基于电子政务视角的高校档案利用服务创新

秦铭 陈郁寰

【摘要】在信息技术迅猛发展的时代背景下，高校档案服务模式逐渐发生了变化，对传统的服务模式进行创新与改革;随着电子政务的推进，高校档案利用服务质量有所提升，内容及形式也发生了一定的变革。因此，本文基于电子档案政务环境下高校档案利用服务的创新方式进行分析，并提出相应的见解与思考，以期为相关研究人士提供借鉴与参考。

【关键词】电子政务视角;高校;档案利用服务;创新

近几年来，信息技术手段不断更新换代，使得各行各业的运营以及发展模式都发生了巨大变化，这一过程中，我国政府部门也在大力推进电子政务建设工作，电子政务的处理过程中，利用信息技术可以大大提高人员的工作效率，也有助于减少资金投入，这样的发展形势对于社会各界来讲无疑都是有利的契机。所以，高校档案管理人员应当转变发展理念，加强电子政务建设，紧跟时代的发展步伐，明确高校机制改革进度，对以往的档案利用服务模式进行创新，突破服务模式中的局限，逐步构建社会化的服务体系，为高校管理工作、教学工作等提供有效的信息服务。接下来笔者主要针对当下高校档案利用服务形式进行分析。

一、现阶段高校档案利用服务形式

较为常见的档案利用服务形式有以下三点：

（一）为利用者提供档案编研资料利用服务。一方面，档案利用者可以结合自身的应用需求，再参照内容，出具档案证明材料，在此基础上，为档案利用者提供高效的档案利用服务。另一方面，档案管理人员需要结合具体专题内容，对档案信息实施整合与归类，经过系统化的编制，逐步构建完善的边缘档案体系，使得成果材料管理更加科学，确保档案资料的整合极具概括性、集中性与准确性，以满足应用者的服务需求。

（二）为利用者提供原件利用服务。利用者可以根据自身需求摘抄档案原件中的内容，或借用档案原件，还可通过电话查询的途径，提高档案原件的利用率，发挥金融价值。

（三）为应用者提供档案复制的利用服务。可以通过扫描档案原件复印的方法，以免导致原件丢失或破损，造成不必要的损失。这样的方式可以大大提高档案原件的利用率。

二、目前高校档案利用服务模式的常见问题

根据笔者以上所提及的较为常见的档案利用服务形式，而后可知应用者若想有效利用档案资料，必须发挥自身主观能动性，上门或主动提取资料内容，这样的服务模式具有一定的局限性，同时也体现了封闭性与滞后性，以下为笔者总结的高校档案利用服务形式的问题。

（一）服务内容缺少针对性。对现阶段高校档案利用情况进行分析，大多数情况下档案信息的服务提供者都未能对利用者的用途进行有效划分，比如，属于单位利用还是个人利用，致使档案资源的应用缺少针对性，同时也无法提供有效的、高质量的档案利用服务，降低了服务水平。

（二）档案利用服务质量较低。对现阶段高校档案的利用现状进行总结，而后可知档案提供者与利用者两者间的沟通存在局限，大多均无法有效互动，两者间关系较为淡薄，除此之外，应用者利用档案资料后很难与提供者进行交流并提出反馈意见，使得档案利用服务过程中的反馈评价机制不完善、不系统，大大削弱了档案的利用效果，缺少有效的信息反馈，提供者无法意识到档案利用服务过程中的不足与缺陷，更加难以确定利用者的应用需求，致使档案利用与提供之间两者存在差异。

（三）服务理念相对滞后。高校档案管理人员在提供档案利用服务的过程中，大部分处于被动的状态，也无法意识到自身所肩负的职责，更多的等待利用者主动寻求帮助，利用者在应用档案资料的环节，提供者不能针对性沟通，未能在明确利用者应用需求以及用途的基础上提供有效的档案利用服务，这样的管理理念无疑是落后的，也不利于高校档案管理工作的高效开展。

