城建档案安全体系建设问题探讨

李红梅

【摘要】城建档案安全体系建设对于城建档案的保存、管理和利用有十分重要的意义，但分析安全体系建设现状，发现存在很大的问题，未来相关单位需要重视这些问题的解决，加强城建档案安全体系建设，保证档案的安全管理水平。

【关键词】城建档案;安全体系建设

随着城镇化进程的加快，城市规划建设工作取得了很大的成就，城市管理水平有了显著提升，同时导致城建档案的数量激增，城建档案管理工作面临新挑战，管理工作中一些问题逐渐凸显。而档案的实体安全和数据安全管理成为整个城建档案工作的重中之重。积极分析和探讨城建档案管理中的难点，加强档案安全体系建设提上了重要日程，研究相应的解决措施，以提高城建档案的安全管理水平成为今后一个时期城建档案工作的关键问题。

一、城建档案安全体系建设的必要性

城建档案是城市建设和发展的真实记录，是进行城乡规划、建设和管理工作的重要基础资料，是城市可持续发展的宝贵资源，也是工程建设、运营养护、维修改造等工作的重要依据，对保障城市生产生活秩序、维护城市安全、应对城市突发事件具有十分重要的意义。也关系到城建档案的传承，对于未来城市的发展、问题的分析、城市发展趋势的研判等具有非常重要的意义。

二、城建档案安全体系建设现状

（一）安全意识不足。长期以来，档案界普遍存在“重收集、轻管理”的现象。相对档案的安全管理来说，更重视档案的日常管理，也就是更重视城建档案信息的收集、整理、归纳和保存，将城建档案收集到位后就认为完成工作，不重视档案进馆后的安全管理工作。对于个别城建档案馆来说，缺乏对档案安全管理的系统性规划，导致档案管理工作比较琐碎，整体布局不完善，对可能危及档案安全的种种问题心存侥幸、预估不足、重视不够。

（二）安全保障不到位。一是硬件建设不到位，个别县市城建档案库房建设不达标，有的没有档案库房;有的没有按照档案库房建设标准建造;建设环境不良，存在漏水、承载超负荷等问题;档案装具不足，导致档案排列过挤、过满，出现涨库时甚至直接将档案摞在地上，容易潮湿或被鼠虫咬坏。二是信息安全建设不到位，尤其是对电子档案来说，没有形成系统的安全保护措施，电脑运行系统存在漏洞，很容易被攻击导致档案信息流失;专业技术人才不足，没有专职的信息安全管理人员，对于信息化技术了解不足，无法进行有效的信息安全管理;投入经费不足，无法满足档案馆库及档案管理系统运营费用，包括系统升级维护、库房保温除湿、调控设备维护更新等。三是制度建设不足，城建档案的管理制度不够完善，存在缺漏的地方，制度的落实情况也不到位，很多管理措施都是走形式，起不到应有的效果。

（三）档案库房和实体档案管理不规范。目前，城建档案管理中安全管理措施存有很多问题，比如：部分档案库房和办公区混在一起，有的库房内还堆放其他杂物，有的单位档案不能及时上架;没有单独的调阅室，档案的查阅和利用没有相关的登记手续;个别档案室没有张贴禁烟禁火的标志，有的缺少消防栓，有的灭火器已失效成为摆设，还有的照明系统不符合要求，没有使用白炽防爆灯，窗帘材质不防火，防尘措施实施不足;部分单位消毒手段不到位，不能进行及时的消毒灭菌措施，也没有及时更换避虫药;部分单位的库房没有设置防盗窗、报警器等或者报警器失灵无法实施报警功能;安全制度不健全，缺乏相应的应急防范预案等问题。

（四）档案信息安全存在隐患。信息化技术在档案管理中的大范围应用，带来一定的信息安全隐患。一是对档案内容进行数字化加工，存在一定的安全风险，这主要是因为数字化加工人员来源复杂、流动性大、良莠不齐，批量档案带出库房去数字化加工场地，安全保密措施存在漏洞。二是信息技术的日新月异，给城建档案的信息安全带来新的挑战。因为网络的互通性和共享性等特征，很容易被入侵或者攻击造成信息风险，加之相应的信息安全措施不足，安全手段的更新滞后于信息技术的发展。三是存储介质的局限性，数字存储和网络存储设备有很大的局限性，电子档案的长期保存有很大的制约性。四是数据异地异质备份未开展或不能及时开展，导致城建档案数据无法实现异地共享，或者保存方式单一化，一旦发生意外事故，档案安全性不能很好得到保障。

