浅析高校二级学院办公室管理的影响因素及应对策略

楼扬

高校二级学院办公室管理工作的开展，是二级学院确保日常工作能够顺利运行的关键，管理工作做得是否到位也直接决定了二级学院日常工作是否能够有序进行。为此，如何增强高校二级学院办公室管理就成为了广大高校二级学院管理人员普遍研究的课题，本文通过分析其影响因素，并提出应对策略，希望广大高校二级学院管理人员在工作实践中能够受到启发。

一、影响高校二级学院办公室管理的因素

高校办公室管理工作的全面开展，不仅关乎到高校日常工作的运行效果，同时也关乎到高校的人才培養质量，二级学院也是如此。在高校二级学院办公室管理工作中，影响管理质量的因素主要包括三个方面：一是办公室人员对自身职能的认知，二是办公室管理规章与制度的建设，三是办公室内部全体人员的团队意识。围绕这三个影响因素提出相对应的策略，势必会推动高校二级学院办公室各项管理工作的有序开展，确保日常工作的运行效果及人才培养的质量。

二、有效实施高校二级学院办公室管理的应对策略

（一）通过培训加强办公室人员对自身职能的认知

在高校二级学院办公室管理工作中，首先要将强化办公室人员对自身职能的认知放在首位。主要的途径就是定期开展相关培训工作，具体操作应包括三个方面：第一，行政管理部门领导定期组织召开座谈会。高校二级学院行政管理部门可以根据学院办公室管理工作的现实情况，定期由行政部门领导牵头，开展办公室人员职能认知方面的座谈会，就座谈会议题听取来自最基层行政人员的意见与看法，并将办公室人员协调、管理、服务等多项职能传达给每一位办公室工作人员，确保其对自身职能的认知能够得到提升。第二，诚邀企业人力资源管理部门资历深厚、经验丰富的管理人员来校进行宣讲。高校二级学院要与行业企业保持紧密的合作，适时诚邀企业人力资源部门经验丰富、资历深厚的管理人员来校分享经验，并根据行政管理部门工作人员的职能特征，将其内化为高校二级学院办公室人员的新职能，由此帮助办公室人员转变对自身职能的看法。第三，与其他高校联手，积极开展行政部门学习交流活动。高校之间要努力寻求“强强联合”，二级学院行政管理部门应建立互学互利的合作关系，积极开展学习交流活动，借鉴彼此的经验，进而完善办公室人员职能，帮助办公室人员提升对自身职能的认知程度。

（二）严格按照管理流程细化各项规章制度

在全面加强高校二级学院办公室管理工作中，管理人员必须根据管理流程，将各项管理规章制度加以细化，为各项管理细节的有效实施提供强有力的保证。具体操作应围绕两个方面展开：第一，将管理流程进一步细化。在办公室管理工作的全面落实中，应针对人员管理流程及工作管理流程进行细化，将每一个隐藏的细节表露出来，为详细制定出各项管理规章制度提供前提条件。第二，根据管理流程的各个细节，制定出与之相对应的管理规章和制度。

（三）开展团队实践活动，提升办公室成员团队意识

为提高办公室人员职能认知层次，高校二级学院制定了详细的规章制度后，接下来就要积极组织开展团队实践活动，通过提升办公室成员团队意识提高办公室管理的质量。这也是高校二级学院有效实施办公室管理必不可少的一环，有助于降低办公室管理难度。具体的操作应包括两个主要部分：第一，积极开展办公室内部团队竞赛活动。团队活动应是高校二级学院办公室管理工作中的一项重要内容，最基本的团队活动应是内部团队竞赛。团队竞赛的内容应以团队日常工作绩效考核成果竞赛为主，再加上团队纪律性等评比活动，确保办公室人员能够树立团队荣誉感与协同合作的意识。第二，定期组织办公室全体人员开展拓展训练。二级学院在组织开展形式多样的办公室内部团队竞赛活动的同时，还要积极开展户外拓展训练活动，在拓展训练中每一位成员都能保持彼此间的沟通与交流，在互帮互助下完成预期目标，团队意识也会得到大幅提升，进而为更好地提高办公室管理质量发挥不可替代的作用。

三、结语

完善高校二级学院办公室管理策略并非易事，需要相关工作人员、学者从多方面入手进行分析与探究，并且需要在实践中积累丰富经验并进行策略调整才能实现。

（作者单位：南京林业大学理学院）