档案管理信息化面临的问题及对策

高红霞

【摘要】现代社会信息技术正日新月异地发展。在目前的档案管理工作中，信息技术正逐渐占有重要的比重，档案管理的信息化可以提高工作效率，而且能够提高档案工作的服务水平。本文从实际工作出发，对档案管理的信息化进行深入分析，阐述档案信息化管理的必要性和存在的不足，并提出相应的改进措施。

【关键词】档案管理;信息化;对策

档案管理信息化是指使用计算机技术手段，同时借助网络技术，按照相关的制度规定，对档案资源进行全面分析和有效管理。目前来看，基层档案管理信息化还未得到全面普及，因此，档案的信息化管理方式有待提高和改进，但是在实际的工作中，档案管理的信息化并不等同于档案的数字化。

一、档案管理信息化的背景

（一）档案管理信息化的内容。档案管理信息化是在传统档案管理的基础上，全面收集档案信息、完整存储档案信息、快速查找档案信息，利用信息技术，遵循工作中的相关规定，对档案进行快速、高效的管理方式。档案管理信息化包括四个方面的内容：一是档案管理信息化系统的开发;二是档案管理信息化的标准建立;三是档案管理信息的建设;四是档案管理人员水平的提高。

（二）档案管理信息化的特征。与传统的档案管理方式相比，档案管理信息化具有时效性、开拓性、效益性。档案管理在信息技术的基础上，能够实现档案管理的及时更新，在对信息进行采集、存档、管理时能够快速、高效完成档案管理工作。加入信息技术后，档案管理可以对存档的全部档案信息进行整合和分类管理，同时能够全面提高档案的使用价值。

（三）档案管理信息化的必要性。档案管理信息化能够将档案信息在社会中更广泛更全面传播，还能充分发挥档案本身信息存储的作用，通过计算机的技术建立档案信息管理系统，在档案管理系统中完成档案信息的建立与扩建，检索、分析的作用，能够全面提升档案信息的使用效率。

二、档案管理信息化面临的问题

（一）档案信息管理人员水平有待提高。目前，档案管理部门存在着管理人员短缺，整体管理水平有待提高的问题。尤其短缺专业的信息化人才，有信息化专业知识背景，又兼具档案管理的人才少之又少，从而导致配置的信息化设备没有发挥最大的作用和价值。比如在电子文件和档案信息的采集、存储、维护上，如果档案管理人员对信息技术不够了解，工作效率低下，就无法充分使用档案资源中数量巨大的信息。

（二）基础设施落后。随着我国经济的发展以及科学技术水平的不断提高，我国一直在增加对信息化项目资金的投入，能够有效解决档案信息化管理中关于资金紧张的问题。但是档案管理工作有其特殊性，可以看到档案管理的基础设施还存在一些问题。由于档案的信息化管理需要数量巨大的服务器与存储器，需要用于档案录入和管理的专业软件，需要档案管理网络的日常管理与维护，从客观上档案管理的资金投入不仅是硬件设施，也需要全方面的资金维护，但是目前无法提供全面维护的资金需求，导致基础设施陈旧落后。

（三）纸质档案与电子档案并存。目前，电子档案在日常的档案管理工作已经常态化，但是纸质文档也没有被取消。在档案管理工作中二者同时存在，在进行档案保存时，会形成两套档案，实行双轨制。但是有些单位由于基础设施落后，导致计算机存储的容量受到限制，在接收新电子文件后，删除原有的电子文件，有可能丢失一部分文件，导致电子档案信息不完整。而纸质档案盒电子档案同时归档，增加了档案管理的工作量，也使档案管理的难度增加。

三、档案信息化管理的对策

（一）提高档案管理人员的综合素质。档案管理人员在档案管理系统起着至关重要的作用，因此应全面提高档案管理人员的综合素质。首先，在思想上要使档案管理人员重视档案系统建设，加强档案信息化管理的意识，才能更好完成档案管理工作。其次，全面提高档案管理人员的业务水平，通过定期培训，使得档案管理人员掌握更加专业的技术知识，做好档案信息化管理工作，也要做好档案管理的日常维护。

（二）加强档案管理基础设施的投入。档案管理部门应该加大对基础设施的资金投入，及时更新计算机、存储工具、服务器、路由器、扫描仪等硬件设备并不断更新档案信息化软件管理系统。另外档案管理部门，应根据档案资料的不同类型使用多媒体信息技术和3D可视技术，使传统的纸质档案能够通过多媒体的形式表现。

（三）对纸质档案和电子档案的双轨制管理。目前，电子档案存储技术已经比较成熟，可以运用到实际工作中。现阶段，档案管理部门实行纸质档案与电子档案的双轨制管理，也需要对双轨制进行改革管理。一方面不可能完全放棄纸质档案的归档，另一方面可以将具有研究价值的档案文件进行电子化存储，一般价值的纸质档案进行普通归档。这样就可以提高档案管理效率，逐步提高档案管理人员的业务水平。

四、总结

在当前档案管理工作中，档案信息化管理是一项举足轻重的工程，需要对档案管理人员不断加强档案管理信息化的意识，在制定相关规章制度的基础上，实行档案管理信息化的创新，从而提高档案管理工作的效率和服务水平。

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