如何提高办公室文秘工作质量及水平探讨

李苗苗

摘要：办公室文秘人员每天承担了繁重的工作量。既要严格遵循上级领导发布的命令，又要充分了解各层工作者的工作状况。在国家政府机关单位、企业中担负处理事物的人员，还应当善于人际沟通与协调。因此，文秘人员的工作水平提升非常重要。基于此，本文阐述了提高办公室文秘工作水平的重要性以及主要工作原则，分析了当前办公室文秘应当具备的业务素质，探讨了提升办公室文秘工作质量与水平的策略。

关键词：办公室;文秘工作;质量;水平

中图分类号：C931.46 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2019）012-0062-02

一般情况下，企业、机关单位的工作量非常多，具体安排一些组织内外部的多项事宜，对于企业、机关单位，办公室文秘处在中心位置。所以，文秘人员的工作效率与质量可以直接影响到整个组织的工作进展，决定了企业、机关单位有效经营以及健康发展。因此，相关管理者必须高度重视办公室文秘工作质量，采取有效措施提升文秘专业素养与工作水平。

一、提升办公室文秘人员工作水平的重要性及其原则

（一）重要性

办公室是企业管理及行政人员办公的重要场地，由于每天需要承接多样化的行政管理工作，所以工作量一般都很大，既要及时向各层工作者下达领导的任务及命令，而且还要将各部门的具体工作状况向上级汇报，需要充分做好每个细节。同时，办公室文秘人员还应当科学地分配好各项工作事宜，有效地协调企业内部相关工作人员的关系，此外，还应当处理好企业外部交易、经济方面的业务。因此，办公室文秘人员自身的工作水平在企业运行中发挥不可或缺的作用，相关管理者必须对此给予高度重视。

（二）工作原则

办公室文秘人员必须认真遵循所在企业制定的工作原则，具体内容如下：其一，对上级发布的任务及命令必须严格执行，让企业内部上下级之间形成有效的沟通，擅于协调上下级的关系，确保企业各项工作健康、有序地运行。其二，竭力提升自身的职业素养及专业技能，结合具体情况有效地安排办公室工作，提升整体办公效率与质量。其三，保持良好的文秘职业道德，面对繁多、复杂的办公室工作，都要耐心、认真地完成，遵守企业相关的办事制度工作。

二、办公室文秘人员具备的职业素养

第一，严格遵守企业规定的各项规章制度。这也是每一位办公室工作者需要遵守的最基本的职业道德。虽然文秘人员的工作十分繁重，但是也不准迟到/早退。文秘人员要尽可能提前几分钟来单位报到，合理规划当日工作进程，有序地开展各项工作。并要学会有效地利用零碎时间，处理手里文件资料。否则，若每天正点走进办公室，领导已布置好了相关任务，会让自己工作忙乱，甚至发生工作失误现象，严重影响了企业整体办公效率。

第二，凡事顾全大局。作为企业文秘，必须时刻学会以企业利益为中心工作，遇到事情，首先站在企业发展的大局加以分析，既需要承担较大的工作压力，又能够忍受工作中的委屈，不做任何有损企业利益的事。

第三，提升办事效能。工作效能是检测办公室工作人员一项重要指标，如果一名文秘人员每天做了很多工作，却没能取得良好的效果，就意味着办事效能为“零”。所谓的效能强调的是工作质量。例如：当办公室文秘接到了帮企业管理者起草发言稿的任务，若自身有着很高的文字功底，即可迅速交稿;相反，若缺乏工作经验，极易使发言稿与演讲要求相违背。所以，工作中必须重视写作质量，不可盲目落笔，需要预先做好充分地准备。

第四，提高工作效率。其一，积极地保持和上级的有效沟通。文秘人员要及时执行领导的各个命令，但也要拥有自己的主见，头脑灵活。对自身职责以内的事全盘接受，当有很好的建议或者存在疑问时也要及时与领导进行交流，尽可能规避工作失误。其二，工作要有计划性。文秘每天都要应对很多新的、复杂的任务，有些还带有极强的时效性，或者可能存在突发性任务，且不准遗漏、重复。因此，文秘人员要具备超前观念，结合企业的情况，合理分析哪些需要尽早完成的工作，有条不紊地工作，提升办公质量。

三、提高办公室文秘工作质量与水平的重要策略

（一）构建良好的奖惩制度

对于企业的办公室工作，为了切实地提升整体工作质量与水平，管理者必须做到“赏罚分明”，有必要在企业内部构建良好的奖惩制度，这也是一项重要的激励手段。有利于更好地激发所有办公人员的工作热情。企业通过健全的奖励制度能够有效地树立职工的竞争观念，激发文秘工作人员对自己提出更高的追求，从而自发地提升工作效率。同时，惩罚制度也带有一定的警告性。有利于文秘人员不断地自我提高与改进工作技能。此外，企业在制定奖惩制度的时候，还要具体根据内部各个工作人员的办公效能、效率等情况，展开综合性评估。以确保制度的科学性、有效性、可行性，在推行奖惩制度过程中也要定期进行测评。

（二）培养文秘人员的创新能力

创新是一个国家、企业长盛不衰的重要驱动力。部分人员对办公室的文秘工作形成了思想的误区，他们认为文秘的工作很死板，只要严格遵守企业规定，按部就班执行就可以。然而，办公室文秘工作并非像设想的那样简单。文秘人员也要从思维、工作方面不断地创新。从文秘工作方式的视角分析，为了尽快取缔低效率的办公方式，一定要对工作方式加以改进、优化，充分发挥工作人员的创新思维，探索一种高效的办公模式，提升企业整体的办公质量与水平。为了激发文秘人员的创新思维，管理者可以采取以下措施：其一，对办公室文秘人员的意识、行为适当放宽约束，促进其勇于创新，同时，做好各级人员的沟通，构建轻松的创新氛围;其二，企业领导人员要有效地发挥模范作用，积极地学习先进企业的新兴的办公理念及工作方式，对企业的办公室文秘人员予以工作的指导或启发。

（三）有效规划文秘人员数量

由于企业每天的文秘工作量很大，且种类复杂。如果文秘人员数量很少，难以有效地完成任务。若文秘过多，也会存在工作相互推委的问题，从而影响了整体的办公效率。既浪费了不必要的人力资源，又没有达到人尽其才的目的。所以，企业管理者必须对办公室工作情况予以综合性评估，合理规划文秘人员的数量，有利于提升办公室工作質量及水平。

（四）提升文秘人员综合素质

第一，强化相关理论的培训。掌握扎实的理论知识才能更好地指导实践工作，办公室文秘人员必须不断强化自身理论知识的学习，其一，积极地了解、学习国家新颂布的相关法律，把握国家发展的方向，树立正确的价值观，这对于企业、机关单位的文秘人员而言非常关键。其二，认真学习企业领导层制定的政策，尤其关于文化方面的政策，根据企业的核心价值观，着力发扬集体主义精神。第二，强化专业技能培训。一般办公室文秘人员的工作难度存在一定的差异。所以，需要文秘人员具备较高的专业技能。企业、机关单位管理者要重视文秘人员的业务培训。伴随我国科学技术的不断发展，思维观念日益更新，作为一名办公室文秘，也要与时俱进，不断更新自身的思想及专业技能，促进企业提升办公质量与效率。

四、结语

总之，办公室是企业管理者、行政工作者重要的办公环境。文秘人员工作质量及水平的提升对企业整体发展而言具有重要的促进作用。因此，企业的管理者必须对此保持高度的重视，构建良好的奖惩制度，激发职工的创新思维，强化专业知识及技能的培训，提升办公室文秘工作水平。