三、加强城建档案安全体系建设的有效策略

（一）强化安全管理意识。加强城建档案的安全体系建设，首先要强化安全管理意识。城建档案管理单位需要提高对档案管理和安全管理重要性的认识，树立“安全第一”的思想，强化安全管理意识，充分认识到城建档案安全管理的重要性。城建档案管理单位需要克服安全管理存在的问题，消除侥幸心理，将档案安全管理当作档案管理工作的重点，采取多样化的措施，保证城建档案的安全性。各个单位也要严格执行档案管理相关的法律法规和单位制定的规章规范，健全档案安全管理规章制度，将档案安全管理纳入到单位年度工作计划和考核内容中去，与其他业务工作同部署和同考核，以促进档案安全体系的建设，落实相关责任，执行相关制度，实施相关措施。

（二）加大智慧库房建设投入。严格执行国家档案馆建设标准规范，切实加强各地档案馆馆房建设。一是加快馆库建设。严格按照档案存放要求和档案馆建筑设计要求进行建设，切实加强城建档案馆馆房建设，保证档案馆建设项目的工程质量，提高城建档案馆的抗震设防能力和应对其他自然灾害的能力，确保档案安全。二是安装专业档案装具，并按照“八防”要求配备建设智慧库房。安装自动红外防盗报警系统、库房门配有电子门禁系统、库区安装电子监控系统;库房安装防光阻燃窗帘，除湿机加湿及温湿度智能调控系统;配备自动灭火报警系统等设备。确保档案库房安全，保证档案安全可控。三是加大人力投入，改变“无人管档”的问题。设法增加城建檔案馆编制，引进高素质的专业人员进行档案管理，同时加强对现有人员的培训，提高城建档案从业人员的专业技能和责任意识，解决人手不足和业务素质参差不齐的问题。

（三）强化档案实体安全建设。加强城建档案的安全体系建设，要坚持将档案安全制度和规范立起来，将一切行为法治化和规范化，以制度化建设的推进促进档案安全体系的建设。一是要加强档案安全制度建设，按照管理权限完善有关档案收集、整理、保管、开放和利用登记本制度，完善档案出入库登记制度，特别是在数字化加工期间，要明确专人对档案的入档和借调进行详细的记录。二是要建立严格的管理标准，城建档案的数量和内容越来越丰富，因此档案管理应朝向科学化、制度化、标准化和规范化方向发展，所以要制定科学的管理方式，适用严格的管理标准。比如对于档案的收集、归档、信息整理和储存、运用、档案转交等，都建立严格的标准和规范，按照档案类别、内容、载体等的不同，制定不同的保管期限和归档位置等;在输入计算机和数据库时，要规划好目录形式并进行标注，还要注意反复核对信息，保证录入的准确性。三是不定期加强对库房“八防”设施和档案装具的巡查，及时发现存在的安全隐患，立行立改。

（四）加强档案信息安全保障体系建设。《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》中明确要求：全国各级城建档案馆在城建档案信息学资源开发利用和网络系统建设中，要提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生。一是加强硬件建设，要配备先进的服务器、存储、备份设备，认真采取身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，保证计算机系统和数据的安全保密，内部局域网要与互联网物理隔离。二是非公开的城建档案信息一律不得上网。三是要采取必要的计算机病毒防范措施，避免网络受到病毒破坏。四是及时对重要城建档案数据进行异地异质备份。以备发生意外时及时恢复数据。

（五）未雨绸缪，加强平时的应急演练。各级城建档案管理部门还应制定针对地震等自然灾害以及突发公共事件的应急预案，并应加强平时的应急演练，不断提高应对、处置自然灾害和突发公共事件的能力。确保意外发生时，城建档案实体和档案信息的安全。

四、结语

总之，安全体系建设对于城建档案管理有着举足轻重的意义，相关单位需要重视对城建档案的安全体系建设，从安全管理目标出发，采取多样化的管理措施，提升安全水平，保证管理安全性。

【参考文献】

[1]汪春芬.浅谈城建档案安全管理的问题与对策[C].档案管理理论与实践——浙江省基层档案工作者论文集，2017.