对城建档案管理数字化建设的思考

葛耘彤

【摘要】伴随着我国社会经济的飞速发展，在城乡一体化背景下，城建档案工作也发生了巨大改变。特别是在信息化技术和电子政务的推动下，给城建档案管理工作带来了更广阔的发展空间，与此同时，也对城建档案管理工作提出了更高要求，新形势下急需实现城建档案的数字化建设。本文就城建档案管理数字化建设发表几点自己的看法。

【关键词】城建档案;数字化建设;路径

城建档案是对城市发展和各项建设活动的真实记录，也是城市长远规划、建设管理、改造以及维护的重要依据，在城市建设方面发挥着巨大的参考和保存价值。当前电子信息技术发展速度飞速，计算机、互联网和智能手机的普及与应用，不仅改变了人们的工作模式，也让传统城建档案管理方式发生了新变化。实现城建档案数字化建设，是提升城建档案管理水平的有效路径。

一、城建档案管理数字化建设的优点

同传统的城建档案管理模式相比，档案数字化建设实现了档案管理的创新化和科学化，归纳起来，主要具备以下优点：1.压缩了档案管理体积。传统采用文本记载档案的形式，需要占据大量的空间，再加上纸质档案还存在放置、管理等方面的问题，从而增加了档案管理的难度。然而城建档案管理数字化建设后，通过应用互联网素质信息，实现了档案信息的汇总，从而压缩了档案体积。例如：城建档案能够以图片、音频、视频等形式存储在电子信息中，即便是我们日常最常用的16GU盘中，依然可以存储数以万计的图片和海量的檔案信息。2.实现了信息共享。在城建档案管理数字化建设中，需要构建一个完善的管理系统，将城建档案放入该系统中实现了信息的开放和交流，在实现城建档案共享的基础上，保证了资源的流动性。并且资源共享是建立在科学规范的前提下，从而充分保证了使用者、开发者的信息安全。3.便于城建档案分类调配。虽然传统的城建档案管理模式的分类非常详尽，但是鉴于纸质档案的特殊性质，采用人工的方式分类耗时耗力。而城建档案管理数字化建设，只需借助计算机技术在短时间录入档案信息、实现资源的分类和储存，省时省力。并且城建档案管理数字化建设还可以对资源进行科学分类，可以根据不同的方法和类型建立和采集电子数据库，提升城建档案管理水平。

二、城建档案管理数字化建设路径

（一）完善城建档案数字化标准体系。城建档案管理数字化建设的意义在于提高档案信息资源的利用率，促使其发挥最大效用，所以城建部门应统一建立数字化管理标准，引入适用性、实用性都较强的信息系统，基于互联网建立档案资源共享平台，显著提高档案信息与人才资源等的有效利用，以免浪费资源。详细而言，相关部门要从管理、业务、技术三个方面建立对应的标准和规范，并加强相关标准、法规、规范的推广。其中管理方面的标准规范主要用以规定城建档案的查询、利用、保管、存储等;业务方面的标准规范电子档案管理、档案术语等标准;而技术方面的标准规范主要包含网络数据传输格式、数据存储压缩格式规范、档案馆软硬件基础设施技术等。

（二）加强城建档案管理数字化基础设施建设。要想将城建档案在城市建设中的服务作用更好地发挥出来，还需要加强基础设施建设，主要包含以下三个部分：1.硬件环境。硬件环境包含办公环境建设、计算机系统硬件平台以及现代化库房建设。而硬件基础设施主要包含档案数字化处理设备、服务器、网络通信设备等等。2.系统软件。系统软件建设需要根据城建档案管理需要，选择成熟、先进的软件，构建容量大的分布式数据库和大规模并发访问的服务管理系统。软件系统不仅可以完成档案利用、业务管理等工作，还可以跟数据库系统有机融合，从而实现档案数据录入—管理—输出全过程应用。3.网络环境。环境作为城建档案管理数字化建设的前提，网络环境又包含档案馆内部局域网、连接互联网的公众网以及连接政府的政务网。

（三）建设城建档案管理数字化建设平台。城建档案管理数字化建设是一项复杂、系统的工程，需要全面调查并掌握馆藏情况，如档案类型、状态、馆藏数量、档案信息利用等状况。要从实际馆藏情况出发，制定科学合理的电子化科学规划，如计算机、扫描仪等硬件配置计划，数字化处理规划。城建档案管理数字化建设要遵循“突出重点、分布开展”的原则，要优先对利用率高和馆藏重点的档案进行电子化，确保广大利用者需求得到满足。在城建档案管理数字化建设中，应该打造电子档案应用共享平台，在内部局域网服务器上设置专区，对城建档案作出科学合理的分类，建立完善的档案目录，为城建档案的保存、查询与利用提供便利。

（四）加强城建档案管理数字化队伍建设。城建档案管理数字化建设对相关人员的专业水平提出了更高的要求，除了要求他们具备统计类专业知识，还应该具备计算机专业技术，对此城市建设单位要重视城建档案队伍建设，要采取有效措施提升他们的综合素质。例如：可以定期组织城建档案管理人员参与档案信息化知识的专业培训、讲座等等，并对培训进行考核，从而提升其档案管理综合素质。通过远程培训的方式，让档案管理人员深刻感受到数字化建设的魅力，从而提高他们参与档案数字化建设的积极性，确保城建档案管理数字化建设有序开展。

三、结语

综上所述，数字化技术的诞生为城建档案管理提供了新的发展机遇，对此城建档案工作者要准确把握数字化特征，不断提升自身专业水平，从而保证城建档案管理数字化建设顺利开展，将城建档案在推动城市经济和社会发展中的作用充分发挥出来。

【参考文献】

[1]关莉.城建档案管理数字化建设问题的相关思考[J].现代国企研究，2017（04）：119+121.

[2]傅政权.新形势下城建档案管理数字化建设探讨[J].科技创新与应用，2015（21）：277.