工程建设项目档案管理探讨

倪小红

【摘要】在工程建设中，项目档案管理发挥着重要的作用，因为它能为企业提供所需要的各种信息资源，包括审批文件、勘察、設计与施工方面的资料，如果一个企业没有档案管理，则企业的效益就不能得到增长。本文论述了工程建设项目档案的问题，针对问题提出相应的解决对策。

【关键词】工程建设;档案管理;问题及措施

一、工程建设项目档案管理的现状问题

近几年，随着中石油建设项目的快速发展，项目负责人认识到了项目档案管理的重要性，但在此之前，项目档案管理发展十分缓慢，因为项目管理人员只注重工程的质量与速度，却忽视了项目文书的重要性，也未意识到档案管理的重要性，所以档案管理人员没有落实自己的职责，现场的施工文件存在不完善的情况，人员资料变动较多，却不能及时更新，也不能及时收集与整理各项资料。另一方面，档案管理人员对现场的资料、文书等监管力度不够，这就造成企业档案存在残缺，归档不完整，数据错误的现象，使得项目档案管理的作用不能得到真正发挥，使用率下降，不能促进企业经济效益的增长。

二、工程建设项目档案管理采取的措施及对策

（一）加大依法管理档案力度。近几年来，我国制定的档案法律法规逐步得到完善，尤其是在颁布了《档案法》之后，我国的各个省市相继出台了一些适合本地发展的地方性法律法规，用于规范档案管理的行为，在工程建设方面，国家出台了《档案资料管理暂行办法》。另外，21世纪初，出台了几项具有说服力的文件，比如2001年出台的档案管理规范，为档案管理营造了更加良好的环境，同时也为建立健全项目档案打下了基础，是工程质量管理的重要内容。

（二）健全档案管理工作机制。档案管理部门需要与其他相关部门积极配合，使其达到预期效果。根据相关规章制度，需要在工程项目中成立档案管理小组，并在小组成员之间形成网络，加强对文件材料的管理，并建立相关人员的责任制度和奖惩制度，明确人员的岗位职责，加强对人员的考核，发现错误行为需要予以一定的惩罚措施，加强监督管理，使工程项目的承包单位、设计单位与施工单位都对档案管理工作引起重视，把它当作一项工程任务来承担，把档案工作纳入工程质量领导体制，明确领导法人制度和合同监理制度。

（三）明确职责，形成档案管理网络。项目档案管理人员要认真履行自己的职责，并形成档案管理网络;在近几年，项目负责人明确了自己的职责，对于档案管理工作安排合理，配备了专业人员管理档案，并实现了全面管理，项目中分设了项目经理与项目成员，由项目经理负总责，把档案管理列为自己的职责范围内的工作，并且加强其他各部门、人员对项目档案管理的监督，包括监理单位与施工单位，指派专人负责项目档案，并对档案进行跟踪管理，实时监控，保证档案管理跟得上企业和现代社会的发展，保证人员都积极参与到档案管理的工作中来。

（四）健全项目档案制度，全程控制管理。要想保证档案文件保持完整性和准确性，需要系统提供坚实有力的保障制度。比如成立一个档案中心，将档案文件都归档到各项制度的考核当中，将项目档案也作为考核的标准，充分发挥这一行为的激励机制作用，这是提高项目文件归档质量的重要手段。对项目档案管理进行全面控制与监督，近几年企业建立了一些关于档案管理的规章制度和奖惩制度，可以积极发挥档案的作用，提高对档案管理的重视度;另外要加强项目档案管理的培训，定期对相关人员组织培训，提高他们的专业知识和技能。在每年的某一阶段，公司的档案项目负责人与监理单位一起，都要对相关档案、文书和资料进行管理，形成行之有效的档案管理制度。2015年分别出台了几项文件，包括档案归档规定，项目档案竣工管理办法和归档要求，2017年也相应出台了部分文件，用于规范档案管理，包括考核标准和编制表，这些文件的出台保障了公司中各部门的管理职能，使档案管理有更清楚的保管规则，人员对档案管理更加有章可循，各部门职责分明，档案管理制度的建立也提高了档案管理的效率。

（五）抓好工程项目档案的过程管理工作。由于工程项目档案管理涉及到的方面非常多，也贯穿于整个工程建设的全部，为了保证项目档案管理与工程建设相适应，需要做好工程项目档案管理工作的过程管理工作，尤其是在项目建设前期，人员要遵循档案文书形成的规律，不能违背该规律，对工程项目进行合理规划，做好档案收集工作，如果收集的时间不到位，那么可能会给工程带来不可估量的损失。在档案工作的验收时，需要按照国家有关规定，进行项目档案竣工验收工作。档案管理人员要对档案管理工作具有高度的责任心和使命感，以便最大限度地发挥档案在经济建设、社会发展中的巨大作用。档案管理人员要切实负起责任，依法履行好对基本建设项目特别是对重点建设项目档案的指导、监督职能，从而确保工程档案管理的完整性、系统性与安全性。

（六）加强档案管理工作人员的技能培训。工程中来自监理方与施工方的人员较多，他们的水平参差不齐，做好档案管理工作，就需要保证人员具有较高的业务知识水平和丰富的实践经验，因此，需要管理人员加强对他们的培训，单位可以通过多种途径对他们进行档案管理培训，向他们介绍档案管理的法律法规和相关制度，对项目档案的收集、整编以及移交程序进行详细说明，从而提高档案管理水平。

三、结束语

总之，工程建设项目档案管理能够为企业决策提供重要的依据，规范企业中的管理行为，对企业的施工活动进行真实记录和反映，我们需要提高对工程项目档案管理的认识，提高档案管理的重要性，这样才能保证企业和社会效益的增长。

【参考文献】

[1]杨秀华.石油工程建设项目档案管理探讨[J].办公室业务，2018（7）：93-94.

[2]郭丽青.工程建设项目档案管理创新探讨[J].城建档案，2018（5）：42-43.