浅谈工程设计企业电子档案管理

刘婧

【摘要】本文介绍了企业电子档案的管理现状、存在的问题，结合工程设计企业电子档案的特点，分析导致工程电子档案收集和利用困难的原因，提出管理建议，为勘察设计企业的工程电子档案管理提供指导。

【关键词】电子档案;工程设计企业;有效利用;管理

一、概述

在工程设计企业中，各类工程项目产生的电子文件是企业生产经营的主要产物，也是宝贵的技术资源和知识财富。随着电子信息化的飞速发展，电子档案的优势日渐显著，电子档案可以实时接收，存档及时齐全，信息存储高效方便，有利于统一管理，可提高档案管理人员的工作效率，并且具有共享性。但电子档案也存在一些缺点，比如容易被更改，数据易丢失，对存储介质要求较高，对计算机软硬件环境依赖性强等。在信息时代背景下，电子档案已经广泛应用于项目管理中，如何有效地管理企业电子档案，使其更好地服务于项目管理和企业发展值得探讨。

二、当前企业电子档案管理现状

（一）与纸质档案长期并存。纸质档案比较稳定、内容真实可靠、保存时间长久，但整理纸质档案费时费力，占用存储空间较大，检索速度慢。电子档案正逐步替代纸质档案，但在未来一段时间内又无法完全替代。企业电子档案的管理方式有待改进，纸质档案与电子档案同时保存，导致企业出现存储重叠的现象。

（二）电子档案处于建立与维护阶段。目前对电子档案的管理只停留在基本的建档与检索阶段，信息化系统并不健全，档案管理人员未能积极参与电子档案信息化集成，且缺乏主动开发与运用档案信息资源的能力。企业应加强对档案管理人员关于信息集成化业务技能的培训，以适应电子档案信息化建设的步伐，为企业领导决策和企业发展提供服务。

（三）电子档案管理资金投入有限。部分企业对档案的管理只限于传统纸质档案，对电子档案信息化建设认识不足，投入资金也相对有限。电子档案不仅包括工程档案，还包括声像档案，如各类党政工团照片、项目现场照片以及企业重大活动的照片与视频等。电子档案的存储介质容易受多种环境影响而缩短寿命，保证适宜温湿度的同时还要具备防消磁、防污染等保护措施。

三、工程电子档案的特性

（一）专业性。工程电子档案一般涉及了诸多阶段，且每个阶段可涉及多个专业。就我公司而言，工程项目一般包括初步设计、详细设计、施工图设计、施工、竣工验收等阶段，每个阶段还可涉及工艺、管道、仪表、电气、电信、结构、建筑、环境、消防、设备等多个专业。

（二）成套性。工程项目是一个包含若干阶段的完整项目，整个建设过程需要一套完整的工程电子档案来反映。因此，电子档案要收集齐全，建立成套的、完整的工程电子档案才更有价值。

（三）电子信息特性。工程电子档案是在计算机及各类软件的基础上产生的，因此具备电子信息的相关特性，比如，占用空间小，收集整理简单快捷、容易储存与共享，方便修改等优点。但也存在很多缺点，比如容易删除，容易损坏，难以保证和纸质档案一致。

四、电子档案管理普遍存在的问题

（一）完整性问题。大多数勘察设计企业生产、经营和管理活动中产生最多的电子文件主要是文本、表格以及 CAD图形文件。随着企业业务的不断拓展，各类电子文件的大量产生给企业电子文件的归档和管理带来很大困难。目前，我院电子文件的归档主要是由设计人员移交至档案管理人员，存在归档不及时导致的文件不完整情况。

（二）安全性问题。电子档案容易被复制改动，造成信息的流失，因此，在企业电子档案管理中最重要的内容就是如何保证电子档案的存储安全。我院档案管理人员将项目电子文件内容逐条挂接到档案管理系统中，随着电子文件的日渐增多，服务器存储空间也需要不断扩大，从而导致安全隐患较多。所以，我们把电子文件同时进行了光盘离线备份，形成大量的光盘档案。虽然这种异质备份的方法可以减少电子档案丢失损坏的风险，但光盘的存储容易受外界环境的影响，并且光盘中档案再利用时也比较麻烦，降低了档案资源的利用率。因此，我们需要平衡服务器的存储空间以及电子档案的利用率，从中寻找到解决此问题的最佳方法。

（三）有效利用问题。档案的保存价值在于提供利用，设计人员借阅纸质档案费时费力，电子档案的需求也逐渐增加。传统的档案管理模式已经不适用于电子档案管理，会造成电子档案的利用率低，损失其应有的价值。以电子档案的存储介质为例：把电子档案离线保存到光盘中，再检索利用时比较麻烦，如果采用数据库的方式，实现设计人员线上借阅查看，可以有效提高电子档案的利用率。

五、工程电子档案的管理建议

（一）基于知识管理的档案管理。传统档案管理主要是收集、保存企业生产经营产生的实体资料，并对这些企业自身的文件、档案进行管理。电子档案具有流通性强，灵活性高等特性，传统的管理思路无法实现资源的有效利用。因此，必须从知识管理的角度出发，提升管理理念，增强有效利用档案资源的意识。知识管理要求在企业信息化建设中加入档案信息化管理业务流程，将文件产生、流转、归档、保存、信息录入、升版替换的全过程纳入信息管理系统中，形成一套完整的信息归档系统，整合文件流与业务流，构建一个以知识作为产品的服务体系。

（二）实现电子文件的完整收集。传统的档案管理模式不能实现对文件的连续管理，容易造成文件流失，从而导致电子文件收集不完整。企业需建立完善的生产管理信息系统，尽快实现自动抓取项目管理和工程设计中的相关信息的功能，根据电子图纸上的信息自动分类整理，并按项目、专业、主项建立目录结构，既能简化电子文件的归档流程，省略了档案人员手工挂接的工作，也保证了纸质文件与电子文件的一致性。

（三）提高档案管理人员业务能力。传统的实体管理模式已经不适用于电子档案的管理，必须开发智能化管理，扩展至内容、知识、组织乃至人员层面。这也就要求档案管理人员从实体档案管理的思想中解放出来，逐步转换成信息管理、知识管理，由物理控制转变成智能控制。改变传统纸质档案查询借阅的局限性，建立企业知识库，实现线上借阅浏览，最大限度提高电子档案的利用率。

【参考文献】

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[3]陈雁南.勘察设计企业工程电子档案的管理和利用研究[J].电力行业信息化优秀论文集，2013：221-227.