加强档案电子化管理 提高服务水平

易晓梅

随着经济社会发展，信息化智能化普及应用，人们对档案信息的需求也发生了变化。以强化档案电子化管理为抓手，探索新形势下依法管理档案的新途径、新方法，持续提高档案管理效率，改善管理质量，有利于提高档案服务水平。本文详细阐述了档案电子化管理的基本情况，对存在问题进行了分析思考，并提出相关意见建议，以期促进档案工作发展，更好地服务于社会。

一、档案电子化管理的基本情况

（一）实物管理变为电子管理，省工节本高效

传统档案以纸质、录音、录像等载体进行管理，完成档案的收集整理、编排查询等工作，工作量巨大，步骤繁琐，且存储量大，需要单独的档案室进行管理归档。随着现代化档案管理技术和设备的普及，特别是计算机、多媒体等技术的发展为档案管理电子化提供了良好的客观环境，现代技术促使传统档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应电子化管理的需要，从实物档案管理转变为对信息资源的采集应用管理，以电子信息化档案为管理对象，对形成的各种档案进行加工处理，利用现代化技术手段对档案资源进行管理，节省实物档案存储空间。

（二）档案管理工作注重系统性连续性

档案工作需要从历史角度及长远发展角度两方面考虑，具有系统性和连续性，档案管理人员要具备多元化知识背景适应档案管理的要求，现代技术在档案管理中的运用，促使档案管理人员要不断学习和掌握新知识、积累管理经验，尤其是计算机技术，它对档案电子化管理的实现具有直接作用。档案电子化管理系统的开发应用，进一步提升了档案科学管理的水平，档案管理工作人员从上岗培训到熟悉业务，需要一定的时间，应采取传帮带的方式，建立复合型、梯队型的档案管理人才队伍，保持档案管理工作上的连续性。

（三）强化档案信息保密与安全措施建设

随着信息化时代的到来，新领域、新门类、新载体档案不断涌现，给档案工作者在素质上提出了更高的要求，对于信息社会环境中的档案管理工作者，应强化网络环境中管理电子文件的安全意识和能力。档案信息安全是现今档案管理工作的生命线，通过提高档案管理者的素质拓宽档案管理保护领域、开展档案管理学的理论研究等，配齐计算机、服务器、安全操作系统、安全硬件平台、安全数据库等必要的设备设施，完善档案信息安全管理体系。

二、档案电子化管理中存在的主要问题

（一）制度执行不力，收集工作不到位。各单位一般对档案的管理都制定了相应的档案管理制度，但这些制度在具体的执行中，不够严格。有些檔案管理员分散性、流动性大，缺乏连续性，档案管理人手不够用等情况是各单位面临的主要问题，导致收集归档、电子化转换不及时。

（二）档案管理不够专业，规范化程度低。各单位一般都建有档案室，也配备了档案橱柜和必要的保护设备。但是档案现代化管理水平低，有的没有配专用电脑，没有开发专业的软件，有的档案员为了方便工作，把自己的个人电脑与档案管理混用，档案的安全性较低。

（三）档案管理人员者缺乏，管理水平亟待提高。有些档案管理人员为兼职，既要承担业务工作，还要从事档案管理，因此，缺乏档案专业知识的学习和规范化管理方面相关的培训，目前的管理仍然停留在初级水平，不适应新形势下档案管理的要求。

三、加强档案管理的意见建议

档案是各部门在长期创新工作、辛苦收集中形成的，是历任档案工作者长期辛勤劳动的结晶，是国家档案资源的重要组成部分，对日常工作发展进步具有十分珍贵的保存价值。根据档案管理有关精神要求，应加强档案电子化管理，不断进行改革创新，提高档案的服务水平。

（一）高度重视，加大档案管理工作创新力度。在新时代的今天，档案管理工作需要不断创新，才能适应时代的要求，我们应高度重视，转变片面思想，开拓创新，坚持档案管理与业务工作同步开展，加快推进新型档案管理工作。不断丰富档案工作的内涵，加强档案文化建设，开展多种形式的档案管理工作评比竞赛，编制档案精品资料，加强展示推广，突出优秀档案从业者的典型宣传，完善相关规章制度，形成一种良好的档案管理氛围，使档案工作真正发挥出自身的价值。

（二）加强培育，建立档案电子化管理队伍。档案管理人员的专业化水平对于档案工作的开展起决定性的作用，要加强档案管理人才队伍建设，积极开展学习交流，加强档案网络管理技术、应用管理技术、数据管理技术和网络安全技术等方面的培训，及时更新知识，跟上新时代新要求，不断提升档案电子化管理的专业技能。建立完善档案管理工作机制，形成制度化、常态化，保障从业者的工作晋升空间和福利待遇，强化档案管理人员工作的可持续性。

（三）强化投入，加快档案电子化平台建设。建议列支专项经费纳入年度财政预算，明确专项经费标准。按照国家、省有关标准，建立统一专业的电子化平台，不断完善基础设施建设，积极开发统一共享的档案管理软件，将传统的资料录入到系统当中，用电子化的档案管理模式进行资源整合，拓展档案管理数据整理范围，建立档案数据库，为档案数字化共享奠定坚实的基础，便于社会群体或者部门直接查阅，使得档案管理更加规范化、安全化、便利化、科学化。（作者单位：江苏省广播电视总台）