?高校贵重仪器信息化管理实践

罗伟莉 陆紫生

摘  要 高校贵重仪器既要服务于科研，也要立足于服务社会。贵重仪器的档案基础资料，使用运行和维护过程中的信息建设，为贵重仪器的高效运行、开放共享、社会服务提供详细和准确的数据支持，提高使用效率和产生社会效益。从贵重仪器档案管理、使用和维护信息化管理入手进行探索，通过授权管理来实现信息化，做到贵重仪器在全生命周期内的数据支持。

关键词 贵重仪器;信息化管理系统;授权管理;实验室

中图分类号：G482    文献标识码：B

文章编号：1671-489X（2019）02-0014-03

1 前言

高校贵重仪器设备管理工作是一项涉及申购、论证、采购、合同签订、验收入库、使用、维护、报废等多个环节的系统性工程[1]。在贵重仪器全过程管理中，有从设备购买到实验室开放以及服务地方企事业单位等各方面入手，有效地提高大型贵重仪器设备的利用率[2-3];有精密仪器设备在服务于科研和培养人才方面的运行管理实践[4-7];有在贵重仪器开放式共享中进行主动、有序管理[8-12]。在贵重仪器开放管理后，同时需要在经济效益方面进行合理的管理和激励[13-17]。

然而在贵重仪器资料档案管理方面，由于缺乏贵重仪器资料收集保管意识，没有明确仪器设备的建档要求，往往出现采购前缺论证资料，采购后少合同、验收资料等信息的问题[18]。使用过程中仪器设备的测试内容、使用机时数、培训人员数、测试样品数、服务收入等经常出现漏登记和维护信息不全等现象。这对贵重仪器无论是运行管理还是开放管理，都提出挑战。怎么用好、管理好贵重仪器，如何产生科研效益和社会经济效益，充分发挥仪器功能，提高学生动手能力？本文从贵重仪器档案管理、使用和维护信息化管理入手进行探索，实现贵重仪器档案和使用维护资料的信息化或电子化，增强贵重儀器的科研效果和社会经济效益。

2 贵重仪器的档案信息化

贵重仪器档案不健全  贵重仪器从申购到报废是一个生命周期很长的过程。在整个生命周期内，一些贵重仪器的档案资料出现档案建立不完整，部分丢失甚至整个丢失的情况。而高校贵重仪器档案管理涉及学校多个部门，资料分散不集中，既破坏了档案的整体性和完整性，也不利于贵重仪器档案资料的使用。贵重仪器档案资料不完整，在使用过程中如出现故障，将不能提供完备的仪器档案资料，可能导致无法准确判断故障发生的原因，仪器设备开机率偏低和使用寿命缩短。

贵重仪器档案信息化方案  由专职教师对贵重仪器的资料进行统一接收、保管、利用和归纳管理，按照贵重仪器生命周期的时间顺序建立贵重仪器档案目录：可行性论证报告—技术协议—报价单—订购合同—验收报告—开箱记录—履历表—其他技术资料—培训名单—使用记录—信息卡—其他。履历表中可以包含技术规格、操作规程、保养和故障维修记录。可参照表1，根据档案目录从申购开始就收集贵重仪器档案资料，使得贵重仪器档案信息化管理工作系统化、规范化。

在贵重仪器档案信息中，大部分的档案资料是一次形成或有限次数的形成，资料内容不变，具有可复制性;然而培训名单、使用记录和保养与故障维修记录不同于其他档案信息，具有实时性、不确定性和持续时间长、非一次或几次形成等特点。由于其特殊性和复杂性，需要建设信息化管理系统，实现贵重仪器自行记录设备运行状况、进行数据统计，实现设备档案中的培训名单、使用记录和保养与故障维修记录管理，以提高大型仪器设备的使用效率。

3 贵重仪器信息化管理系统

贵重仪器信息化管理系统功能模块  信息化管理系统功能逻辑见图1。

1）实验室管理人员授权管理模块：支持实验室管理人员添加用户及用户基础信息，包括被授权使用的贵重仪器、电话、邮件、导师等;支持管理员新增仪器设备的添加和仪器信息录入。

2）用户注册和登录模块：用户注册系统由用户发出仪器设备使用申请，管理员认证后授权;用户登录系统则是用户取得使用授权以后，对贵重仪器使用的基本信息进行录入，包括测试材料性质、测试参数和社会服务收益等。

3）数据记录模块：记录仪器的原始数据并进行分析。

4）数据汇总和导出模块：支持多筛选条件数据查询，管理员可以根据用户名、仪器名称、使用时间等筛选条件进行数据汇总和分析，形成数据报表等。

贵重仪器的信息化管理

1）培训名单信息化。大型贵重仪器使用前均需要进行培训，培训合格后方可上岗操作。由实验室管理人员完成对用户的培训。由于专职实验人员少，需要培训的用户多、仪器多，出现用户没有经过培训就上岗操作的现象，给仪器使用带极大隐患，轻则数据不准确、不精确，重则仪器出现故障，造成严重损失。因此，在贵重仪器管理系统信息化过程中，对培训名单也进行信息化。所有经过培训的人员在信息化管理系统上申请使用，实验室管理人员根据用户的培训仪器情况进行审核，保证谁经过培训谁被授权使用;或者直接由实验室管理人员添加培训名单，杜绝不会使用的学生误操作的可能。这由信息化管理系统中的第一个模块来实现。

2）贵重仪器运行信息化。鉴于实验室中贵重仪器的使用者范围宽，使用时间不确定，严格要求贵重仪器进行使用登记记录，采用贵重仪器信息化管理系统进行管理。在授权使用前先进行贵重仪器操作培训，获得培训合格证后，由注册界面进行注册登记。注册界面包括的信息有用户名、密码、导师、邮箱、手机号码等。这在信息化管理系统中的第二个模块中体现。在第二个模块中需要用户输入仪器设备使用的委托单位、用途、检测项目、材料性质、样品来源、服务收入等信息。这些信息的收集主要包括两个方面：一是检测材料的特性;二是产生的科研和社会效益。检测材料的特性参数为仪器的维护和保养提供基础数据，为解决仪器设备故障提供参照。同时用真实的数据反映仪器设备为科研服务和社会经济效益带来的成果。

大型仪器设备采用《大型精密贵重仪器设备使用记录》登记本登记，故在大型仪器设备运行信息化过程中，结合《大型精密贵重仪器设备使用记录》设计信息化需要的资料，将纸质版的使用记录登记变成电子化的信息登记，既能有效提高登记效率，后台自动更新数据信息，记录完整的实验情况，又能全面记录设备运行全过程状态数据，对贵重仪器的使用情况分析和故障排除都提供了宝贵的、有意义的数据信息，有利于提高仪器的使用效率和增加仪器的服务使用时间，为实验教学、科学研究、社会服务提供基础保障。并且此数据为系统自动记录，不存在人的主观因素的影响，确保了数据的准确性，也减少了由人工记录统计带来的漏记、偏差和不实。第三个模块可以实现这个功能。

前面三个模块都是信息和数据的收集过程，而数据汇总和导出模块，通过信息化管理系统对数据进行导出，既可以对全数据进行分析，也可以有针对性对仪器、用户、社会效益各方面进行局部分析。

4 结语

针对高校贵重仪器设备采用信息化管理系统来实现全生命周期内的档案资料管理，特别是培训名单、使用运行和维护保养数据的信息化管理，有利于充分发挥仪器设备使用效益，提高设备利用率，更好地高校贵重仪器为实验教学、科学研究、社会效益服务。

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