事业单位档案工作规范化管理的几点思考

摘  要：随着社会现代化进程的不断深入，事业单位改革逐渐深化，事业单位的档案需求量不断增长。规范开展档案管理工作，有利于对单位已经发生的事实进行整理归档保存，作为重要的信息内容为将来工作的可追溯性提供依据。科学、严谨、规范地管理档案，可以从侧面展示一个单位发展与管理水平;提升基础管理水平，推动业务规范管理，提高劳动效率。档案管理工作是事业单位日常管理工作的重要组成部分，是有效提高单位管理的必要条件，是展示单位发展壮大历程真实面貌的一项重要工作。档案资料记载着一个单位发展历程的成果，对研究单位的日常管理和科学发展提供了第一手资料，为事业单位管理和决策提供了可靠事实依据。档案工作者应按照《中国人民共和国档案法》及其相关的法律法规的要求，结合本单位工作实际，做好档案规范化管理工作。以对规范化建设档案管理工作进行研判分析，提出有效措施，大力推动事业单位档案规范化管理建设的长远发展。

关键词：事业单位;档案管理;规范化;策略;途径;发展措施

一、现代社会进步和发展新形势下档案工作规范化的策略分析

（1）对档案管理工作增加重视力度

档案管理工作，首先要得到单位领导高度重视，努力提升对单位档案管理工作的了解及认识，转变对档案管理工作的态度，加快促进档案管理规范化进程。

（2）定期开展档案普查

对一些储存时间过长、无标题、标题不严谨、重份、组卷混乱、缺少卷内目录以及无查考价值的档案，要定期组织清查，删除无保存价值的档案案卷，有效提升信息化管理录入、读取的效率。

（3）及时完善档案管理的规章制度

档案管理工作规范化需要科学严谨的规章制度来保障，各级部门要充分重视档案管理制度的完善工作，规章制度的科学性、严谨性是档案管理工作规范化的前提和基础。在档案管理工作中，首先需制定职责明晰的管理制度：档案借阅保密、档案整理以及归档、档案鉴定以及销毁、档案室管理办法等有关规章，以保障档案管理有章可循。

（4）先进的科学技术助力档案管理工作规范化

在档案管理工作中，应充分利用现代社会电子设备运行高效、储存量大、检索查询快的功能，以实现快速存储、检索以及查阅的功能，有效减轻档案工作者的工作强度，节省档案案卷存储物理空间，有效提升工作效率，有效规范档案案卷整理及查阅。

（5）将档案分类整理，有效利用档案原基础

对案卷基础较好且具备全因目录的档案案卷，分类进行整理，在全因目录上直接进行分类标引;对于形式较为特殊的档案案卷，则通过微机程序将相关姓名、时间、地址等信息用案卷目录录入，然后获得分类号，提高著录速度，便于查询。

（6）定期開展培训，提升整体素质

档案管理工作规范化，对档案管理专业水平有较高要求。要定期组织档案工作者进行专业培训，不断提升业务水平，通过培训学习和工作实践，在实践中不断自我总结完善，不断提高档案管理工作者的专业素质、综合素质。同时档案工作者应有忧患意识，不断增加紧迫感、使命感，主动学习业务及管理知识，不断适应新形势下档案工作规范化管理新要求。

二、事业单位档案管理工作在新形势下实现规范化的有效途径探索

（1）转变观念，依法管理

社会上少数单位和部门对档案管理工作不够重视，主要原因是档案管理缺乏法律规范手段，单位和部门对档案管理工作的重要性认识不足。对于如何做好档案管理工作来说，加大档案管理工作宣传的力度是基本前提，而相关机制和机构的健全则是档案工作得以落实的组织保障。《中华人民共和国档案法》的出台，使档案的管理工作有法可依，并为档案规范管理工作奠定了基础，促进了档案的收集、整理以及归档工作的有效进行，促使档案管理工作更具科学性、合理性以及规范性，更好地服务于单位。档案管理工作是一项严肃的工作，首先在单位（部门）设立档案管理部门（岗位），认真组织学习《中华人民共和国档案法》，制定完善的、职责明晰的适合本单位的档案借阅、保密、整理归档、档案鉴定销毁等管理制度，并对各自的职责加以明确，能够让档案管理工作更加规范，能够保证档案管理工作的正常进行。通过组织学习、宣传档案管理的相关法律法规，使各级领导和广大干部职工增强档案管理意识，通过法律手段，监督档案管理工作，这样一来，不仅能够使档案工作实现规范管理，同时还能提高档案管理工作效率。在档案管理中，应坚持走依法治档的道路，建立一整套行之有效的档案管理规章，只有这样，才能因地制宜、灵活有效，实现档案管理工作的科学化、规范化，最大限度地发挥其应有的社会作用。

（2）求实创新，与时俱进

随着社会进步与单位发展，档案管理工作同样需要不断发展进步，并进行创新。在信息化发展的大环境下，单位应转变档案管理思维，与时俱进，档案管理设备也要得到升级改造。信息时代已经悄悄来临，工作、生活、学习都与之相联系，特别是计算机网络的普及，让我们的社会前进了一大步，而档案管理工作同样迎来了新的改变，我们档案工作者也接受着新的挑战。各项软硬件的优化，让档案管理变得更加多样化，从过去的纸质档案、影片档案，到现在的数字档案，是一个飞跃，所以过去的档案管理工作方式也需要得到转变，以适应现代档案管理的要求。作为档案管理工作者应主动提升自己的档案管理知识和技巧，要及时参加学习和再培训，让自己能够掌握现代档案管理方法，顺应档案管理发展形势需要。在新时代，数字化档案已经成为档案管理必经的步骤，档案工作者应使用现代化的管理方式，比如建立数字化的档案管理系统，录入档案信息、电子化归档、数字化系统，确保查询档案更加便捷有序。数字化的数据库的建立，能够融合数字档案和实物档案，从而降低档案损坏的几率。将现代技术与档案管理工作结合起来，达到高效、安全、精准的目的，让档案管理工作步入一个良性循环，这需要我们档案管理工作者立足岗位，寻找档案管理的特点，运用自身的档案管理知识，与现代信息相结合，更好地为社会、单位服务，体现档案规范化管理的优势。

