大数据信息技术在档案管理中的应用探讨

黄炳辉

摘要：单位档案管理的好坏其中一个重要的标准是看档案的利用程度，而单位档案利用又是档案管理的目的。随着当前科学技术的发展，互联网的普及，大数据信息技术逐渐地被应用于各行各業中，改变着人们的工作和生活方式。而由于大数据信息技术的应用，对于档案管理工作也有着一定的影响，能够改变传统的档案利用模式，拓宽档案内利用的范围，推动档案管理的发展。但由于人们对档案管理中的大数据信息的应用没有太多的经验，所以也会导致一些问题的发生。所以就需要我们做好大数据信息以及档案管理的分析工作，进而加强大数据信息技术在档案管理工作中的应用，进而推动我国的档案管理工作的发展，推动我国档案管理同科学技术的结合。

关键词：大数据信息技术;档案管理;应用

中图分类号：G271 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2019）012-0080-01

现阶段下，档案管理在社会发展中的作用越来越高，但随着当前我国的经济的不断发展，想要提高我国的档案管理就要做好同大数据信息技术的相结合，将大数据信息技术应用到我国的档案管理中去，充分发挥大数据信息技术的优势，推动我国档案管理的转型。

一、大数据信息技术以及档案管理研究分析

随着我国现阶段的国民发展，各个单位所产生信息资源也都在逐步的增加，这就代表着各个单位内档案数量以及档案种类也在逐渐的增加。随着我国科学技术的发展，现在的档案也变得多样化了，既有传统的纸质档案也有电子档案，而电子档案里也增加了图像档案，声频档案和音频档案。但是随着档案数量以及档案种类的增加，也就导致了我国当前的档案管理工作难度的增加。所以就需要提高我国当前的档案管理工作的效率，将档案进行集中化管理。

而现阶段下，大数据信息技术在数据分析、数据处理以及数据储存方面存在一定的优势，能够提高档案信息资源的处理速度，改变当前我国复杂的档案管理形势。所以大部分单位都开始慢慢的将大数据信息技术应用在档案管理上来。并且在此基础上建立了档案管理系统，提高了档案利用的效率。

大数据信息技术主要由数据分析技术、数据处理技术、和数据储存技术组成。在大数据信息技术的应用中，这三种技术都可以在档案管理中被应用。

数据分析技术是主要是帮助档案管理人员将档案信息进行整合并且进行集中管理，可以降低档案管理成本的一项技术。数据处理技术则是可以帮助档案管理人员为使档案能够集中化管理规范档案的格式，如将纸质档案经过扫描技术进行数据格式的转化，将纸质档案转化为电子档案，这样才能够方便档案进行统一集中化管理，此外储存在CD、u盘以及其他储存工具中的一些档案也需要进行转化，才可以进行统一管理数据储存技术则是可以提高档案的储存数量，通过工作人员把档案信息进行压缩处理，然后在上传到云储存终端中，这一技术减轻了档案管理的空间压力。

二、提高大数据信息技术在档案管理中的应用

（一）构建云端储存

大数据信息技术中最基础的环节就是要有足够大的空间来储存大量的数据信息以及各种档案，如果空间不能够满足最基本的数据信息的储存，就容易引起信息的缺失。所以应用大数据信息技术首先就是要建立一个空间足够大的云端储存终端。由于云储存的方式，将数据信息以网络语言的形式储存在终端系统里。而这种储存方式，不仅可以加强档案数据的安全，还可以根据用户的需求进行一定的分析，从而提高服务的质量。

（二）提高数据分析能力

大数据信息技术在档案管理的应用中，最突出的一个特点就是可以对所储存的信息进行系统的分析，从而发掘出大数据信息背后的价值。档案管理人员可以依靠大数据信息技术中的数据分析技术对于用户的需求进行一个系统的分析，从而得出用户的需求，然后再以多种优质的服务满足客户对于不同信息的需求。大数据信息技术中数据分析技术的应用能够推动档案管理的服务质量的发展。

（三）加强数据检索能力

在过去的档案管理过程中，由于纸质档案的检索太过于复杂，虽然经过了一系列的发展，但仍改变不了自身所存在的弊端，大数据信息技术在档案管理上的应用，能够提高用户检索体验。大数据信息技术通过将信息进行系统的分类然后在进行统一集中的管理，而用户则可以在统一的数据库里通过大数据信息技术进行搜索，然后找到自己所需要的信息，这在一定程度上提高了信息检索的速度。

三、大数据信息技术在档案管理中运用的注意事项

（一）坚持实事求是

随着当前我国大数据信息技术的发展，以及互联网技术的发展，大数据信息技术逐渐的同其他的高新技术进行融合，如同互联网技术、人工智能技术等高新技术的融合，这在一定程度上推动了大数据信息技术的发展，加强了大数据信息技术的信息处理的能力。所以，档案管理人员在使用大数据信息技术进行档案管理时，应该使用动态眼观来看待大数据信息技术，同时应该根据自己实际的工作情况来进行有选择的大数据信息技术应用。

同时在引进大数据信息技术，在档案管理上的应用之后，相关单位应该加大对于档案管理工作的支持力度，同时还要做好档案管理人员有关大数据信息技术的知识的宣传，积极培养大数据信息技术的专业性人才，引进比较先进的大数据信息技术相关的设备，提高单位的大数据信息技术应用水平。

（二）注意大数据信息技术应用的系统性

大数据信息技术是一种系统性比较强的技术，如果在某一环节除了问题，那么就容易影响整个技术的运用，所以当大数据信息技术在档案管理中得到应用时。相关单位的工作人员在进行档案管理工作时，应该从大数据信息技术的整体上进行系统的应用，这样才能够发挥出大数据信息技术的最大优势。

同时各个单位应该做好相应的培训工作，还要分析出档案管理工作各个要素之间的关系，从而实现系统的宏观的进行档案管理。此外，档案管理部门也应该加强同其他部门的联系，做好各种信息资源的管理，还要提高档案的服务质量。

四、结语

随着我国当前国民经济的发展，科技发展水平的不断提高，人民逐渐的将科学技术应用到各行各业中去。大数据信息技术在档案管理中的运用能够解决传统的档案管理自身所存在的弊端，所以将大数据信息技术运用到档案管理中去，对于我国的档案管理的发展有着重要的作用。