新时期高校学生档案管理策略探究

蒋碧蓉

【摘要】本文对当前高校学生档案管理特点和遇到的问题进行分析，结合新时期的特色，采用新技术制定学生档案管理新策略。

【关键词】高校;学生档案;管理;新策略

教育兴则国家兴，教育强则国家强，高校是立德树人、培养人才的地方，是青年人学习知识、增长才干、放飞梦想的地方。因此高校学生档案成为青年学子进入社会的第一张名片（身份证明材料），学生档案否齐全完整会直接影响用人单位对一个人全面了解和评价。在新时期如何建立科学的学生档案管理体系，成为高校档案部门的一项重要任务。本文对当前学生档案管理特点和遇到的问题进行分析，结合新时期的特色，采用新技术制定学生档案管理新策略。

一、高校学生档案特点及管理的必要性

学生档案是学生在校期间形成的，反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况的以个人为单位组成的书面材料。《高等学校档案管理办法》中明确规定学生类档案的归档范围为

“主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表。”高校学生档案室的工作主要内容是：入学接收、在校保管、毕业转递。因此学生档案管理具有收集转递时间集中化、工作量集中成倍加大等特点。高校学生档案是干部档案或人事档案的前身。如果没有学生档案，在今后的人生路上，就会有许许多多的人生大事的办不了或者处理超级麻烦。比如：1.领取养老金。在办理养老金领取时需要审核档案，工资、待遇、职务、工龄以及社保时间等，都是个人档案记录依据内容。2.评职活动和工作的调动。在大学毕业之后大学生的档案要转正定级，才会正式成为人事档案，之后才能进行正常调动，不过很多学生毕业后，没能及时办理各种相关手续，即便工作几年，在档案上记录仍是学生身份，会影响转正定级以及工龄、退休金的计算。3.各种手续以及相关证明的办理。很多事情需要政府所属人才市场开具证明，如果没有档案就无法办理各类相关证明，如在考研、出国、升学、结婚生育等等。总之，每一份真实完整的学生档案会对毕业生就业择业起到非常重要作用。

二、高校学生档案管理现状和存在的问题

（一）档案人员缺乏专业素质与责任心。当前，高校档案管理机构中任职的管理人员，大多是由半路出家的其他专业工作人员来担任，真正具有专业档案管理素质的人才少之又少。档案管理人员没经过专业系统培训就上岗，档案业务工作不熟练，自然会大大降低工作质量和工作效率。目前许多数高校学生档案管理缺乏日常整理的及时性、全面性，很多时候用人单位上门查阅参考时才发现许多档案不完整，这势必影响毕业生的就业。另外，学生档案积压到毕业离校时才收集整理，这样仓促行为必然会影响档案管理工作的质量。每年毕业的学生以百万计，由于档案转递具有时间短，任务重，投寄单位多等特点，必须要在限期内把大批毕业生档案发往各地，如果档案人员没有很强的责任心，就会造成学生档案的漏发、错发事件。

（二）档案知识宣传力度不够，学生档案意识薄弱。有许多学生非常不在意自已的档案，到社会上工作多年，还不知道自已档案在哪里，有什么作用，直到单位需要或出国考研时才会想起自已还有档案这个东西，着急四处打电话查询，不知是在毕业学校的档案室还是户籍所在地的人才交流中心。在学生档案中，经常会出现姓名不符或姓名与身份证不符，由于学生不知道档案的重要性，尤其在手工时代，很多表格是学生自已填的，他们随意更改自已的出生年月和姓名，最后导致自已学历证和学位证不能正常上网。由于现在大部分用人单位也不重视学生档案，学生不要档案就能去上班了，这样就出现了许多人档分离现象，导致高校档案室出现大量无人认领的档案。

（三）管理技术比较落后。在当今信息网络时代，高等教育迅速发展，财务会计电算化、办公系统自动化、科研管理和教学管理系统智能化等教学科研设备已走在时代前沿，但是现阶段我国大部分高校的学生档案仍以纸质档案为主，档案管理以手工操作为主。近年来高校连续扩招导致学生人数（学生档案数量）急剧增加，致使学生档案管理难度增大，严重落后的高校学生档案管理已经大大影响了现代高等教育飞速发展和社会用人单位制度改革的步伐。

三、加强高校学生档案管理的对策

（一）强化高校师生档案意识和业务能力。定期对高校师生进行宣讲教育，要让他们懂得学生档案管理的重要性，要让每一位领导、教育工作者、学生能够认识到，学生档案是向社会输送人才的大事，也是提升学校知名度的大事。通过宣传学习，让师生们认识到学生档案工作并不简单，它不单单是学校考察录用、培教育学生的第一手材料，还是国家在选拔录用人才时的重要依据，更是学生在走向社会后的人事档案的基础。加强档案人员队伍建设，完善继续教育制度，不断提升工作业务能力。对于刚入职的管理人员，可组织他们参加本省或本市档案部门的各类业务培训学习，对于已具有熟练业务的管理人员，还应定期给予他们各类进修、参加国内外研讨会的学习机会等。这样既能充分调动档案管理人员工作积极性，也充分发挥他们创造性，有助于提升整个学生档案管理质量和效率。

（二）学生档案管理要規范化。建立高校学生档案的统一管理制度，对档案集中统一管理和利用，确保高校学生档案作为信息资源的价值完整性。1.明确学生档案的主管部门，同时明确划分形成档案材料部门的职责范围，做到分工明确，责任分明。2.明确规定各档案材料形成部门归档时间，做到随着档案的形成及时归档，保持档案齐全和连贯。3.形成统一的学生档案归档标准，对档案的接收、存放、管理和传递提出严格执行标准，确保学生档案材料及时、真实、安全、完整。

（三）学生档案管理要进行技术革新。随着网络信息技术的日新月异发展，毕业生已电子注册，高校学生的录取、毕业环节也实现网络管理，高校学生档案也应与时俱进，加快速度将计算机、多媒体等先进技术引入高校学生档案管理的每个环节中，实现学生档案管理科学化、标准化、规范化。1.首先要研制开发适合高校自身特色的学生档案数据管理系统，做好数据的采集、录入、审核等数据库建设工作，将档案文件中的文本、照片、录音、录像和艺术作品等进行数字化处理，制成学生电子档案，建立真实完整的学生档案数据库。2.其次要利用高校内部的成熟校园网络，宣传学生档案管理政策，在设置查询权限的前提条件下，发布应届和往届毕业生档案流向以及遗留学生档案信息，以满足毕业生及用人单位对学生档案查询利用，实现学生档案信息存储的电子化和信息检索的网络化。

四、结语

在信息化、网络化迅速普及、高速发展的当今社会，加强对高校学生档案信息资源的开发利用，实现大学生档案管理信息化和网络化，为用人单位提供便捷的档案查询途径、准确的毕业生档案信息，为毕业生择业、就业提供优质的服务，这是今后高校学生档案管理工作发展的必然趋势。

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