（四）服务模式不科学。当下高校档案的利用效率相对较低，应用者更多的需要主动进入档案室查阅相关信息，满足信息的应用需求，这样的档案利用服务无疑是狭窄的，也很难满足应用者的档案利用需求，特别是档案室内大多均为档案原件，为纸质材料，应用者在应用档案原件的过程中，难免会给纸质材料造成破损，此外，应用者也必须按照档案室所要求的时间完成档案信息的查阅以及利用等各项工作，这就无疑受时间的限制，无法体现档案利用服务的高效性。

三、电子政务视角下高校档案利用服务的创新方案

（一）创新服务方式，逐步向现代化管理模式转变。第一，依托于电子政务，并借助信息技术手段，提高档案管理人员的服务意识，是以上三者实现有机结合，强化合作、有效沟通，在时机成熟后积极落实联机检索工作，保证交流的实时性，确保信息的共享性与互通性，重新配置档案信息资源，使资源管理方式得到优化，一改以往封闭式的管理模式，开发并有效利用档案信息资源，发挥其应用价值，加快数字化建设脚步，使之更能为应用者所接受，并为档案利用者提供有效的、高质量的档案利用服务。第二，在此电子政务不断发展的背景下，高校档案管理必须转变发展形势，利用数字化技术手段，改革传统的手工操作档案利用服务模式，发挥信息技术的应用价值，使得档案利用服务及管理更具现代化气息，满足时代的发展要求。第三，信息技术的推广为高校利用服务的创新提供了有效保障。所以，管理人员应当在档案资料的整合与归纳环节，有效利用计算机技术，完成档案资料的存储与加工任务，确保档案资料存储的安全性与可靠性，转变以往单一化纸质材料的存储模式，使得档案服务形式更加丰富，满足不同应用者的资料利用需求，不仅可以发挥档案资料的运用价值，还能大大提高服务水平。

（二）创新服务理念，逐步向主动型服务理念转型。第一，高校档案管理人员应当主动参与到高校编史修志工作中，体现档案资源的作用，也可发挥自身的价值，可结合档案中的内容，编辑专题性画册抑或是综合性文本，而后提供给学校其他教研人员，作为学校简介及招生简章，展现学校的独特风采。第二，提高档案管理人员的参与积极性，主动提供档案利用服务，同时保证服务质量。高校档案管理人员必须具有正确的发展理念，并培养全局性意识，在档案管理过程中不仅要确保信息存储的安全性，同时还要主动参与到与档案利用有关的各项活动中，利用信息技术手段，在校园信息网络平台上获取有价值的信息，日常工作中也要捕捉学校近期所发生的活动，整合为完整的档案资料，以供日后校内人员进一步利用，从而发挥其价值，也可为学校领导的决策提供方向上的指引。第三，主动为活动组织人员提供原始资料。学校在开展重大活动的过程中，通常都会加强宣传，宣传环节必然会应用各类档案资料，所以，档案管理人员应当主动发挥自身的作用，履行自身职责，加强与宣传人员的沟通，及时提供相关的档案资料，作为有效的参考资料，最终可将其编撰为专题画册，展现校园文化。

（三）服务内容的创新，使得内容更具应用价值。档案管理人员应当发挥自身专业优势，为校内教研人员提供管理、教学以及科研等各方面的档案利用服务，保证服务质量，在资料编研以及整合的過程中应当确保文字的高度概括性、内容的准确性以及问题的集中性，这样才能最大程度满足校内教研人员对于档案资料的应用需求。除此之外，也需对档案利用服务内容进行创新，特别是在信息技术不断推行的背景下，有必要将大内容分为电子文件、档案材料、复印件、图片视频、实物档案以及扫描打印等等，使得内容更加丰富，同时也会加快档案利用服务内容转型与创新的步伐。

四、结束语

综上所述，本文主要针对性分析了基于电子政务视角下的高校档案利用服务创新，主要提出创新服务方式、创新服务理念与创新服务内容，希望笔者的分析可为高校相关档案管理人员提供借鉴与参考，从而提高档案服务质量。

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