企事业单位人事档案管理的问题与对策

曾黎

【摘要】目前大多数单位都在响应中央号召，积极进行各项改革工作，原有人事管理模式面临巨大挑战，怎样提高单位人事档案的完整性、真实性，为单位提供可靠的人才资源，这是在管理人事档案时必须注意的部分。所以本文主要阐述企事业单位人事档案管理问题，提出解决对策，希望能为各单位改革的正常运行提供一定的借鉴。

【关键词】企事业单位;人事档案;档案管理;问题与对策

现如今，企事业单位的人事档案管理在其改革与发展进程中得到显著的改善，但依旧存在一些问题，急需探索切实可行的对策，妥善解决问题，有效提高单位人事档案管理水平，使其更好地履行服务职能。

一、企事业单位人事档案管理的普遍问题

（一）档案管理制度还不完善。完善的制度对于单位加强人事档案管理是不可或缺的，但不少企事业单位基于目前条件正缺乏完善、系统的人事档案管理制度，导致业务工作无从着手，落實不到位。没能建立系统的、规范的人事档案体系，引发人事档案混乱以及人力资源流失等问题，不利于单位各项工作的正常进行。

（二）档案管理内容不够丰富。在过去，单位的人事档案管理工作主要是收集、保存、管理查阅等。新时期档案工作不但要做好这些工作，还要能够促进单位的发展。然而人事档案管理的内容并不丰富，无法满足新时代的新要求，也不利于一些企事业单位的转型，从而影响单位服务能力的提升，无法让群众获得更多帮助，有待改善。

（三）档案的信息化程度不高。随着科技手段的持续更新，人事档案普遍使用新的信息技术、大数据技术等，但很多单位特别是部分事业单位并未使用一些先进有效的技术手段。在管理人事档案时缺乏对大数据技术的应用，不仅阻碍单位提高人事档案管理工作效率，还会在一定程度上浪费人事档案资源，不利于企事业单位优化人事档案信息服务。

二、企事业单位人事档案管理的对策建议

（一）完善档案管理制度，做好业务工作。完善单位人事档案管理制度属于长期性的工作，在实际工作中需要不断探索和挖掘符合新时代发展要求的新型人事档案管理制度体系，为档案人员提供工作模式，树立开展人事档案业务工作的范本，按照既定流程开展工作，降低发生错漏的几率。例如企事业单位要完善建立人事档案管理的归档、传递、借阅、利用和保密等制度，形成完整的管理流程，提高档案管理的有序性、规范性。第一，及时完善文件整理规定，明确单位各类人事档案的收集与归档范围，进一步规范人事档案的立卷整理程序，突出提高案卷质量的业务要求。第二，完善人事档案资料的数据信息录入制度，将以往的文件级数据转化为各类案卷档案目录，为以后完全实现人事档案的计算机检索做好准备。第三，完善人事档案归档制度，邀请专业档案人员提供指导，定期催缴应当归档的人事档案，完整齐全地收集单位形成的所有文件与材料，解决有文无档的问题，彻底改变过去人事档案管理落实不到位的状况，进一步规范人事档案管理工作。

（二）扩充档案工作内容，丰富信息资源。对于新时代的企事业单位而言，原有人事档案管理内容不够丰富，应注意扩充，丰富人事档案信息资源。例如在人事档案管理工作过程中要注意保留以前整理、收集、存储单位相关人员信息的部分，在此基础上针对人员信息与特点开展分析工作，在分析中找到人事信息的一些规律，加强对人力资源的开发，最大限度挖掘人员的工作潜力，帮助单位储备更多优秀人才，为有需要的单位提供优质服务;各单位的人事档案管理工作不但要管理纸质档案，还要根据新要求管理好电子版人事档案，工作内容不但涉及到电子版人事档案的收集、整理、存储，还要加以核对，及时发现问题，联系当事人即刻改正，开展定期备份工作和信息录入、信息核对、信息安全、信息分享等工作，提升人事档案管理水平。

（三）加强信息化建设，提高档案利用率。单位的人事档案是宝贵的人才信息资源库，应利用各种新技术和资源，提高档案工作效率，延长单位人事档案的寿命，最大限度发挥档案信息的作用。特别是在大数据时代，应基于信息技术的支持做好人事档案的收集工作、分析工作，从软硬件两个方面加强人事档案管理的信息化建设，提高档案信息的利用率。例如在硬件上增加建设档案管理基础设施的投入，定期检修事业单位的硬件设备，确保其顺畅运行;在软件上按照人事档案管理需要优选合适的软件，做好安全控制，安装防火墙和补丁，实现信息加密，确保人事档案信息的安全性、完整性。另外，基于计算机系统完善管理人事档案的流程，建立信息库，为利用者快速准确地调出所需档案信息;转变人事档案存储模式，通过信息化手段确保及时更新档案数据信息，实现动态化管理，了解人员的个人技能特征、工资发放情况以及奖惩情况等;构建人事档案管理数据库，为单位的决策者配置人力资源提供参考，促使人才和岗位匹配，为单位的运作、管理与发展提供便利。

三、结束语

总而言之，在企事业单位开展各项工作的全过程中，人事档案管理占据重要地位，但传统的档案管理模式已经无法适应时代发展需要。这就要求我们各企事业单位的档案部门及人员紧跟单位人事制度改革步伐，把握机遇、迎接挑战，完善人事档案管理制度，扩充工作内容，同时加强信息化建设，从而做好人事档案管理业务工作，丰富档案信息资源，提高人事档案的利用率，为全国机构改革工作夯实基础，为结构优化调整作出应有的贡献。

【参考文献】

[1]张英.关于做好事业单位干部人事档案管理的探讨[J].现代经济信息，2018（20）：108.

[2]贺娟.新时期事业单位人事档案管理创新路径探讨[J].文化创新比较研究，2018（23）：160-161.