分类管理模式在中学学校档案工作中的应用

凌杰能

摘 要 档案工作是中学学校日常管理中不可缺少的一部分。对于中学学校来说，若想使档案工作开展质量得到提升，就应善于借助切实有效的模式来进行档案管理。如分类管理模式，这一模式能够使档案工作变得更为直观与高效，落实对各项档案内容的良好管理，从而使中学学校档案工作质量能够得到提高。

关键词 分类管理模式 中学学校 档案工作 应用

一、前言

现如今，分类管理模式越发受到中学学校档案管理工作者的重视，通过实施分类管理模式，有利于提高该项工作开展质量与效率，尤为适用学校档案管理工作。在现阶段中学学校档案工作中，存在的问题并不在少数，且这些问题严重影响了档案工作开展进度的提升。在此情况下，中学学校更应科学运用分类管理模式，有效解决其中所存在的问题，从而使分类管理模式的积极作用能够得到体现。本文以中学学校档案工作开展现状分析为出发点，着重探讨分类管理模式在中学学校档案工作中的应用策略。

二、中学学校档案工作开展现状

以中学学校档案工作开展现状来说，学校对其重视程度不够、相关设施不够齐全以及管理方式滞后等都是其中存在的突出问题。唯有深入分析这些问题，才利于探索出解决问题的策略，从而使中学学校档案工作开展质量得以提高。详细阐释中学学校档案工作开展现状，主要内容体现如下：

其一，重视程度不够。以现阶段情况来看，中学学校并未真正认识到档案工作的重要性，或只是浅层次地认识档案工作。不了解该项工作的真正开展意义，直接造成档案管理人员在实际工作中，难以借助一定制度与措施去开展该项工作;久而久之，甚至会认为该项工作可有可无，只要学校处于正常运转的状态之下，就算是完成学校的管理目标;殊不知档案工作对中学学校管理工作所产生的影响是非常大的，最终也会引发诸多问题的产生。

其二，相关设施不够齐全。[1]正所谓“巧妇难为无米之炊”，对于档案管理工作来说也是一样，若无齐全的管理设施，就难以开展相关管理工作，对其产生滞后作用。以目前情况来看，并不是所有中学学校相关设施均以齐全，个别中学学校在开展档案工作时，相关管理设施未能全部到位，更甚者连基本的文件夹都不具备。再者，一些中学学校也没能重视对档案的保管，档案室不仅狭窄，还过于潮湿，如此就会致使档案出现发霉以及虫蛀等情况。

三、分类管理模式在中学学校档案工作中的应用策略

（一）建立分类管理体系

若想使中学学校档案工作获得高质量开展，首先需要加强对档案工作的重视，如此才利于推动之后工作的开展。对此，在中学学校档案工作中，就应充分实施分类管理模式，建立分类档案体系，合理分类各项档案内容，做到井井有条;防止档案内容出现遗漏，同时也能够使档案内容更为直观、清晰，从而提高档案工作开展质量。[2]

中学学校在运作过程中，所涉及的档案内容，均应进行分类管理，不管是学生层面，还是教师层面都应做好档案管理工作，将该项工作落实到实处。另外，还应注重制定相关管理制度，确保该制度与档案工作开展需求之间的适应性，并运用该制度，对相关人员的工作行为加以约束，保证相关人员在实际工作中的投入。同时，分类管理也能够使档案工作获得制度保障，进而更为顺利地开展。若发生问题，相关人员也可借助该套制度去解决问题，并不是依靠自身主观意愿去解决问题，这样不但有失客观，甚至还会引发一些不必要的问题。

（二）收集完善档案资料

在开展中学档案工作时，为确保档案信息的完善性与真实性，就应去收集与完善档案资料，并以文件的方式分类建档，使档案内容质量可获得保障。在此过程中，务必要发挥出分类管理模式的重要作用，在收集档案资料后，及时开展档案分类工作，以落实对该项工作的高质量地开展。

另外，若想确保档案资料的质量，就应善于借助相关档案管理設施，使相关设施能够为该项工作的开展提供切实帮助。对中学学校来说，应加大设施资金投入，购置档案管理工作相关基础设施，促进档案管理工作的高效开展。应注意的是，在保管档案时，要关注保管环境，了解其是否满足档案保管需求，若环境过于潮湿，则不适宜保管档案;因此这一点要加以注意，避免因环境问题而影响档案的保存。

（三）细化日常工作事务

在中学学校档案工作中，应充分实施分类管理模式，细化日常工作事务，使该项工作能够得到细致开展，为各个部门决策工作的开展提供有效帮助。对此，一方面，中学学校应对自身档案工作开展情况有一定了解，并根据了解结果，去细化日常工作事务，确保该项工作的有效开展。另一方面，中学学校还应从人员方面着手，确保相关人员均具备良好的档案管理能力，进而保证档案工作的开展质量。再者，也可对相关人员进行培训，帮助其了解先进理念、思想等;并在此过程中，提高相关人员档案管理能力及素质，使其能够具备高度责任感，积极细化日常工作事务，最终实现对档案内容的科学分类。

四、结语

在中学学校档案工作中，应重视运用分类管理模式，使档案管理工作的开展质量能够得到提高。对此，可通过建立分类管理体系，收集完善档案资料以及细化日常工作事务等，来充分落实分类管理模式的运用，从而使分类管理模式在中学学校档案工作中的重要价值得以彰显。

（作者单位为中山市华侨中学）

参考文献

[1] 李敏.浅谈档案管理现代化的现状与对策[J].办公室业务，2019（07）：71.

[2] 张慧林.学校档案管理现代化的现状和对策[J].办公室业务，2019（07）：101.