浅谈财务共享模式下的信息化建设

张舟

摘 要：随着我国经济的快速发展，企业规模越来越大，业务越发复杂，企业集团不断涌现，对企业财务管理水平提出了更高的要求。财务共享模式作为一种集约化、专业化、高效化的财务管控模式，在企业管理实践中得到了越来越多的应用。结合财务共享信息化领域工作经验及相关文献资料，对财务共享模式下的财务信息系统建设进行探讨。

关键词：财务共享;信息化;财务信息系统

中图分类号：F275        文献标志码：A      文章编号：1673-291X（2019）18-0105-02

财务共享是指标准化财务活动流程，应用信息技术，将企业各个经营实体的财务活动整合到财务共享服务中心统一处理，从而规范财务核算，提升管理效率，降低管理成本，提升财务信息质量，增加企业价值的财务管控模式。财务共享的概念最早起源于美国，并在福特汽车、通用电气等企业率先得到应用。我国企业接触财务共享概念较晚，但随着国内经济的快速发展，企业规模不断扩大，信息化水平不断提升，越来越多的国内企业，诸如中兴通讯等通过设立财务共享服务中心集中处理财务业务的方式提升了集团财务的管控力度与服务水平。

在财务共享模式下，财务人员不再按照经营实体单独配置，而是集中于财务共享服务中心提供财务服务。财务人员分工不再基于经营实体，而是基于业务内容。同类业务的集中处理提升了财务管理的專业化、标准化水平，也为同类业务处理效率的比较和考核提供了可能。财务共享模式产生了业务单位与财务单位的地理分离，报账流程与纸质单据的审批分离，对业财流程监控和数据统计分析提出了更高要求。可以说，财务共享模式成功实践的关键在于强有力的信息系统支撑。本文根据财务共享管理水平，将财务共享模式划分为核算共享、业财共享、决策支持三个阶段，对财务共享模式下的信息化建设进行了探讨。

一、财务共享信息化建设——核算共享阶段

在传统核算模式下，集团各个经营实体配备自己的财务人员，同一财务人员处理多类财务工作，效率低下，各单位分别核算，标准不一，系统不一，财务信息可比性低，不利于经营分析。在财务共享模式下，企业通过设立财务共享服务中心，将分散在各个业务单位的财务人员集中起来，同一财务人员仅处理一种类型的财务工作，标准统一，专业快捷，可比性高。

在该阶段，信息系统建设的首要任务为统一会计系统、统一会计政策、统一会计科目体系，统一财务系统报表设置。集团企业应指定唯一的会计软件用于所辖经营实体的会计核算，保证财务核算标准、核算操作、数据出口一致。集团企业应将统一的会计科目体系部署于会计系统，应用统一的会计科目辅助核算维度，以统一标准核算各业务单位的同类业务。集团企业应将外部及内部报表模板部署于系统，实现公式自动取数，报表自动生成。经过该阶段的信息化建设，集团所辖经营实体的会计信息集中于一套财务信息系统，执行一套核算标准及会计政策，财务信息质量可比性与相关性大大提升，财务工作自动化程度显著提升。

二、财务共享信息化建设——业财共享阶段

核算共享阶段的变革局限于财务部门内部，业财共享阶段的变革则突破财务部门，深入业务领域。在该阶段，财务系统与业务系统集成不断完善，财务系统信息依据前端业务系统信息自动生成，报账纸质单据与电子流程产生时空分离。

在该阶段，业务系统与财务系统的有效集成尤为关键。一要统一业财数据标准，将财务核算需要的信息固化于前端业务流程表单，完善相关的会计自动配置，保证会计信息全面准确生成。二要实现业财流程系统固化，通过梳理和统一企业集团各类费用的资金审批权限，将审批流程配置于系统，实现电子流程自动流转。三要完善电子影像签名功能。业财共享阶段，审批人不接触纸质单据，仅仅依靠电子流程影像附件信息判断完成事项审批，流程的合规性和安全性极为重要。企业有必要在财务系统后台部署电子影像签名功能。系统经办人环节应固化各类费用报账的电子附件标准要求，应用发票OCR识别技术抓取票据信息，实现业务信息自动填写，提升电子流程质量。系统审核人环节应配备加密UKEY，审批人在通过身份认证的前提下才能完成流程审批，提升流程审批安全性。四要完善条码功能，通过系统功能自动生成带有条码的报账单据及会计凭证，财务人员通过扫描条码记录纸质单据、电子流程的流转过程，提升单据流转效率及同步性。

