高校干部人事档案管理瑕疵

曾小武

笔者在档案管理工作中发现，高校干部人事档案在归档、装订、提供利用的环节中普遍存在一些问题，而更严重的是这些问题似乎因为由来已久而司空见惯，以至于少有质疑或反对。这些问题主要为以下几个方面：

一、三无归档

指的是整理归档环节中存在无分类、无取舍和无回执的现象。

1.无分类

无分类指的是没有对文件或材料分类归档。根据中组部《干部档案工作条例》（以下简称《条例》）规定，干部档案应该分成履历、自传、鉴定考核、学历职评、政审、党团、奖励、处分、聘用任免等十大类别。但不少档案管理部门接收档案后基本上没有进行任何分类，尤其是新入职的干部档案，大都仅仅分成高中、大学、研究生等阶段的学习材料以及入党材料几大块，且没有先后排序。

2.无取舍

中组部2009年7月颁布的《印发干部人事档案材料收集归档规定》（一下简称《归档规定》）对干部人事档案的归档范围有比较明确细致的说明。但档案管理部门接收档案后的整理过程中往往全盘接收原始材料为档案，没有区分舍弃。主要表现在二个方面：

（1）该舍不舍

具体来说就是没有取舍，不加区分全盘保留。最突出的现象有二个：一个就是保留档案袋内保留多个档案袋。一般来说，刚入职的教工大多具备研究生以上学历，其人事档案包含高中、大学、硕士或博士等不同阶段的学历学位材料，相应的至少会有考生档案袋、大学毕业生档案袋、硕士研究生档案袋或博士研究生档案袋以及党员材料袋等多个档案袋，这些档案纸袋不属于档案材料，归档整理时应予以剔除。但档案接收部门直接将这些档案纸袋放入档案进行转递。另外还有一些其他材料如移交清单、档案转递通知单等材料，前者缺乏档案价值，后者应单独另外保存，均没有归档保留的必要。另一个就是全盘归档党团材料和体检材料。根据《归档规定》的相关要求，加入共产党的材料应该归档入党志愿书、入党申请书和转正申请书。此外，入党材料中还有其他十几种文件，一般包含优秀团员作为入党积极分子推荐表、优秀团员作为党的发展对象推荐表、入党积极分子培养教育考察表、入党积极分子培训登记表、入党考察意见、入党群众意见、入党发展对象政审登记表、思想汇报、党校结业证书、预备党员考察表、思想汇报等等。

笔者以为，上述其他入党材料中，除了预备党员考察材料可以酌情归档之外，其他材料均可舍弃。尤其是思想汇报材料，数量大价值小，完全没有必要归档。思想汇报包括月汇报、季度汇报等形式，一般都10份左右，多者可达20多份。按最低标准，一份思想汇报按2页纸计算，思想汇报材料就可达20-50页纸张，其档案内容比例甚至高于学历学位材料，却没有明显的档案价值，应全部舍弃，如为保留程序完整考虑，归档一份思想汇报即足够。

体检材料也存在重复归档的问题。不同的学习或工作阶段均有体检材料。不少档案把高考体检表、大学入学、硕士入学、博士入学、入职体检等所有的体格检查材料全部归档，这显然没有必要。《归档规定》仅要求归档录用体检表，即要求把最新入职的体检表归档即可。

（2）当留不留

实际上，《归档规定》中的相关要求只是大致罗列必要归档材料，其他有些材料虽然未做要求，也可酌情归档。笔者以为，一些具有纪念意义的材料应该归档保存，比如入团申请书、高考试卷、准考证、高考成绩单、录取通知书等材料具有明显的纪念价值，一般不宜舍弃。大部分教工的人事档案均没有归档高考试卷，无疑是一种遗憾。

另外还涉及到复印件材料归档的问题。虽然《归档规定》要求归档材料一般应当为原件，复印件材料必须具有单位公章。但在现实中有时难以操作。由于疏忽等原因，往往出现学历学位材料未能加盖公章的情形。因为学历原件多难以归档，此时不宜以复印材料不实而拒绝归档。实际上，该档案归档前已经人事部门审核认定，一般不存在伪造嫌疑。不妨暂且归档再行核验，补盖档案保管部门的核对章即可。

3.无回执

该问题主要存在于转递环节，档案馆室接收档案后没有退还回执。《条例》等规章明确要求，档案接收部门收到档案后，应及时核对并将回执签章退还原档案单位。也就是说，及时退还回执是收档单位应尽的义务，但笔者在整理档案中发现，几乎所有档案材料的档案转递通知单均保留了回执，即不给回执已是普遍现象。

二、装订带伤

无论是早年的线装还是现行的金属立柱装订，都必须给纸张打孔，这无法避免给档案纸张带来孔洞伤害。而每一次新材料归档或档案查阅复印都必须将档案纸张取出和放回，一进一出的操作导致纸张的拉裂伤害，减损纸质档案寿命。

