浅谈实验室电子原始记录设计与实现

2019-08-12黄锦阳易姣

科技与创新 2019年14期

黄锦阳，易姣

浅谈实验室电子原始记录设计与实现

黄锦阳，易姣

（1.福建省纤维检验局，福建福州 350026；2.福建省纺织产品检测技术重点实验室，福建福州 350026）

原始记录主要是为预防、纠错溯源提供依据，也是为检测工作的质量效用提供客观证据。电子原始记录快检索、定位、准确性、安全性控制、版本控制等文件管理尤其重要。针对实验室电子原始记录管理的设计与应用进行阐述，方便管理员更新文档，同时实验人员直接、确准、高效调用相应的记录及样品信息，减少错误、提高工作效率、消除丢失、自动化冗余流程等，有效提升了实验室原始记录的自动化和信息化水平。

原始记录管理；文档管理；记录管理软件；记录纸

1 引言

随着信息化进程加快，文档管理越来越受到企事业的重视，但是在进行文档管理的过程中，常见的问题如下：大量文档存储，管理尤为困难；查询很慢，工作效率低下；管理文档版本混乱；文档安全性不能得到保障；文档的共享性无法得到有效协作；知识管理举步维艰等，因此文档管理逐渐成为国内外业界研究的热点。

目前大部分的实验室的记录纸都是一个Excel文件，里面有几百上千个工作薄，放至共享区供检索打印，时常因管理员更新部分记录，而实验员未及时同步更新，导致记录纸内部格式、内容不一致。另一方面记录无法与样品信息关联，存在信息孤岛，必须手抄记录，效率低下，且易出错。文档权限未管控导致内容被误改等，同时原始记录是质检机构产品检测质量的重要记录依据，更是出具检验报告的原始依据。原始记录的质量往往直接或间接影响所出具检验报告的质量好坏。所以检测原始记录的质量是检测工作质量的基础和基本保证，也是质检机构检测工作质量、检测水平、综合实力的重要体现。鉴于其重要性及各种问题与弊端，因此开发记录管理软件，来解决问题。

2 两个对应库的功能

2.1 记录模板库的建立

建立记录模板库，需包含记录纸名称及关联的标准名称，方便检索打印，单元格对应字段内容，便于把关联样品信息或指标调入到相应的位置，如信息系统录入的款号、号型、检验依据、部位自动调入，减少人工抄写。管理员根据以上规则上传自制电子原始记录模板。

2.2 标准指标库的建立

记录纸上的指标随着样品标准方法的变化而动态变化，无法在记录纸上固定其指标，属于多条件指标值，因此需建立指标库便于与记录纸关联。内容包括记录纸名称、标准号、部位名称、部位对应的指标值。由于标准方法考核的名称、指标不尽相同，需自定义常用实验用语，便于记录纸上输出。以外观指标设置为例，建立本身尺寸差异库，部位名称存在门襟不一、侧缝不一、袖长不一、袖阔不一、挂肩不一、单肩宽窄不一、领尖不一、裤长不一、退阔不一等问题。指标有单个数值也有多个可选数值，多个可选录值在设置时用换行区别。

2.3 记录自动计算及判定

填写原始数据后实现结果自动计算并根据计算结果自动结论判定，检验人员只需填写部分原始数据，方便快捷，由系统自动生成相关数据可保证填写数据及计算结果的准确性，减少人工失误引起的偏差。常用的记录计算有纤维成分含量、蒸发速率、胀破强力、羽绒、透湿性、透气性、缩水、线密度等。

2.4 拍照功能

部分记录需要以图片为依据。但有些图片本身比较少，如成衣的吊牌字体小，内容需清楚被查看，因此必须选择一款适合近拍的图像采集设备。拍照时，引入自动识别吊牌、洗水唛，识别其有效部分去除冗余，保证图片的美观，且在打印时不会节约耗材。打印吊牌、永久性标签时常遇到大小不一致，或一张吊牌跨页等问题。本系统在打印记录时对吊牌的宽度、高度进行计算按照一定的算法排列，达到最优排版方案，无需人工干预。

图片额外增加编辑功能：①设置旋转任意角度。图片按照所需旋转角度自由变换。②尺寸大小裁剪。实验员可以选择圆形、方形等任意几何图形进行裁剪，也可用全选或反选等操作。③图片自由缩放。按照一定缩放比例进行放大或缩小。实现方式可用鼠标滚轮或是设置缩放百分比值。

2.5 自动打印记录纸

打印时，只需录入报告号或刷条码系统自动调用项目对应记录模板，与样品信息、考核指标自动有机关联，打印完整的实验记录。部分特殊记录纸，用户也可单独打印。

2.6 电子签名的控制

记录上的检测、校核人的签名采用电子签名技术。每一个电子签名代表签名人的行动或意志，是唯一对应一个人并且不能再被分配其他任何人或再次被使用。电子签名的安全性得到了保护，电子签名能确保只被真正所有者使用，电子签名能够被验证其真实性。电子记录上签署的电子签名链接着各自的电子记录，以保证电子签名不被删去、拷贝或其他方面的转移。

2.7 全程操作留痕管理

国家强烈推行通过大数据实现监管全过程留痕，做到“操作留痕、人过留影、雁过留声”。留痕化管理，在日常工作过程中，主要考核的是管理及时间，即不留空白、死角、间隙的一种缜密的工作记录。其中工作记录保存的形式有文字、图片、实物、电子档案等，留痕化管理最大的优点是通过查询保留下的工作记录，可以有效复原已经发生了的各种生产经营活动。企业事业采用的痕迹化管理是让所有的工作中留下印迹，可供日后查证。本系统也引入对使用人员增删改等操作过程进行电子记录，全程留痕，使实验原始记录更具有可溯源性。

2.8 用户权限设置

支持用户权限控制，系统管理员可根据实验人员所在部门、所属岗位设置不同的文档使用权限，普通用户仅可在其权限范围内执行相关的操作。权限分配根据角色的需要，灵活设置。保证记录纸的准确、安全性。

2.9 数据库设计

数据库设计如表1～表4所示。

表1 记录纸表信息

序号字段名类型（长度）允许空备注说明 1RecordIDNumeric（18，0）否 2NameVarchar（100）否记录纸名称 3StandardNameVarchar （100）否标准名称

表2 记录关联信息表

序号字段名类型（长度）允许空备注说明 1ContentIDNumeric（18，0）否 2RecordIDNumeric（18，0）否记录纸ID 3CellNameVarchar （100）否单元格位置 4SampleInfoVarchar （100）否对应样品信息内容

表3 图片信息表

序号字段名类型（长度）允许空备注说明 1ReportIDNumeric（18，0）否报告编号 2PictureNameVarchar（100）否名称

表4 技术指标信息表

序号字段名类型（长度）允许空备注说明 1ParameterIDNumeric（18，0）否 2StandardNameVarchar（100）否标准名称 3SampleClassVarchar（50）否样品等级 4ParameterNameVarchar （50）否指标名称 5ParameterValueVarchar（50）否指标值