办公室档案管理工作效率的提升途径

高洁

【摘要】本文将提高办公室档案管理工作效率作为切入点展开具体分析，与现阶段办公室档案管理发展情况相结合，在提升办公室档案信息管理体系、健全档案管理机制以及创建成熟的档案管理反馈体系等方面实施深入性探究和钻研，以最大程度提升办公室档案管理工作的品质，使办公室档案得以安全管理。

【关键词】办公室档案管理;工作效率;优化措施

针对办公室档案管理工作来讲，必须坚持档案管理工作的完整性和科学性原则，与办公室档案管理现实工作情况相结合，持续进行完善并革新，为办公室档案管理质量基础提供有效保障，可以将档案管理所具有的价值进行切实体现。办公室管理过程中档案管理工作一直以非常重要的形态存在，管理基础应该制定专业档案管理机制，与此同时还应该不断完善办公室档案管理过程中产生的缺点，为办公室档案管理工作的安全性提供保障，拟定出更加适合办公室的管理体制来实施档案管理工作。

一、建立健全办公室档案信息管理体制

执行办公室档案管理工作期间，随着我国经济的发展和社会的进步，积极创建信息化档案管理方法，利用比较先进的信息体系整理档案，详细记录各类档案数据。在社会科学技术发展必然条件下产生信息化档案管理方式，与此同时还可以提高档案信息管理效率，有效缓解办公室管理档案的压力，为管理工作提供便利条件，更好地推进档案信息管理的进一步发展。基于应该拟定建立健全的办公室信息管理体系，更加有效地提高办公室信息档案管理工作效率，在创建档案信息管理体系期间，需要将以下几方面作为入手点：

（一）增强档案信息管理意识。只有形成新的管理意识才能创建档案信息管理系统，对老陈旧档案管理意识中存在的缺点进行有效突破，充分认知到管理办公室档案工作的重要性。在提高管理意识的基础上，需要投入大量的管理资金，为档案信息管理工作的安全性提供保障，并奠定坚实的基础。在建立健全档案信息体系期间，会涉及大量信息技术和设备，所以需要花费很多资金，因此一定要具备充足的周转资金。例如档案信息管理体系中包括档案管理体系、档案采集体系以及网上查阅体系，不同的檔案系统在建立健全方面还存在很大的差别，采集、辨别以及整理和保管档案材料是档案管理系统的主要职责，可以分为业务管理、系统维护等不同的版块。档案采集系统主要是把纸质档案划分到数字化档案形式中，主要包括整理档案、采集档案、审核档案以及系统维护四个功能，应该利用档案软件进行档案整理工作。网络查阅系统主要是按照网络发展情况作为基础条件，利用B/S等方式来展开审查档案和查看档案工作，综合来讲，只有使用大量资金才能建立健全档案管理信息系统，因此必须保证具有足够的周转资金。

（二）增强档案信息系统管理效率。在具备充足资金和技术支持的基础上，应该和实际办公室档案管理展开相对应的管理，进而提升应用档案信息管理体系的力度，在不同角度中分析档案管理工作的基础需求，管理档案期间应该利用更加科学有效的方法，为提高档案管理质量奠定有效基础。

二、增强办公室档案管理体系

为档案管理工作提供保障的重要方式是增强办公室档案管理系统，由于大多数办公室在进行档案管理工作中，无法确保档案文件类型和档案内容的完整性，肯定会存在一些缺陷，尤其是大部分办公室档案管理时间比较短，缺乏有效管理档案的意识，管理方式并不先进，认为管理档案就是对资料进行单纯的统计，将档案保管好就行，在管理理念和管理制度的影响下，办公室档案管理工作出现很多的问题。针对性摸索办公室档案管理过程中出现的一些问题，在探讨过程中总结出办公室档案管理意识和管理手段的基础上，还应该严格加强档案管理机制，明确档案管理系统，提高管理办公室档案的力度，提升办公室档案管理效率。在强化办公室档案管理机制过程中，第一，重视办公室档案管理人员所提出来的管理意见，积极吸取有关管理意见和实际管理过程中出现的问题，在加强有关规章制度管理过程中，应该将团队的力量充分发挥出来。只有管理档案的工作人员提出意见，才能拟定出更好的档案管理体系并发挥有效作用。第二，持续探索并完善现实办公室档案管理工作，不断探析档案管理机制中存在的不足，对其中存在的问题予以积极改进，确保强化有关规章制度的基础上，推动办公室档案管理工作的开展。

三、创建档案管理意见反馈体系

建立健全档案管理系统期间，在加强有关管理机制的基础上创建管理工作意见反馈系统，此类反馈系统主要在现实档案管理期间按照实际档案管理提出有关管理意见，及时对管理人员进行意见反馈工作，管理工作人员需要参考意见进行改进，只有办公室档案管理工作人员积极配合才能将反馈体系存在的价值发挥出来，并及时反馈意见，与此同时，这种形式可以对办公室档案管理工作人员的工作积极性起到带动作用，对提高档案管理工作具有重要的意义。

四、结束语

总而言之，将信息化档案管理体系和健全的档案管理机制作为基础条件，办公室档案管理工作定能提高质量。办公室档案管理工作中会涉及很多内容，因此对于工作人员提出来的意见需要及时采纳，并进行逐步完善。

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