高校图书馆阅读推广项目精细化管理研究——以吉林大学图书馆“阅读·悦人心”项目为例

杨 阳

（吉林大学图书馆 吉林长春 130000）

1 引言

为了提升高校读者的阅读兴趣、提高其阅读水平，阅读推广活动已经被高校图书馆作为一项重要的工作内容。而随着图书馆项目管理概念的引入和推广，阅读推广活动开始以项目的模式进行实施和管理。这一改变大大提高了阅读推广项目的实施效果。

近年来，吉林大学图书馆为了培养校园内读者的读书氛围，连续3年举办了阅读推广活动。通过图书漂流、专家讲座、朗读比赛、知识竞赛等活动方式，吸引了大量读者积极参与其中。在开展活动的同时，吉林大学图书馆不断通过相关资料查阅、同类活动成功经验学习等方式，对阅读推广活动的策略进行优化，并取得了一定的阅读推广成效。尤其是近几年举办的读书月活动更在广大师生中获得了一定的认可。但是这种典型的以高校图书馆为主体的阅读推广活动仍旧存在一定的问题，需要引入精细化管理的理念进行解决。

2 阅读推广项目存在问题分析

笔者以吉林大学图书馆2018年开展的读书月系列活动项目为研究对象，对该项目中影响阅读推广效果的因素进行分析。通过读者满意度调查、问卷调研等多种方式，对该项目进行“项目后评价”，得到影响阅读推广效果的因果关系图，如图1所示。

图1 阅读推广项目服务效果因果关系图

综合来看，这种高校图书馆的阅读推广项目存在如下问题：

（1）活动设计缺乏针对性。以高校图书馆为主体的阅读推广项目面对的是高校的读者群体，其根本目标是为了提供服务。因此其主题设计、时间安排、内容形式、推广方式等各项环节必须紧扣高校读者的需求。但是由于目前高校图书馆开展阅读推广活动时多数选取宣传性和品牌性的主题，对读者需求的调研不足，项目的实施目标不明确，因此对于项目中活动的选取也并不完全是建立在读者需求基础上的，因此活动形式的设计缺乏针对性。

（2）项目主体的主导作用发挥不够。阅读推广项目的目标是为读者提供服务，高校图书馆阅读推广项目的主体是高校图书馆。但是目前我国高校图书馆阅读推广项目实施过程中高校图书馆大多负责对项目中各项活动进行设计、发布和组织，在活动中发挥的主导作用还不够。在对项目的管理上，多依赖同类项目或活动的成功经验或本单位的活动管理经验，对项目过程的控制明显不足。

（3）管理人员专业性不足。高校图书馆为主体的阅读推广项目的客体是高校读者，项目内的一切活动都是面向高校读者并以其为中心的。目前高校图书馆为主体的阅读推广项目所投入的人力资源，无论是管理者还是项目活动组织者都以高校图书馆员为主，其图书馆服务经验较丰富，但是项目管理方面的专业知识不足，其管理手段也不够先进，效果评价与优化方面考虑有所欠缺。

（4）阅读推广效果不易评价。高校图书馆阅读推广项目以各类阅读推广活动为主体，注重阅读资源的推广与阅读能力的培养，或者将注视点放在品牌效应等阅读理念宣传上，对于活动的阅读推广效果及其产生的影响评价较少，并没有形成一套专门适用于阅读推广效果的评价体系，对于项目实施效果的评估也大多停留在定性的水平上。由于缺乏科学、定量的评估方法和手段，使得阅读推广项目的实施效果难以评价。

针对目前高校图书馆阅读推广项目中存在的问题，需要一种专业的、全面的方式对其进行管理，从而形成阅读推广项目管理体系。

3 精细化管理理念的内涵及优势

精细化管理是一种源于企业管理体系的管理理念。精细化管理将传统管理学中的一切管理因素精密化和细致化，力求以最小投入、最短时间达到最优效果。它将项目中每一个步骤的管理责任明确化，要求对项目过程中的每一个可交付成果进行验收，及时发现存在的问题并予以解决。