三、财务共享信息化建设——决策支持阶段

在此阶段，财务共享模式的运行已经高度顺畅，管理制度完善，业财高度融合，业务系统与财务系统的集成已经基本完成，财务共享服务中心建设的重点由理顺业务变为激励与分析。在财务共享模式下，会计核算工作分工基于业务内容而非业务实体，同一类型财务人员所处理的单据在费用类型、审核标准、核算要求方面高度一致，可比性强，为横向对比和考核激励提供了条件。经过专业化、标准化的训练，财务内部潜能挖掘已近极限，从业财合作角度出发成为财务服务效率进一步提升的关键。

在该阶段，业财运营监控平台及决策支持系统的建设成为关键。业财运营监控平台通过抓取电子流程在系统流转各环节的审批时长，退单次数、退单原因、差错凭证数、财务人员月度单据处理数、财务人员月度凭证生成数等数据，实现对报账流程的全过程监控，并通过与事先录入系统的各项效率标准相比较，分析业务单位的合作水平及财务单位的服务水平，自动生成相关统计图表，为部门及个人业绩考核及激励提供了依据。决策支持系统则更侧重于统计分析。依托高度集成的业财系统，决策支持系统能够穿透业务与财务数据，自动抓取和关联关键业财指标，模拟业务指标对财务指标的影响，实现效能动因分析。

四、财务共享模式下信息化建设的关注点

1.理清系统与业务的关系。在财务共享模式下，高度集成的企业级业财系统决定了系统建设必然是非常横向的工作，需要业财人员的通力配合。在系统建设实践中，业务人员往往局限于本职工作与部门思维，对财务单位牵头的信息系统建设参与意愿低，投入精力少，导致信息系统建设困难重重。因此，财务共享模式下的企业级业财系统建设必然是“一把手工程”，需由企业高级管理层牵头领导，逾越系统建设中的业财横向壁垒。系统建设之初，管理层应召开信息系统建设启动会，明确项目横向协同范围及项目人员。若信息系统建设涉及业务部门，应建立财务部门与业务部门间的“大协同”;如若仅涉及财务部门，应建立财务部门内部的“小协同”。明确各项业务联系人，明确业务人员的在系统项目建设中的职责和工作优先级，保障业务人员能够充分参与信息系统建设的各个环节，业务问题能够得到及时沟通解决。信息系统建设应充分考虑业务需求，充分获得业务人员认可，避免后期系统交付功能与业务实践差别过大，导致系统难以推广、重复开发、资源浪费。

2.理清系统与制度的关系。制度流程的系统固化是规范业财流程、提升业财效率的有效手段，也是信息系统建设的重中之重。通过制度流程的系统固化，可以减少人工审核的主观性，使得不合规范的单据无法流转到财务审核环节，提升单据质量，实现管理前移。在系统建设过程中，制度梳理应先于系统建设。一方面，通过制度梳理能够熟悉业务实践，扫清业务盲点;另一方面，通过制度梳理能够发现现有制度流程的缺陷，推演出更贴合业务需求的新制度流程。新制度流程应着重解决关键问题，避免与现有制度流程差异过大，难以落地。充分的制度梳理和制度优化能够使业务人员、财务人员及系统开发人员从企业全流程角度思考信息系統建设，减少系统建设过程中零星局部的讨论，减少后续制度变动导致系统开发反复修改的风险，避免系统建设成果存在内控缺陷，提升系统开发质量。

3.理清系统与系统的关系。高度集成、高度协同是财务共享模式下企业级信息系统的突出特点，企业应关注信息系统的顶层设计，通盘考虑各个系统之间的关系。系统间关系主要体现为纵向关系与横向关系。纵向关系是指不同系统或模块服务于业务流程的前后环节。在纵向关系中，应关注数据来源与数据标准的一致性，明确数据映射关系，避免一套系统多个口径所导致的数据清理及无效分析问题。横向关系是指不同系统或模块可能覆盖同一类业务，或者为同一业务提供支撑。在横向关系中，应关注系统功能业务范围的划分，避免系统功能重复开发的投资浪费以及同一业务多入口导致的标准不一问题。

4.理清系统建设各环节的关系。信息系统建设通常包括可研编制、需求调研、系统开发、功能测试、实施推广五个阶段。财务共享模式下的信息系统集成度高，项目建设周期冗长，缩短项目周期，推动信息系统尽快上线成为降低系统建设成本，及时满足业财需求的关键。系统建设各阶段并非简单的前后衔接关系，而是可以同步开展。在前期可研编制、需求调研阶段，可同时清理收集功能测试、实施推广阶段所需的系统基础数据（如人员身份信息、银行账号信息、合同信息、项目信息等），在阶段性功能开发完成时可同步开展阶段性测试工作，从而减轻项目全面上线测试推广阶段的压力，确保系统建设项目按期高质量交付。

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