机关档案管理的问题及对策

赵彬

【摘要】在机关公务工作中，逐渐形成大量的档案资料，是真实记录机关公务工作的重要凭证。但是从机关档案管理现状来看，还存在一些问题，还需要不断加强档案管理。本文从机关档案管理现状中分析存在的问题，并提出提高管理的对策建议。

【关键词】机关档案;问题;对策

档案作为不可或缺的社会资源，尤其是機关的档案资料，记载了工作、公关等活动详情，这是今后开展工作的重要依据。因而，加强对档案的管理，是每个档案管理工作者的重要责任和义务。但是现阶段我国的档案管理工作，还存在许多的问题，需要档案管理工作者高度重视，发现工作中存在的问题，并积极改进，进而提高管理工作的质量和效率。

一、机关档案管理现状

机关档案管理是提高机关档案利用率的重要手段，从机关档案管理现状来看，在管理中还存在各种问题。主要体现在如下几个方面：

（一）管理制度体系不健全。目前我国的机关档案管理在管理的过程中，缺乏完善的制度体系。主要体现在机关档案管理从收集、整进、移交等缺乏分工，责任不明确，岗位落实不到位，缺乏系统化的流程管理，造成归档不及时，保存不完善、遗失等现象严重，阻碍了档案管理的规范化发展。

（二）资料利用率不高。机关档案一直受到法律保护，尤其是有关业务开展的部分资料，都有保密要求，部分机关档案不能列入到政务信息公开范畴之内。这些档案资料仅供内部工作需要使用，对于档案资料的利用来讲，受到许多的限制，同时使用时的审批流程严格、繁琐，导致使用率下降。

（三）信息化建设水平低。对于机关档案管理来说，由于受到管理经费的限制，资金缺乏是最大的困境，进而导致档案管理缺乏精细化。而且在信息时代，档案资料的数字化管理是发展的必然趋势，然而对于现阶段的档案资料数字化著录整理，还严重缺乏，信息化建设缺乏统一标准、规范，尤其是信息化平台建设的缺乏是关键因素。导致信息化数字的保密度不高，意识缺乏，影响了档案管理的进一步提升与发展。

（四）管理队伍有待加强。虽然大多数行政单位已经意识到机关档案管理的重要性，对其管理工作投入了相应的资金，但是对档案管理团队缺乏建设，进而使得机关档案管理发展相应滞后。

二、提高机关档案管理工作水平的有效措施

（一）完善档案管理制度。完善机关档案的制度建设，是提高管理工作的基础。完善机关档案的管理工作，首先，要根据各行政机关之特点，对其进行收集、归类、整理、归档、保存以及调阅、利用等相关工作，对其制定出相应的管理制度，尤其是档案资料的流程处理、应归档的范围介定，可管的年限、分类别项以及资料安全等，相关工作的管理规定进行细化。其次，有序开展机关档案管理工作，必须在管理质量、控制措施方面严加管控，运用目标化管理方式提高其管理水平。

（二）提高档案管理业务水平。把档案进行收集之后，再整理、归档，这是机关档案管理的基础工作，也是工作之重点，把这些工作进行细化，方便档案的查询及利用。首先，要先明确内部档案资料需要归档的范围和需要保管的时间，在归档时确保档案资料的完整性，在整理档案的过程中，要把文书档案与电子档案同步进行保存。其次，要做到立卷和组卷的规范性、科学性，对其进行科学的分类编目，把档案的题名、归档、保存年限、编辑文号、排列序号等进行规定。最后要确保档案资料的安全性，所有的档案都要进行加密保管，提高保管的安全性。

（三）加强档案利用率。档案管理主要是为了方便使用，进一扩大档案信息的公开范围，把与政务信息不相干的非机要保密档案，进行最大限度的公开化，鼓励社会大众借阅、使用相关资源。其次，注重档案资料的编辑、研究工作，把机关档案中的信息资源进行深度挖掘，把资料内容与大众需求相结合，对此进行专题编研，为社会大众、机关工作、业务需求等提供全面的参考。

（四）加强管理队伍建设。对于机关档案管理工作人员来说，加强队伍建设首先要加大人力资源的投入，人力资源配备充足是管理之基础。加强对管理人员的培训及学习，对业务能力、管理能力以及服务能力等各个方面展开全方面的培训工作，通过对基础理论、业务能力、职业素养等各个方面的提升，完善档案管理人员的知识结构，增强服务意识，培养全能型的管理人员，是机关档案管理队伍建设完善的有效途径。

（五）注重管理信息化建设。在信息化时代加强机关档案的信息化建设，是提高管理质量、效率，体现档案资料价值有行之有效的策略。把行政机关的电子政务、办公的自动化系统和档案管理的信息化建设相结合，是确保数字档案规范化、标准化之基。运用信息化是实现自动收集、编目、保存、查阅等行之有效的方式。同时为了确保其安全性，可以采用双套备份、异地备份等多种手段，确保资源不流失和提高其安全性。

三、结语

总之，机关档案的管理是政府机关不可或缺的组成部分，对各项政务的开展有极其重要的意义。然而现阶段档案管理工作存在的问题要加快改进，才能有效的提高档案管理质量和效率。

【参考文献】

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[2]潘影.机关档案管理工作中存在的问题及对策探究[J].黑龙江档案，2016（05）.

[3]孙丽萍.浅析机关档案管理工作中存在的问题及对策[J].办公室业务，2016（13）.