中学档案管理数字化建设面临的困境及对策

李翠松

【摘要】从中学档案管理工作实际情况来看，因为各方面因素的制约，中学档案管理数字化建设仍旧面临诸多的困境，是否能够有效突破这些困境成为中学档案管理数字化建设的关键所在。上述背景下，本文针对中学档案管理数字化建设面临的困境实施系统的分析，并基于中学档案管理实际情况提出加强中学档案管理数字化建设的措施与建议，旨在为中学档案管理事业的发展贡献自己的绵薄之力。

【关键词】中学档案管理;数字化建设;困境;对策

在信息化技术、科学技术快速发展的背景下，当前社会已经全面进入“互联网+”时代，档案管理通过多年的数字化建设，信息化处理方式已经全面取代了传统的人工处理方式。中学作为培养社会主义人才的重要机构，档案管理工作的好坏不仅关系到中学的发展，同时也会对我国社会与经济的发展产生一定程度的影响。新课程改革的持续深入，中学也在进行着全面的改革，涉及的档案信息资料更为复杂、多元，档案管理数字化建设成为应对上述问题的重要途径。但从当前中学档案管理数字化建设的现状来看，其仍旧面临诸多困境，导致中学档案管理数字化建设的整体情况不够理想，如何加强档案管理数字化建设成为中学急需解决的重要课题。

一、中学档案管理数字化建设面临的困境

（一）中学内部认知不足。传统理念中，中学历来更为倾向于教研工作，在档案管理方面的重视程度不足。相较于中学教研工作的数字化建设来说，档案管理数字化建设并没有被提到足够的高度，导致档案管理数字化建设存在严重的滞后性。

（二）档案管理体系不完善。对中学档案管理数字化建设来说，其不仅需要充分遵循数字化建设的相关规律，同时也需要综合参考中学教研事业的发展，建立健全档案管理体系。然而，从诸多中学档案管理数字化建设实际来看，大部分中学并没有把档案管理数字化建设归纳到整体发展战略中来，自然也就没有针对档案管理数字化建设建立针对性的管理体系，仍旧沿用传统的档案管理体系，显然不适应档案管理数字化建设的需求。

（三）基础配套设施滞后。正如上文所述，中学本身对档案管理数字化建设的重视程度不足，档案管理数字化基础配套设施滞后，诸多基础设施性能老旧，显然难以满足当前中学档案信息资料的复杂化趋势，基础配套设施的滞后，严重制约了中学档案数字化建设的推进。

（四）管理队伍专业能力欠缺。中学档案数字化建设本身是一项动态的工程，其必然需要跟随信息化技术的发展来进行动态的优化调整。这就对档案管理队伍的专业能力、综合素质提出了非常高的要求。但从中学档案管理队伍的实际情况来看，年龄老化、专业能力欠缺是普遍存在的问题，现有档案管理队伍的综合素质参差不齐，显然难以胜任档案管理数字化建设的相关要求。

二、加强中学档案数字化建设的措施与建议

（一）加强中学内部宣传教育工作。中学内部是否能够正确认知档案管理数字化建设，直接关系到最终建设的效果与质量。这就需要各个中学加强档案管理数字化建设的宣传教育工作，综合参考档案管理数字化建设的要求、实际，在中学内部建立多元化的宣传途径，包括宣传栏、内部媒体、学习会议等，使得内部教职工均能够意识到档案管理数字化建设对中学发展的意义。如此，才能够在中学内部形成共同的认知，主动参与、配合档案管理数字化建设的开展。

（二）加强档案管理硬件设施建设。对于中学档案管理数字化建设来说，要想保障数字化建设的效果，良好的基础设施至关重要。这就需要各个中学全面加大档案管理数字化建设的投入力度，主动更新当前的计算机设备，同时需要完善档案管理数字化建设需要的硬件设备，包括扫描仪、打印机、相机等相关产品，为中学档案管理数字化建设的开展奠定扎实的基础。与此同时，各个中学还应当主动去完善档案管理网络系统，注重内网与外网之间的有效隔离，真正构建互联互通、高速安全的网络系统，进一步提升档案管理系统、网络的安全性。

