高职院校人事档案信息化管理研究

黄昆

摘要：近些年来，国家越来越重视档案工作，各地主管档案的部门也开始对高校的档案工作进行检查，评星级。高职院校人事档案信息化建设是档案管理工作的一次变革。本文從介绍高职院校人事档案信息化现状着手，分析出其在人事档案信息化工作开展中存在的不足，由此提出了几点建议。

关键词：高职院校;档案信息化;管理

中图分类号：G270.7;G717.24 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2019）012-0079-01

一、高职院校人事档案信息化现状

人事档案管理工作，是党和国家干部工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分。它为国家选举贤能，知人善任提供了重要依据，也是为社会主义现代化建设服务的。随着我国信息化进程的加快推进和高校不断的发展，我国高校的人事档案管理将面临管理体制、管理方法、管理技术、管理理念的全面挑战，必须要重视加强人事档案管理信息化建设，才能应对经济快速发展和社会进步，这也是全球科学技术迅猛发展的时代要求。但是随着改革开放和经济的飞速发展，一些新的问题挑战着传统的纸质人事档案管理工作，伴随着淮安市高校的蓬勃发展，教职工不断增加，导致传统的人工管理人事档案工作已经适应不了学校的飞速前进，建立一套适合自己本单位运行的人事档案管理信息系统，使人事档案信息实现信息化、数字化管理，提高工作效率，保证工作质量己势在必行。许多高校的人力资源管理工作基本还依靠手工操作，EXCEL辅助系统，工作人员主要集中于处理日常的事务性、操作性工作，很大程度上影响了人力资源管理各专业只能的发挥，这种人力资源管理模式和手段对学员的业务发展也无法起到积极的支持和推动作用。为了降低工作失误、提高工作效率、优化人力资源管理和不断满足高校办学规模日益扩大的需求，计算机网络技术在高校人事档案信息管理中应用计算机网络技术，可以便捷生成各种类型的统计报表进行数据分析，从而确保为高层管理决策提高准确、及时的数据信息。

二、高职院校人事档案信息化管理存在的问题

1.档案管理机制陈旧，档案观念淡薄

随着互联网技术的不断发展，网络化办公条件越发成熟。目前高职院校比较重视宣传，招生，教学这块，对档案工作重视不够。高职院校人事档案部门，有的是设立在人事处，有的是和组织部合并办公。专门从事档案工作的人员较少，大多数是兼职。这些人人力资源专业毕业的少，学历层次不高，年龄相对偏大。开展档案信息化工作接受能力低，使用设备利用率偏低。领导对档案工作重视度不够，全校师生档案观念薄弱。

2.各高职院校合作程度不高，管理方式陈旧

目前各大院校对于档案管理工作各自为政，缺乏合作。不利于资源共享，对一些公共的信息不公开，没有统一的协调。对于档案工作，各大院校之间缺乏交流，不互相学习，闭门造车的多。系统兼容性低，或者不兼容。没有统一的文件或者规则，不利于资源共享。

3.人事档案保存形式单一，归档要求低

标准化的档案保管场地，应该有专门的库房，标准的档案柜。对于一些纸质材料容易破损，字迹消退等问题，温度，湿度都应该控制好。目前大多数高职院校档案的库房不标准，或者档案就堆放在办公室里。对于档案保存也应该采取多种形式，可以借助高科技，进行扫描保存，采用电子化的存储方式。

4.服务意识不友善，软件开发不积极

不少院校档案管理人员把档案室当做清闲的部门，平时工作中只做领导交待事情，整理档案，收集资料等等。不积极主动思考如何更好的做好档案服务工作。师生查档时间长，手续多，或者一星期只规定某一天才能查档，不能满足师生对档案的需求，给师生查档带来很大的不便。同时，院校缺乏开发档案软件的人才，使用的软件和其他学校一样，不会根据自己学校的需求去开发软件，使得教职员工档案信息化功能得不到很好的利用。

5.人事档案信息系统功能性差，无法满足查阅需求

目前多数人事档案系统只是档案管理人员进行信息录入，查阅的功能，没有对外开放，没有完善的数据库建设。高职院校有很多原始的材料，但是这些材料只是纸质的存在，没有及时的进行电子化处理进入数据库中，无法满足查阅需求。

三、改进高职院校人事档案信息化管理的建议

1.加强档案管理员的管理意识，提高工作积极性

在档案信息化管理工作中，需要注重以人为本的理念。首先要加强档案管理员的工作培训，对其信息化技能进行培训。要让档案管理员从思想上意识到档案工作的重要性，和推进档案信息化管理的迫切性。学校领导在经费方面也要给予一定的支持，可以设立专项的培训基金。档案管理员在日常工作中，需要建立明确的规章制度，热爱自己的工作，把工作细分化，具体化，使得部门档案管理工作规范化。

2.建设好档案库房，重视档案保管工作

对档案的保管工作需要加以重视，争取学院领导的支持，进一步完善档案库房等配套设施的建设。需要有单独的档案存储室和标准化的档案库，档案盒。还需要花资金去购买空调设备，温度控制设备，扫描仪，照相机等等。目前大多数高职院校基础的档案设施是有的，但是投入还不够，硬件设施还不够完善，或者使用率不够，买来的设备只是摆设，还是采取原始手工的保存方法。

3.开展人事档案信息化系统的建设，共享资源成果

各学院要重视档案信息化系统的建设，需要投入人力和资金进行档案数据库的整理和建设。在信息的采集上要安排专人进行，需要保证数据的完整性，真实性。可以建设相关档案网站，和数据库连接起来，保证全校教职工查阅相关档案的需求。也要注意网络安全问题，进行数据的备份，使用防火墙等等，资源共享的基础上也要保证档案的安全性。