论干部人事档案管理过程中的道德风险

李丽环

一、干部人事档案管理的内涵

人事档案是具有中国特色人事管理制度的一个重要特征，学者孙振嘉这样定义人事档案：人事档案是在组织人事管理活动中形成，并经组织审查或者认可的，记录、反映人员经历和德才表现等原貌，以个人为单位立卷归档保存的文字、声音、图像、照片等形式的档案。人事档案通常包括三类，即学生档案、工人档案和干部人事档案，其中以干部人事档案最为复杂。因為它不仅记载着个人在专业技术职称评定、学习、工作、政治经历等过程中形成的一些重要材料的信息，也是关系到一个人身份证明、落实工资待遇、印证组织关系等的重要凭据，应该说，与个人的切身利益密切相关。通过干部人事档案，组织部门也可以历史地、全面地考察和了解干部相关信息，并据此作为该干部是否可以选拔、提拔的重要依据。

干部人事档案一般包括以下内容：干部履历表即近期履历材料，自传材料即干部本人在入党或其它重要时期撰写的自传类和思想类材料，考察材料即组织考核、鉴定干部过程中形成的材料，学历材料即学历学位、在校学绩、培训结业和评聘专业技术职务等材料，政审材料即甄别、复查党籍、参加工作时间等问题的依据材料和审查材料，党团材料即加入中国共产党、共青团及其它民主党派过程中形成的材料，奖惩材料即科研和业务奖励、先进事迹材料和甄别、复查、免于处分的材料，定级表单、工资待遇、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料以及其它可供组织参考的材料。由于干部人事档案在我国的特殊性能，长期以来一直是“犹抱琵琶半遮面”的状态，蒙着一层神秘的“面纱”，牢牢处于组织的“掌控”之中，本人在材料形成之后很难再次得见，更不知道自己完整的人事档案里都涵盖了哪些材料。

2018年中共中央办公厅新发布的《干部人事档案工作条例》规定：“干部本人及其亲属办理公证、诉讼取证等有关干部个人合法权益保障的事项，可以按照有关规定提请相应的组织人事等部门查阅档案。”可见，干部本人仍然不允许接触个人干部人事档案。这就将普通大众拒于人事档案的大门之外，同时也对干部人事档案的管理人员提出了很高的要求。在收集、整理、鉴定、保管、利用的过程中，干部人事档案管理人员必须以良好的职业素养和道德操守，严守人事档案材料里面各种信息的秘密，不能将其作为谈资或聊天的话题。

二、干部人事档案管理面临的道德危机

伦理道德是一种规范，人生活于社会之中，既有自己的自我要求，又会受到社会政治、法律和伦理的支配和限制。唯有自觉遵守社会道德规范，人才能成为真正的人，社会才能成为真正的理性社会。伦理和法律条文作为社会控制制度的两种重要手段，共同构成了人们行为的内容。

对于干部人事档案管理人员来说，伦理道德就是在职业活动范围内应当遵守的与其职业活动相适应的行为规范的总和。通常来说，干部人事档案管理人员需要遵守的道德规范包括：忠于职守，爱岗敬业;守护记忆，维护史实;钻研业务，提高技能;团结协作，开拓进取。特别是由于干部人事档案的特殊性质，档案管理人员在借阅时必须严格遵循《干部人事档案工作条例》“方便利用、安全保密。”的原则，严格管理，规范程序。尽管干部档案管理人员在工作伊始都会经过系列培训，树立职业道德标准，但是在具体工作过程中，仍不可避免的遇到职业道德松懈的情况，面临以下几个方面的伦理道德危机：

1.私自涂改、刪添、携带和复制干部人事档案

档案的根本属性是原始记录性，它反映的是最真实的原始记录，干部作为机构的管理服务层级，其选拔的过程需要经过层层严格的筛选和考察，作为反应其思想道德、学历、经历等情况的人事档案，更要确保其内容和形式的原始、真实和完整。但是，在实际的管理过程中，档案管理人员的工作性质决定了他们可以很自由、方便地接触到干部人事档案，这就意味着他们有机会去涂改、删减、携带和复制别人的档案，无论是受主观因素还是各种其它外在因素的影响，都会给干部人事档案的原始记录性带来潜在威胁。

当然，档案管理人员在从事干部人事档案管理工作之前都会事先签写保密协定，以防档案管理人员泄露人事档案内容，但是实际工作过程中，要严格做到保密协议的要求，还是存在难度的。首先从主观因素来讲，干部人事档案管理人员也是普通人，而作为普通人难免都会有一定的好奇心理，比如在整理干部人事档案的过程中，看到五六十年代的文件会对文件的内容或是当时的文件格式和用词造句感到好奇，忍不住与人议论一番;看到熟悉的领导干部或同事年轻时的照片也可能会无意识地拍下来发给对方看，调侃一番。特别是遇到亲朋好友更会放松警惕，可能会在交谈过程中有意无意地透露自己工作的过程和工作内容，造成无意识地泄露干部人事档案内容。其次，人事档案管理人员作为普通的管理人员，在工作过程中还要听从上级干部的领导，完成领导交办的其他工作。如果领导向人事档案管理人员打听某些干部的人事档案内容，人事档案管理人员很难判断领导是处于工作需要还是满足其私人目的，很可能会根据领导要求把相关信息提供给其查看。此外，不可否认的是，在干部人事档案管理人员队伍中确实曾经出现过一些主观认识错误，为个人私利或是受各种诱惑而违反原则，泄露甚至是涂改人事档案内容的人员。

