浅谈事业单位人事档案管理中存在的问题及解决对策

摘要：人事档案是人才信息的重要载体，也是人才的主要信息来源，更是知人善任、选贤举能的重要工具。而管好用好人事档案，对人力资源开发起着重要的作用，本文就人事档案管理中存在的问题及建议，谈些浅见。

关键词：事业单位;人事档案;管理问题;建议

事业单位中的人事档案是其整体档案管理中的重要组成内容，人事档案在人事管理工作中也占据着关键的位置，现阶段，事业单位的人事制度发生了很大的改变与创新，人事档案在其中发挥的作用也更加重要，事业单位相关人员应该认识到人事档案管理的重要性，对其中存在的不足尽快地找出解决对策，让人事档案管理工作更好地为事业单位的发展服务。

一、 事业单位人事档案管理的重要性

（一） 人事档案能够在人事管理工作中发挥基础性的作用

可以对单位内人才的聘任等工作提供帮助，在人事管理中既需要通过职员的实际工作情况去进行评判，也需要通过其个人的人事档案对其过去的工作经历进行掌握，做到综合分析，这样才能实现单位内的知人善用。

（二） 在事业单位的一些重要决策制定过程中人事档案也能发挥重要的作用

通常事业单位中存在绩效考核、员工考核等多方面的考核内容，这些工作与职工的利益有着直接的关系。职工的业绩、工作成效等内容都会记录在人事档案之中，事业单位通过调阅人事档案就能对职工做出更加客观的评价，可以增强决策的科学性。人事档案对职工不同时期的情况能够进行准确、全面的记录，所以，事业单位在进行相关政策以及信息更改等过程中，人事档案仍然属于重要的凭证，尤其在单位内进行干部提拔时，通过人事档案可以清晰地了解到干部的内在及外在各项条件，从而获得较全面的真实信息参考。

（三） 事业单位可以通过人事档案了解职工的成长历程

充分发掘职工具备的优点，这对于人才的培养与分配是非常有利的，也能更好地实现人才价值的利用。事业单位人事档案管理还有利于人力资源的優化，通过人事档案可以做到人力资源信息的共享，使得相关人事调配工作做到科学的预测与调整，使得人才能够在地区之间进行合理的流动，从事使得人力资源实现最优的配置。

二、 人事档案管理工作中存在的问题

（一） 缺乏规范性

当前许多企事业单位中人事档案管理硬件设施还未得到落实，甚至有部分单位并未设置专门的人事档案管理部门。而有些单位虽有设置人事档案部门，但由于空间较小且环境较为恶劣，加上相关防护设施欠缺，致使大量档案材料出现霉变现象，对人事档案的完整性造成严重的影响。另外，由于相关设施的欠缺，造成人事档案无法进行合理的分类，这对人事档案的保管以及查阅都造成一定的影响。最后，在人事档案制作材料的选取方面，部分企事业单位未能按照标准材料进行制作，为人事档案材料的整理以及装订带来了许多的麻烦。

（二） 管理水平偏弱

随着我国电子信息技术的不断进步，各事业单位人事档案也逐渐实现信息化管理。但在实际工作过程中，人事档案管理的信息化水平普遍较低，主要体现在两方面：第一，档案管理人员的计算机水平较弱，对先进的档案管理系统缺乏必要的了解，因而造成人事档案管理工作无法顺利地开展;第二，多数单位人事档案管理工作过程中，现代化信息技术手段未能得到充分的运用，计算机功能无法得到有力的发挥。

（三） 人员素质偏低

人事档案管理措施落后，缺乏健全的档案管理制度是当前各事业单位人事管理当中普遍存在的缺陷，但这与档案管理人员的素质差异有着一定的联系。大部分事业单位中档案管理人员并未接受过专业的培训，在档案管理工作过程中难以保证各项工作的准确性。除此之外，当其他人员需要对档案进行提取时，管理人员无法充分意识到人事档案的重要性，直接让其他人员自行进行提取，导致出现档案的密封性遭受到破坏、档案未能在规定时间内得到归还、档案被涂改等现象，这对各单位人事档案的真实性以及可靠性造成了严重的影响。

三、 完善事业单位人事档案管理的对策

（一） 贯彻落实管理责任制

事业单位人事档案管理工作的完善，首先需要制定健全的档案管理制度，全面贯彻落实管理责任制，并且对人事档案的接收、查阅以及调动等做好详细的记录。具体措施有以下几点：首先，在其他人员需对人事档案进行借阅时，应由相关人员持单位证明至档案管理部门进行申请，由档案管理部门领导批准后方能进行借阅。其次，相关部门之间做好沟通与协调工作，除特殊情况之外，任何部门需对人事档案进行借调时，必须由相关人员亲自前往档案管理部门，并且不能由档案本人进行借调，也不能将人事档案材料进行复印或备份等情况。最后，在人事档案进行转入或者转出时，必须将其进行密封，并且盖定密封章。

（二） 加强建设信息化管理

随着社会的不断发展，人事档案信息的数量逐渐增多，对档案信息管理的需求日益增高，为此，事业单位须尽快建立电子档案管理系统。首先，应全面采用计算机技术对人事档案进行管理，通过现代化信息技术以及相关设施，将人事档案材料录入电子系统，通过计算机技术将图像材料转化为数据材料，实现纸质与数据并存的档案形式。另外，为实现档案管理的创新，管理人员还应对计算机技术进行充分的利用，将不在保密范围内的档案信息进行资源共享，为社会提供更加优质的人才信息，如此一来，既能为档案管理工作提供有效的便利，还能合理提升档案管理的工作质量以及人事档案的利用率。

（三） 强化管理队伍

为实现人事管理队伍的强化，首先，单位应定期对档案管理人员开展专业的培训，使其能够深刻地认识到档案管理工作的重要性，并且能够熟练掌握档案管理的各项工作。其次，将档案管理的专职人员与兼职人员进行合理的配置，将相关福利待遇等进行落实。建立高素质、高质量的档案管理队伍，能够有效保证人事档案的真实性以及完整性，也为人事档案的实用性提供有效的保障。

参考文献：

[1]王莹.浅谈事业单位人事档案管理中存在的问题及解决对策[J].环球市场信息导报，2013.

[2]孟欣.浅谈事业单位人事档案管理工作中几点问题的解决[J].黑龙江史志，2015（13）：80.

[3]沈全保.浅析事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].人力资源管理，2015（8）：139-140.

作者简介：

关松，山东省滨州市，滨州市工商业联合会。