企业档案管理工作现状及优化对策

叶晓琳

摘 要：档案管理工作对单位多项工作的科学管理具有至关重要的作用，单位必须提高对档案管理部门的重视力度。因此，本文对企业档案管理工作现状及优化对策进行探讨，以期更好地优化档案管理工作，才能为单位提供更加全面的帮助和更完善的档案服务。

关键词：档案管理；现状；对策

1现阶段企业档案管理工作现状

1.1 重视程度不够

档案管理工作无法直接产生企业经济利益，所以大部分领导层认为它没有实际应用，失去了存在的价值和作用。所以在日常工作中，档案管理工作常常容易被忽视。在与其他部门管理人员进行沟通交流中得知，他们认为档案管理只是单纯地抄录部分相关文件并封存起来。由此可见，档案管理工作缺乏单位领导层的支持，这一定程度上限制了单位档案管理工作的健康发展。对于档案管理者来讲，也要对自己的工作重视起来，正确认识自己岗位所起的作用，努力做好每一个工作细节。

1.2 管理水平落后

相比之下，我国的档案管理工作起步较晚，发展水平也比较落后，综合实力有待提高。加上许多档案管理人员开始向其他岗位流动，这一现象造成经验丰富的档案管理者流失；而一些新入职的档案管理者，仅仅依靠书本上学到的知识进行整理工作，缺乏对业务的了解

和掌握，且缺少创新性思维。在档案管理的方法上，许多单位仍保留着陈旧的手动操作，随着时代的发展进步，这种方式与发展模式不符，已经渐渐被社会淘汰。

1.3 专业水平低下

现阶段，我国档案管理人员专业技术水平较低，大多数人都没有经过正规的培训就直接上岗，基本的业务流程还不太清楚，这不利于档案管理工作的科学发展。由于档案管理部门对单位的贡献力度小，许多职工纷纷选择了调岗，使得该部门的在岗员工越来越少，所以单位不得不从其他科室借调人员过来，或者是请别的部门的人来兼职档案管理工作。档案管理属于专业性较强的工作类别，借调其他部门的人员来从事，将会导致管理工作的混乱，严重影响工作效率的提高。

1.4 管理体系不完善

由于缺乏完善的档案管理制度，相关人员在实际进行档案管理工作时没有书面依据和制度章程作为参考，导致日常的档案管理工作存在很大的随意性和不确定性。比如，他们不能按照规范对相关资料进行收集和归档；也不能依照管理细则的规定分类保存档案，使日常管理工作杂乱无章。尽管有些单位参考国外先进的企业管理办法建立了档案制度，但由于缺乏严格的执行力度，所制定的制度根本没有发挥出作用。在日常工作中还存在职责划分不明确的现象，当档案管理出现问题时，管理人员就相互推脱，互不担责。

2企业档案管理工作优化对策

2.1 要强化工作责任，建立健全科学的企业档案管理体系

建立健全良性企业档案管理机制，健全档案管理的规章制度，良好的档案管理制度是开展企业档案工作的关键和保证，能规范档案管理人员的行为，提高档案管理的工作效率。在新形势下，面对日新月异的档案管理手段，企业必须建立一套与之相应的科学的档案管理体系，将不同种类、不同载体的档案统一管理，促进档案管理与企业的同步发展。

2.2 提高企业档案管理的认识

一方面，企业领导的重视是做好档案工作的重要保证，企业领导要充分认识到档案工作对促进企业发展的重要作用，增强做好企业档案工作的使命感和责任感。另一方面，提高档案管理工作人员的档案管理意识和专业工作水平是各企业能够做好档案管理工作的前提。相关档案管理人员一般所存在的问题主要有两个方面，一个是管理意识需要加强，另一个是他们的专业工作水平还需要提高。企业要在培养档案管理人才方面下功夫，让档案管理人才用它们的才能和品质书写和记载企业的发展经历，让企业的各项工作能从企业档案中获得最大化价值，更大限度地的服务于企业。

2.3 实现企业档案管理现代化

新形势下，信息社会对档案工作的要求时档案管理的数据化、信息化，这也是档案管理人员发展的必然方向。在这种大趋势下，就要求企业的档案管理人员必须具备扎实的档案管理的理论知识、科技知识，以及运用新兴的科技手段和先进的管理方法管理档案的技能，在不断提高自身专业业务素质的同时，熟练运用计算机，并且注重信息文化方面的理论知识的学习，努力使自己成为新形势下的综合性的现代档案管理人才。

2.4健全档案督促检查和绩效考核评价机制

为了在各个环节中顺利开展档案工作，做到有法可依，相关部门就要对档案管理进行严格考核。考核的內容主要包括收集的信息是否正确和完整、整理归类是否得当、档案信息是否安全等。由于部分档案工作人员缺乏对企业档案管理重要性的认识，只有通过企业档案管理考核制度对其进行约束，才能促使其实时的收集档案，规范整理收集的档案信息，从而实现档案的安全保存。此外，档案部门要运用绩效考核评价机制建立档案管理经济责任制和目标管理责任制。根据考核工作目标的实现情况实施奖罚，以此激发档案工作相关人员的工作热情，从而促进整个档案队伍素质与工作水平的提高。在企业中进行档案管理考核工作，主要考虑以下3个方面。第一，与集团企业专业管理考核相结合，将档案管理考核条款纳入企业发展的规章制度中，规定考核范围。例如，不按照归档范围和不按要求向档案管理部门移交档案，或者借阅档案后不能按照规定时间返还等作为档案管理考核的指标，对当事人予以处罚。第二，与企业的专项工作相结合。例如，某企业在进行设备管理中，将档案管理纳入考核范围，对未取得合格证的设备予以取消设备资格和供应商评优资格等。第三，与岗位责任制考核结合，完善岗位工作标准。主要考察档案工作人员的职责工作内容，细化到具体工作要求中，按照管理规定，将档案工作人员的工作成果与绩效考核挂钩，制定奖罚分明的法制化管理制度，不断激励内部制约机制，促进考核工作顺利开展。

2.5加大企业对档案管理工作的资金投入

企业不能只关注于眼前的经济利益，要把目光放长远，能够看到档案管理对企业未来发展的重要意义和作用，加大对档案管理工的资金投入，完善企业内档案管理工作的基础设施。比如，建立档案管理所必需的档案室或档案库房，完善档案管理工作人员的相关工作设备包括电脑，办公室等。这其中也包括上面提到的对工作人员的培养，公司和企业只有将这些最为基础的地方做好，做到位，才能从根本上确保档案管理工作的执行。另外，企业也可以从外界引进先进的管理人员或管理办法，或者加大对管理制度的创新奖励等措施。

3结语

总之，新的时期，企业面临更加复杂的新的环境，为了紧跟时代步伐，促进企业健康发展，企业领导人和档案管理人员必须更加重视档案管理工作，并不断在工作中创新，使档案管理工作在企业的发展和运行过程中发挥其真正的作用。

参考文献：

[1]常晓蕾.新时期人事档案管理工作探析[J].信息记录材料，2018，19（1）

[2]邹玉玲.如何做好档案管理工作的思考[J]. 黑龙江档案，2014（03）.