（三）完善数字化建设整体计划。中学档案管理数字化建设本身是一项参与人员众多、工作量巨大的工作，其必须要充分结合中学发展战略来进行数字化建设的整体规划。首先，针对档案管理队伍做好动员工作，通过动员会议，明确中学档案管理数字化建设的整体目标，进一步强调档案管理数字化建设的重要性、紧迫性以及必要性，使得档案管理部门能够在思想层面达成高度一致，全面履行自身的职责。其次，建立系统的档案数字化建设计划。充分结合中学档案的数量、种类，同时参考现阶段档案管理软硬件状况，基于中学发展规划，详细制定档案管理数字化建设的短、中、长期计划，明确各个阶段中学档案管理数字化建设的顺序、范畴，综合参考人力、财力、物力情况进行阶段性任务的制定。为有效保障档案管理数字化建设的有序推进，应当组建以中学主要负责人为组长、分管教务领导为副组长，各个教职工主动参与、档案管理队伍协调开展的领导小组，将档案管理数字化建设的职责落实到个人，使得中学档案管理数字化建设能够严格按照流程、制度来落实。档案管理数字化建设领导小组应当着重落实数字化档案处理的范畴及顺序，应当严格按照“突出重点、先急后缓”的基本原则来开展档案鉴定工作，需要将“永久保管”“年代久远”“濒临破损”“利用价值高”“编研材料”和“全卷宗”的档案作为数字化建设的优先考虑对象。最后，建立健全著录规章制度。为有效保障中学档案数字化建设的全面开展，必须要建立健全著录规章制度，将《档案著录规则》《纸质档案数字化技术规范》以及《文献档案资料数字化工作导则》作为著录制度制定的基本原则，全面统一、规范档案的提名与分类，全面提升数字化建设的检索效率与质量。

（四）構建基于新兴技术的档案平台。在具备海量档案信息资源的状况下，倘若无法针对这些档案资源进行有效的利用，则必然会引发资源浪费现象。对中学档案数字化建设来说，应当主动纳入新兴的信息化技术，构建基于大数据技术的档案资源平台，综合利用该平台进行档案信息资源的共建共享。各个地区中学应当在档案管理数字化建设方面进行有效的协调，构建区域一体的档案管理资源平台，统一中学档案管理的具体标准，使得各个地区的中学能够在档案方面进行无缝的对接，通过大数据技术的接入，能够针对档案资源进行及时挖掘、归纳、整理，将其整合在中学档案资源平台当中，使得中学档案资源实现归档、使用的一体化。与此同时，中学档案管理数字化建设还应当致力于云计算技术的引入，针对两者的优势进行充分的整合，全面提升档案管理平台的服务、功能。

（五）重视档案管理队伍培训及引进。正如上文所述，档案管理队伍专业能力欠缺是制约中学档案管理数字化建设的重要因素。对各个中学来说，必须要重视档案管理队伍培训及引进工作，为档案管理数字化建设提供充足的人才储备。其一，基于中学档案管理数字化建设需求，加大档案管理人才培训教育力度，全面提升现有队伍的综合素质。其二，加强档案管理综合型人才的引进工作，以此来完善档案管理队伍的知识储备、专业水平，带动档案管理队伍整体素质的全面提升。

三、结语

综上所述，中学档案管理数字化建设是“互联网+”时代必然的发展趋势，无论是对中学发展，还是对人才培养，都具有重要的现实意义。对各个中学来说，必须要深入分析档案管理数字化建设面临的困境，主动吸收先进的经验与技术，将档案管理数字化建设纳入中学整体规划，提升档案管理数字化建设的效率与质量，为教育事业的发展奠定扎实的基础。

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