相较于传统的阅读推广项目管理模式，精细化管理的阅读推广项目有如下的优势：

①精细化管理的内涵注重任务的精准程度，从确立目标的准确性到计划制定的合理性逐一确认。将这种管理思维应用于阅读推广项目，有利于明确目标并根据目标进行相应的规划和设计，从而获得符合阅读推广活动服务目标的实施方案。②精细化管理的内涵注重任务的细致程度，从各项任务的分工到具体任务中各项工作的安排，力求从程序、流程、管理等各方面做到细致化。将这种管理思维应用于阅读推广项目，有利于细化阅读推广活动的各项任务分工，明确工作责任，细化管理职责，从而确保项目的顺利实施。③精细化管理的内涵还在于它注重任务实施的严格程度，从任务工作的执行到任务目标实现程度的评价，做到严格执行、评价量化。这种管理方式有利于明确阅读推广项目目标的实现情况，对阅读推广活动效果进行量化的评价，从而对活动进行相应的优化。

4 高校图书馆阅读推广项目精细化管理的实施

针对吉林大学图书馆近年来阅读推广项目实施中存在的问题，结合精细化管理的理念，笔者对吉林大学图书馆“阅读·悦人心”阅读推广项目拟定从项目目标、项目计划制定与过程控制、项目组织机构及责任制度、项目评价机制四方面建立起符合阅读推广项目实际情况的精细化管理体系，其系统关系如图2所示：

图2 阅读推广项目精细化管理体系系统关系图

依据此管理结构对吉林大学图书馆“阅读·悦人心”项目进行精细化管理。

4.1 目标制定精细化

精细化管理要求项目目标的制定必须建立在充分调研的基础上。该目标的制定既要符合项目的实施目的，又要适应实施单位本身的实际条件。与此同时，制定精准的项目目标，也是进行项目进一步精细化管理的基础。

根据吉林大学图书馆此前阅读推广项目相关情况调研与目前读者阅读相关情况调研，该项目制定吉林大学图书馆“阅读·悦人心”项目基础目标如下：

（1）培养读者的阅读兴趣，通过各种宣传形式提高读者对阅读的主动性。

（2）鼓励读者的阅读行为，通过开展多种形式的活动，为读者提供阅读条件，鼓励读者多参与到阅读中来。

（3）提高读者的阅读能力，通过各种培训与竞赛等方式，使读者掌握各种阅读手段，为读者的阅读行为建立自身的条件保障。

在此基础之上，考虑到读者兴趣的长期培养及图书馆阅读推广项目的长久发展，项目组制定吉林大学图书馆“阅读·悦人心”项目长期目标如下：

（1）扩大阅读推广活动在读者中的影响范围，使更多的读者了解阅读活动，并积极主动地参与到阅读活动中来。

（2）以多种活动形式吸引阅读推广活动的推广对象，使更多的读者加入到阅读推广队伍中，从被推广者向推广者完成主动的转换，以保证阅读推广队伍的阶梯式稳定发展。

4.2 项目组织机构与责任落实精细化

阅读推广项目的主体方即项目的组织方在整个项目实施过程中起主导作用。建立完善的组织机构并将组织管理范围细化，有利于明确各项任务的组织分工与责任落实，从而确保项目的顺利实施。

