对中职学校人事档案信息化建设的思考

王丽静

【摘要】中职学校的快速发展对人事档案管理提出了新的要求。加快人事档案信息化建设，提高档案管理工作效率，是中职院校档案工作的发展目标。本文结合中职学校人事档案信息化建设现状，分析问题并提出针对性的解决策略，以期为中职院校人事档案管理发展提供思路。

【关键词】中职学校;人事档案;档案管理;信息化建设

档案信息化建设指的是档案管理模式从传统的实体档案管理向数字信息化、网络化档案管理的转变。中职院校中的人事档案管理，直接反映了学校的师资力量和教育水平，是教师劳资分配、职称评聘、干部任免、离退人员管理的依据。近年来，随着中职院校的不断扩招，教师及行政管理队伍也愈发壮大，人事档案管理信息化建设，是中职院校快速发展的必然要求，也是中职学校档案管理工作可持续发展的关键。

一、中职学校人事档案信息化建设现状及问题

目前，随着中职院校的快速发展，传统档案管理人员的素质以及档案管理现有技术已经不能满足日益增多的人事档案数量和种类的要求。在进入信息化时代后，学校管理者已认识到了档案管理信息化的重要性，中职院校人事档案的信息化建设虽小有所成，但仍存在以下问题：

（一）缺乏标准和规范，管理混乱。目前，中职院校中的人事档案管理缺乏标准和规范，信息很多分属于多个职能部门管理，有的归学校管理，有的归教育部门管理，也有的归科研部门管理，还有的归教师所属的年级进行管理，在职称评聘、干部任免时，极易因为标准的不同而产生混乱。尽管很多中职院校已采用了档案管理系统或应用软件，但实用功能极为有限，很多系统功能固化，不根据院校自身需求进行功能扩展，且因为没有统一的标准和共享平台，每个学校的系统自我封闭，缺乏与其他软件（如财务软件）的数据共享性，限制了人事信息的利用率。

（二）观念传统，缺乏网络安全意识。很多中职院校领导没有转变观念，对信息化不重视，缺乏政策上和资金上的支持，导致基础设施落后，软硬件建设不足。此外，中职院校的人事档案信息化大多还处于建设初级阶段，对于网络安全问题缺乏重视，人事档案管理系统也多采用静态口令验证技术，安全缺陷明显，给黑客或是不法分子以可乘之机，可能损害教职工的利益，并给学校和社会造成难以估量的损失。

（三）缺乏档案信息化专业人才。因为历史原因，中职院校的档案管理人员很大一部分是由其他专业人员调配而来，其档案方面的专业知识和技能水平基础薄弱，对档案管理信息化建设的实施产生了阻碍。

二、中职学校人事档案信息化建设对策

（一）转变思想，加大资金投入和软硬件建设。中职院校领导应转变思想，具有大局意识、时代意识，用发展的眼光看待档案信息化建设，加强档案管理现代化宣传力度，普及档案管理工作价值和意义，创造全员档案管理意识。资金支持是档案管理发展的基本保证，中职院校应根据自身情况，设立学校档案信息化建设标准，努力争取上级的财政支持，不断拓宽资金来源渠道。此外，学校应对档案管理信息化建设所需的电脑、软件等软硬件进行及时更新和维护，保障信息化建设的顺利完成。

（二）规范学校档案信息化管理。学校建立具有通用性、灵活性以及可扩展性的人事档案信息化系统，能够保证系统的升级更新，能根据院校自身情况进行功能的二次完善和扩展，延长系统和软件使用寿命，避免学校在系统、软件方面的重复投资以及维护成本。各方面统一思想，由教育局主管部门统一领导和部署，完善档案管理制度，规范统一人事档案信息上网目录标准，包括职务分类标准、任用时间等数据标记标准、档案密级界定、岗位责任标准等，建立完整的中职院校档案信息管理网络，实行一体化管理。此外为了档案信息安全，在及时更新防护及杀毒软件的同时，应该完善档案管理人员管理和监督制度，加强档案管理人员责任意识、安全意识，并严格控制档案数据库的使用上限，不同层级的人员看到的信息应该与其权限一致，保证档案信息安全。

（三）加强学校信息化人才队伍建设。随着信息化技术以及计算机技术在档案管理中的应用，档案管理人员的专业素养提升已是迫在眉睫。因此，学校应坚持以人为本，公开选聘高素质人才，对档案管理人员进行定期培訓，普及档案管理软件系统的使用方法，基本的计算机和网络技术应用，提高档案管理人员的专业技能。此外，还应健全档案管理人员薪酬分配体系和激励奖惩体系，提高档案工作人员对于信息化知识学习的主动性以及工作的积极性、创新性。

三、结语

人事档案管理工作，是学校人事管理决策的重要依据和信息来源。档案管理信息化建设，能够有效提升中职院校人事档案管理工作的效率和质量，保证档案信息安全，是我国中职院校电子政务的重要组成部分，也是中职院校与时俱进、档案管理工作发挥更大经济效益与社会效益的必然趋势。

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