笔者以为该问题的原因主要在于装订思维存在缺陷。档案需要装订但并非必须打孔，打孔装订完全是误解所致。辞书解释为，“装订就是将印好的书页、书帖加工成册，或把单据、票据等整理配套，订成册本的过程”。这里并无明示装订必须钻孔，零散纸张成册方法不一，限于技术的落后，古近代的文件、书籍成册只能使用钉孔线装方式成册，但胶水等粘貼材料发明以后，书籍的装订大多采用胶贴成册的方式，少有孔洞装订。即便是零散文件，早年使用订书机，后逐渐更多采用回形针或夹子。因此打孔装订显然是意识落后的产物。

故应改革现行的档案装订方式，使用塑料夹或不锈金属夹，将干部档案分类稳固。如此不需打孔则可避免伤害档案纸张，还便于查阅复制，延缓纸质档案的寿命。该问题在拙作《纸质档案防损入库微技术研究》中已有比较详细的讨论，此不赘述。

三、利用低效

干部档案的利用低效主要表现为档案查阅困难。

干部人事档案查阅需先从校园网下载《档案查阅审批表》（以下称审批表），该表格经单位党委领导签章后，查阅人才能到档案馆办理。多环节导致查档耗时，而《审批表》更是查档的主要障碍。虽然《条例》有规定，查阅人须持有单位签章的《审批表》方可申请查阅。但现实中，教工往往并不了解查档条件，一般多直接到档案馆室申请办理。为遵循程序，档案管理人员常加以拒绝，要求查阅人返回单位办理《审批表》，以致查阅档案颇费周折。

四、转递耗时

干部档案转递延误普遍耗时长久。目前邮政特快（EMS）专递，一般3天左右可以送达。而高校干部档案须通过机要方式转递，历时可谓漫长。举例说明，广州人事托管中心出具的《档案转递告知单》明示，“确认对方档案机要寄出（市外20个工作日，市内10个工作日）后，客户本人凭身份证原件到我中心查询到档情况”。也就是说，档案的运输时间需10至20日，如加上档案馆的15个工作日，市内机要转递可达25天，而市外可达35天，跨省转递时长则可达2个月。对比EMS，机要转递耗时太长，效率明显地下，还容易耽误工作。

档案机要转递耗时主要源于环节多和工作日太长。目前通行的模式图示如下：

上图可见，高校干部档案机要转递环节多达五个，而EMS只有起点和终点二个环节，机要转递环节更多，自然耗时更长。且每一个环节均有办理期限，有的环节工作期限过长。档案馆室发出档案以及二个交换中心的转递期限就共有55个工作日期限，这也就不难理解为何转递档案有时长达2个月之久。

四、原因分析

笔者认为工作人员责任心不够和干部档案管理制度存在漏洞是导致高校干部档案管理瑕疵的主要原因。

1.责任心不足

材料归档环节、档案查阅和档案转递环节均存在类似问题。

中组部的《条例》和《干部档案整理工作细则》均有明确的档案材料分类规定。但不少档案管理人员要么不了解，要么拒绝遵循。前者显然是懒惰思想作祟，拒绝学习档案整理规程，后者则明显属于工作敷衍塞责。

而档案转递的延误，也是工作拖沓的结果。经办人员往往等到接近工作日末尾之时才办理档案移交手续，导致了档案转递耗时长久。实际上，如没有其他需要紧急处理的工作事项，经办人员完全可以在收到调档文件之后即行办理，用尽量短的时间将档案转出。据笔者多次实操发现，2-3日内足以将一份档案转出。如各环节以此时限为标准，机要转递档案应可以控制在一周以内送达。

2.管理制度存在漏洞

本文所述问题与档案管理制度的缺陷不无关联。主要包括二个方面：操作规范欠统一，规则条款欠周全。

档案转递耗时过长主要源于缺乏统一的操作细则。

中组部的《条例》和《归档规定》以及省级地方档案管理机关的文件都没有对档案转递的时效做出明确规定。15个工作日内发出档案或10-20个工作日查询转递情况分别是高校的人事档案转递制度和档案交换中心自行设立的操作规范，带有明显的随意性和地域性。由于缺乏一个全国或省区通用的时效标准，各环节的自行其是为经办人员工作的拖拉提供了空间。

装订瑕疵和查档困难主要源于规范不周。

《条例》要求先办《审批表》再查档，结果导致高成本和低效率，反映出重视档案的安全性及严肃性，却忽视档案的利用效率。该条款显然有失偏颇。

而有些地方规章，比如广东省委组织部的粤组通[2013]45号文件明示档案装订采用打孔方式，该条款明显陈旧落伍，导致大范围档案纸张的损伤。

因此修正一些档案工作制度或规则就很有现实意义。

比如中组部或省市地方党委组织部门都可明文提倡档案无害装订;认可使用证明身份的卡证，以简化程序提高效率;限定档案转递的每一个环节期间不得超过3天等等。则档案纸张损伤、查档费力、档案转递耗时等问题可明显得到缓解。

结束语：高校干部档案的管理还可尝试创新管理模式。绝大部分管理环节难以假手校外，但某些环节可与他方合作。比如档案转递，在确保档案安全的前提下，不妨引入邮政特快专递服务，或可从根本上解决高成本低效率等问题。

（作者單位：华南农业大学档案馆）