2.干部人事档案监管工作不到位

在我国，干部提拔之前都要先审查其干部人事档案，这种任前审查是避免干部“带病提拔”的重要手段，然而在几年前的实际工作中，干部人事档案的审查工作大多属于走个过场，履行一道程序。一般仅仅是从形式上入手，主要是单纯检查干部人事档案材料是否完整、齐全、有无损坏等等，很少有意识去逐一核实干部人事档案材料的详细内容。因此，一些干部人事档案材料内容中存在的不合逻辑甚至逻辑不通、有违常识等问题并不能及时被发现。特别是在基层部门，人事档案管理工作人员或者是组织部门相关人员因为“多一事不如少一事”，或者是迫于上级领导压力，亦或者接受利益补偿和钱权交易等等原因，即使发现问题也往往是睁一只眼闭一只眼，给人事档案材料的真实性带来隐患和问题。

此外，根据相关规定，人事档案管理部门“应建立登记和统计制度。每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决。”但是在实际工作过程中，人事档案管理部门年底的核查也往往都是简单查看借阅情况是否明晰，借出材料是否都已归还，等等，而不对干部人事档案的具体内容进行检查核对。事实上，人事档案管理部门的人力也无法达到该条规定的要求。新发布的《干部人事档案工作条例》虽然新增了对干部人事档案监督检查的内容，但是普通干部、群众接触不到干部人事档案，如何监督仍是问题，因此，有必要从管理体制或流程上进一步完善。

3.干部人事档案数字化过程中潜在的信息泄露危机

在信息技术高速发展的今天，档案数字化是时代发展的必然趋势。干部人事档案数字化就是在将干部人事档案信息资源进行数字化的基础上，对干部人事档案工作中产生的各类数据进行存储加工，检索传输，实现其管理过程网络化，为干部人事档案利用提供高效服务的工作。2017年7月1日，中组部发布《干部人事档案數字化技术规范（GB/T 33870-2017）》之后，干部人事档案的数字化工作也随之紧锣密鼓地开展起来。

然而，受到干部人事档案管理部门的人员、设备、技术等条件的限制，干部人事档案的数字化工作不得不借助具有专业设备和技术人员的外包公司等来实现，在这一过程中，就有可能面临各种信息泄密和携带、传播的伦理道德危机。比如由于外来（下转35页）（上接47页）人员介入带来的干部人事档案信息泄密，以及数字化后的干部人事档案脱离了档案实体，更容易被更改、复制、迁移，携带和网络传播，并且很难留下痕迹，如果干部人事档案管理人员素质低下或者道德不净，还有可能发生盗取干部人事档案的情况发生，造成不良社会影响。

三、应对干部人事档案管理道德风险的措施

1.加强岗位培训，提高档案管理人员的业务素质

干部人事档案主要以人管理为主，其特殊性又决定了不会有太多的人参与其管理过程，因此，通过培训教育，提升干部人事档案管理人员的素质水平是提高干部人事档案管理质量，保证干部人事档案安全性的关键因素。通过培训，使干部人事档案管理人员对干部人事档案管理工作业务要求更加熟悉。通过培训，有效地提高了干部人事档案管理人员业务能力和档案工作水平。

2.完善规章制度，规范干部人事档案管理工作流程

通过制定完善的规章制度，可以规范干部人事档案管理人员的工作要求，严格其执行相关工作的流程，并时刻注意自己的言行。比如，在相关人员从事干部人事档案管理工作之前必须签订干部人事档案保密协议，保证不会向工作无关的人特别是身边亲近的人泄露相关工作内容;其次，要制定详细的干部人事档案管理细则，使干部人事档案管理工作过程中的整理、审查、移交等各个环节有章可循、有矩可依。此外，还要制定违章违规的处罚细则，对于违反相关规定，泄露相关干部人事档案信息相关人员的处罚做出明确规定，以对干部人事档案管理人员或是别有用心的人员起到警示、制约的作用。最后，还要严格执行《干部人事档案工作条例》相关规定，探讨有效的监督检查机制，实现纪检监察机关、巡视巡察机构、干部、群众对干部人事档案工作的监督职能。

3.严格管控档案数字化工程，避免数字化外包过程中潜在的泄密风险

在干部人事档案数字化建设或者外包过程中，要规范工作流程，并严格执行，采取监督和全程控制的手段，防止干部人事档案信息泄密事件的发生。2017年，通渭县在干部人事档案数字化建设过程中，为保证该项工作的科学化、规范化、标准化水平，通过“三严”措施稳步推进干部人事档案数字化建设。严格签订合同，与外包公司及具体负责数字化工作的人员分别签订保密协议;严格工作管理，并监督数字化加工各流程的进度，定期不定期抽检数字化加工各流程的质量;在办公区域安装高清监控摄像头，实现办公区域全天候全方位无死角监控，防止工作人员在工作过程中涂改、泄露信息等情况的发生。同时为确保干部人事档案数字化工作能够保质保量完成，需要安排专人负责，全程做好档案的出入库交接签字制度，实时监督档案数字化公司工作人员，做好档案整理、编码、扫描、处理、高清、录入、装订等一系列工作，切实做到专人专职专责，抓好工作落实;严控档案质量。

（作者单位：燕山大学档案馆）