（3）科学规范，提高效能

单位应健全档案管理的各项制度，推动其科学、规范的发展。在对档案工作进行规范化管理的过程中，单位应拥有完善的单位文化，并在单位发展过程中体现先进的管理思想，让单位在社会上拥有良好的信誉和形象，从而为单位持续发展带来更大的发展机遇。档案管理工作涉及的都是档案案卷，档案只有被利用了，才能够体现它的真正价值和档案管理工作的价值，而我们档案管理工作者的价值就需要我们去做好档案的管理和利用工作才能得以实质体现。单位应着力提升档案工作者的专业素质，增强对管理人员的培训工作。通过这种方法，能够提高管理人员的专业水平，完善其操作技巧，从而适应社会档案管理发展的需要。作为档案管理工作者，我们要掌握科学的档案管理手段，学会先进的档案管理技术，从档案的收集、整理、鉴定和保管这些工作上都体现出先进性和科学性。在平时的工作中要掌握重点，例如档案的编目、检索、编研，这些工作是档案管理的前奏，但是却非常的重要，做好这些工作能够让后面的管理工作变得简单、快捷。档案工作者应具备创新精神，结合自身的实际工作情况，不断创新完善，从而提高档案管理的工作效率和质量水平。在档案利用过程中，对于一些重要的珍贵档案应该更加妥善保管，可以对其进行备份、复制、压缩等等，但是原件不予以外借，这样能够保障档案的安全性。在库房的选择和建设上也应该注重安全性，避免外界条件对档案造成不可修复的损害。

（4）学用相促，提升素质

人是促使档案管理工作有效進行的关键因素，稳定档案工作者以及增强档案工作者的综合素质能够从根本上保证档案工作规范化建设。由于档案管理工作不仅具有较强的专业性、实践性，如不具备丰富的实践工作经验的人是很难达到收集和管理档案的规范要求的，所以除了要确保事业单位中档案工作者的稳定性的同时，还要定期更新档案工作者的知识结构，提升其综合素质。主要需要做到以下两点：第一，要加强档案工作者的职业道德建设，树立科学严谨的职业道德观念，不断增强服务意识;第二，要加强档案工作者对信息技术的掌握，档案工作者不仅要加强学习专业知识，以拓宽知识面、提高文字能力、增强综合分析能力等，同时还需要加强学习档案管理软件知识以及计算机知识，掌握现代信息管理技术，使自己成为一名新时期合格档案管理工作者。

三、促进档案管理规范化发展的措施

通过前文的阐述，对档案规范化管理存在的问题及有效途径进行了剖析阐述。事业单位只有针对档案管理工作存在的具体问题及时寻找到相关的解决对策，提高对档案管理工作的认识，提升档案工作者的素质，并将先进的现代化档案管理体系构建起来，才能够实现档案管理工作的规范化和科学化。究其问题存在的实质原因还是因为相关的管理不到位，规范化建设不完善，并且沿用传统的档案管理措施，不能够及时与社会发展的步伐接轨。因此首要任务就是创新管理方法，并提升档案工作者的综合素质。档案管理要想向着规范化的方向发展，涉及的方面还有很多，同时每一个方面都比较复杂，再加之我国档案管理领域对于规范化的研究还处于起步阶段，因而不利于档案管理工作的进步。所以，在今后的档案管理领域中，要加强对其工作规范化的基础性研究，并且要从档案管理的多个角度，从工作规范化的多个方面进行研究，从而研究出更好、更有效的能够促使档案管理工作向着更加规范化方向发展的方法和措施。

新形势下档案管理工作规范化的研究对于我国档案管理领域的发展有着不可忽视的重要作用，创新、高效、规范的档案管理工作适应着现代社会发展的需求，为各个企事业单位、机关单位提供着重要的理论依据。并将丰富的档案材料集中整理好，加速其合理性、先进性的建设。在这个信息化社会快速发展中，人们应该更加重视档案的作用，开辟档案管理工作的新局面，并实现档案管理工作人员的自身真正价值，推进社会发展建设的步伐。

四、结束语

综上所述，档案管理是一个单位领导者管理和决策的主要依据，直接关乎事业单位的健康发展。在新形势下，要想使档案管理工作更加规范化，应时刻跟进时代变化，不断推动档案的信息化发展，充分利用现代化手段，提高档案管理工作效率。加强事业单位档案管理信息化建设，建立更加规范化、科学化、法制化的档案管理工作，在降低人工劳动强度的同时，可以有效提升工作效率和质量。这就要求在档案管理中，充分抢抓机遇，以防不利因素带来负面的影响，还需充分发挥我国社会主义制度的优势，使档案管理工作能够得到一定的创新，同时整合信息资源，丰富馆藏，以求更好地满足社会对档案资源的多样化需求。

参考文献

[1]李峰.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].办公室业务，2017.16（24）.

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[3]冯跃萍.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].黑龙江科学，2016（7）.

作者简介：龙海霞（1975-），女，广西南宁航道管理养护中心，工程师，主要从事档案管理工作。