吉林大学图书馆“阅读·悦人心”项目中为了细化组织机构，明确管理责任，建立了项目组织机构图如图3所示：

图3 吉林大学图书馆“阅读·悦人心”项目组织机构设置图

在组织机构建立以后，制定出精细化组织机构管理制度：

（1）明确组织机构中各管理部门及各部门管理人员的工作职责及具体任务，工作衔接部分通过沟通明确划分，建立和谐有效的组织团队。

（2）落实项目中各管理部门及具体部门负责人员的责任，建立各任务环节责任制度，便于对项目进行标准化管理并实现组织机构的标准化。

（3）划分项目组织机构中各管理部门的职责范围，明确其实施管理的任务环节及管理对象，避免产生管理交叉、重复、疏漏的问题。

4.3 过程控制精细化

4.3.1 项目主要工作程序细化分解

根据项目目标，项目组对吉林大学图书馆“阅读·悦人心”项目具体工作情况进行分析，列出需要进行的主要工作程序，对先后顺序进行基本的排序，如图4所示：

图 4 吉林大学图书馆“阅读·悦人心”项目主要工作程序

4.3.2 项目任务管理职责细化落实

项目组根据项目中各分解任务所涉及到的部门，将任务管理职责细化到具体参与部门，得到吉林大学图书馆“阅读·悦人心”项目管理责任落实表格如表1所示。

表1 吉林大学图书馆“阅读·悦人心”项目管理责任落实表

4.3.3 项目实施过程中严格控制项目质量

在项目实施过程中严格控制项目质量需要采取以下措施：①在项目实施过程中贯彻全面质量管理的理念。全面质量管理的理念首先在于质量管理不仅仅是管理层面的职责，更是项目全部参与者乃至于图书馆全部馆员的职责，树立质量管理意识，提高质量管理责任感；其次项目中的全面质量管理是对项目全过程的管理，从项目的可行性研究阶段开始，到项目立项、项目准备与实施一直到项目的收尾与评估汇总，每一个环节都应该注重质量管理；项目的全面质量管理还应当将预防质量问题放在首位，采取有效的手段在项目实施环节的每一个步骤进行质量控制，尽可能减少质量问题的发生；阅读推广项目的全面质量管理应当建立在服务满意度的基础上，阅读推广项目的根本目标是为了提供阅读推广服务，因此项目的质量衡量标准取决于读者对于阅读推广活动的满意程度。②对项目每一个具有可交付成果的环节进行质量检验，按步骤进行质量控制。按照既定的实施方案，每一个任务环节完成后，通过建立与读者及服务对象之间的沟通，及时发现实施过程中存在的问题，选用有效的措施，对既定实施方案进行优化，从而获得更有效的实施方案。

4.4 效果评价精细化

4.4.1 建立合理的评价机制

项目的目标是否得以实现，其实现程度及成果如何，需要通过评估来进行。有效的评价机制可以分析发现项目中存在的不足，从而进行改进和优化。

在阅读推广项目完成后，需要通过建立一定的评价机制，采用一定的评价方法对项目成果进行评价。对项目的评价，是项目全过程的回顾及总结，从而发现问题并改进。该过程有利于阅读推广项目经验的积累，有利于提供更优质的阅读推广服务。

对“阅读·悦人心”项目进行评价主要包括4方面：

效果评价，即阅读推广活动给推广对象带来的直接影响以及对其需求的满足程度。

影响评价，即阅读推广活动在推广对象中的反馈及活动文化带来的间接影响。

过程评价，即阅读推广项目实施整体过程中各个活动环节的问题汇总与原因分析。

拓展评价，即阅读推广活动给推广对象带来的可持续性阅读兴趣及吸引其加入阅读推广队伍的程度。

4.4.2 提高评价信息收集精准性

对阅读推广项目的影响评价是建立在服务对象反馈信息基础上的，以服务对象的信息反馈为理论分析依据，因此对评价信息的收集应当做到真实准确。合理地利用有效的信息采集手段，并拓展信息采集范围。

评价方式可以以问卷调查、读者谈话等方式进行，评估服务对象的阅读兴趣、阅读能力等方面；同时可以通过参与活动人数、阅读时间统计等方式定量评估。

5 高校图书馆阅读推广项目精细化管理的成效

吉林大学图书馆“阅读·悦人心”项目的精细化管理实践证明，将精细化管理的理论应用于高校阅读推广项目，相比于传统的管理模式，具有以下的优势：

（1）项目目标更加具体。“阅读·悦人心”项目组在精细化管理的思维主导下，制定了基础目标与长期目标，使得该项目的目标更加具体化，在指导项目实施方向的同时，也为项目效果的检验提供了目标依据。

（2）项目管理职能更加清晰。“阅读·悦人心”项目具有层次分明的组织结构并制定了相应的管理制度，使得项目实施过程中，管理者的管理责任更加清晰，在很大程度上发挥了项目组织方的主观能动性。

（3）项目进程掌控更加全面。“阅读·悦人心”项目的实施将精细化管理的理念贯穿于整个项目实施过程。在掌握项目进度的同时，对项目每个环节的阶段性成果进行检验，有效地控制了项目的进度及质量。

（4）项目效果评估能够定量化。“阅读·悦人心”项目在评价阶段融入了精细化管理的理念，使得项目效果的评价资料更为准确、评价结果更为具体，实现了项目效果评估的定量化，为项目的总结评价及类似项目的进一步优化打下了基础。

6 结语

吉林大学图书馆“阅读·悦人心”项目的精细化管理实践证明：将精细化管理的思维应用于高校阅读推广项目中可以对整个活动过程进行细致的规划和全面的掌控，有利于阅读推广项目的整体过程控制；同时项目组织机构的精细化管理，有利于项目管理者更好地明确自己的管理范围及具体任务，使得项目管理责任得到明确的落实；最后，将精细化管理的理念应用于高校阅读推广项目的效果评价，可以将活动效果的评价全面化、具体化，有利于阅读推广效果的量化评估。