存，节省时间成本，提高工作效率。人工智能带给档案管理的创新与探索可大致归类如下：

数字档案信息资源智能检索与分类。互联网时代的信息浩如烟海，如何从广阔海洋中准确获取正确的信息加以利用，成为信息检索与分类的首要目标。

智能化档案价值鉴定。通过智能扫描设定信息范围和关键词，搜寻有价值信息，并对搜集到的信息资源进行进一步的分析和应用。

智能化档案安全管理。智能应用中对外开放的网络安全设定、信息资源管理中的安全防护、信息利用过程中的安全保障。

智能化档案提供利用服务。多元化档案利用模式和途径，扩大信息对外传导路径，在可控范围内无限放大信息界面，为各种需求和命令提供精准信息资源的利用与服务。

档案管理在人工智能时代面临的挑战

在智能化带来无数便利的同时，我们也应该看到网络安全和风险与之并存。如何恰当应对网络安全风险，是实施全面智能化之前需要做好的重点准备工作。

探索大数据时代档案管理模式创新、科学的策略，必须加强对档案资源收集力度和范围，提高专业指导水平，加强社会合作，加强档案管理机构的行政能力、行政執法水平，建立实用高效的人民档案管理制度。加快开放档案资源、创新服务理念、拓展档案服务方式等服务内容的创新，完善方便公众的档案利用服务体系。在人工智能时代带来的变革中，由于档案部门对大数据和人工智能环境下的档案管理工作仍然处于探索阶段，档案资源收集困难、电子档案保护技术不成熟、档案行政法能力薄弱等问题依然存在。这些都要求党和政府、各级企事业单位加强档案管理工作，同样也要求档案工作者不断进行理论探索和实践创新。

此外，应对人工智能时代的档案工作的措施还应该包括，要对档案自动化系统进行“培训”，测量精度，调整算法，确保档案自动化系统算法透明，坚持算法问责制;作为档案工作者，要培养自身参与档案自动化工作的技能，掌握专业知识，加强“档案伦理观”，避免过分依赖系统，及时纠正偏差，控制风险。

人工智能和机器学习对档案管理的影响包括很多方面，而未来还有相关问题需要继续讨论。如果政府利用人工智能进行决策，那么对于伦理与人情如何解决的问题。在利用人工智能过程中必然会涉及大量的公众数据，在数据公开的过程中档案工作人员是否需要参与算法的开发，这对于档案人员自身的技能与能力无疑又是一个新的挑战。

归根溯源，科技改变模式。伴随“互联网+”、大数据和人工智能时代的呼啸而至，它对档案工作的利与弊，以互联网为核心的现代信息技术对档案工作产生的变革性影响，都将在新时代面临前所未有的机遇和挑战。

（作者单位：平山县政府办公室 ）