加强项目档案资源开发利用工作的思考

2019-07-25胡志富

办公室业务 2019年5期

胡志富

【摘要】通过研究建设项目档案资源开发的概念、认识和影响因素，确定其模式探析，提出有效的管理方法，提升档案管理水平，使项目档案资源管理更加合理、规范，满足公司以至全社会管理需求。

【关键词】项目档案;资源;开发

项目档案是工程建设全过程各项活动的真实记录，是保障工程质量符合规范标准的依据和凭证，是项目履约的证明文件，是项目交（竣）工验收的必备文件，更是项目投产后运行、维修、管理、改（扩）建和拆除等工作的不可或缺的记录材料。现代社会“信息化”的过程日益加速，项目档案资源在企业中发挥的作用越来越重要，这就迫切要求项目档案资源能够更多地向社会提供利用，使檔案资源可以共享和共用，因此，探索加强档案信息资源开发的有效途径，促进档案信息资源共享不仅成为时代和社会的客观要求。只有掌握了项目档案信息概念与特点、开发与利用、管理模式与创新管理之间相互关系，才能与时俱进了解发展趋势，采取相应的科学管理措施，发挥档案信息优势，弥补局限性，从而使档案信息的经济效益和社会效益得到最大程度的提高。

一、概念特点

项目档案资源的概念涵盖于信息资源的概念之中，也是主体与客体相互作用的结果，据此有人将档案信息定义为“人类同外部世界进行物质与能量交换或称人类改造外部世界的过程中留下的有保存价值的最原始的内容的名称。简一言之，项目档案资源是依附于一定载体上的人类活动的原始信息集合”。可见，项目档案资源也只有在主体活动的介入和参与下才有存在的价值和意义。

项目档案资源的特点包括本源性、可共享性、不均衡性、多元性等，这些特点全面反映了管理组织的政治、经济、文化、技术等各方面发展历程，因此具体的档案信息的种类是多样性，针对多样性的特点可以从多角度、多方位、多层次、多类型地进行开发工作、以发挥档案信息的最大价值。

二、认识提升

项目档案资源开发利用包含档案工作者、档案利用者和馆藏资源三个基本要素，其中前两者是开发利用的主体，后者是开发利用的对象。大力开发档案信息资源，鼓励档案信息资源的广泛利用，促进档案信息资源转化为社会生产力。

（一）充分发挥其作用和价值的重要手段。项目档案资源在开发利用之前，其价值是潜在的，只有通过开发利用，才能使档案的潜在价值变为现实价值，我们要以档案信息资源的开发利用为龙头，通过快速确定项目信息、里程、结构、参建单位、合同额等重要信息，实现档案资源的可利用率，带动和促进项目档案工作的发展和利用。

（二）经济建设的发展要求开发利用。档案信息在为领导决策、参与竞标、工程建设、工作咨询、科学研究等领域发挥重要作用，特别在生产建设的参考依据，反映了项目管理过程，体现了项目管控水平，高水平的项目档案是企业珍贵的软资产，可为以后类似工程项目管理提供借鉴，同时，企业宣传教育生动素材，项目管理过程中形成大量生动有代表性的实物、音频、视频、照片，可作为项目及公司宣传的素材，为公司品牌建设发挥重要作用。

（三）档案资源公开推动了开发利用的进程。项目档案资源公开既可满足民众知情权，也可维护社会稳定，促进社会发展。需要实现档案信息资源共享，发挥档案馆强大的资源优势，开发与人们生活密切相关的信息，特别可以提供一些设计图、平面图、消防验收、质量证书、参建单位等方面的可靠信息，让民众对项目的质量和安全充满信心。

三、影响因素

（一）档案人员是决定因素。开发利用项目档案资源，关键是提高档案人员的素质，我们要从“守门人”形象变为信息采集、管理和传播者，要从旧的管理方式走出来，将服务的主要形式和力量放在根据用户需求选择开发、联结、利用各类资源上，有效开发各种数据库，善于灵活选择、协调和利用多种服务。努力使自己在未来的信息服务中承担起诸如“信息资源建设者”“网络导航员”“知识导航员”等时代赋予的新角色。因此，档案部门重视综合素质、专业素质，改变年龄偏大，知识结构不合理，业务素质偏低等影响因素。

（二）经济发展是重要因素。档案资源开发利用要以信息市场的需求为导向，以信息产品的开发和生产为核心，以服务广大信息用户为宗旨，通过将档案信息资源转化为现实生产力来推动社会经济的发展。知识和信息成为发展的战略资源，知识和信息的及时传输、处理成为社会生产力、竞争力和成功的关键。

（三）政策法规是关键因素。国家的档案政策法规对档案资源开发利用工作起着宏观指导和控制的作用，要大力开发利用档案信息资源，就需要建立起对档案信息资源开发利用的政策、法律、法规的保障，就必须完善有关的档案法律法规，增强现有法律、法规的系统性、可操作性和执法的严密性，培养社会和公众对档案部门和档案人员违反档案信息资源开发利用规定行为的敏锐性，集中组织对档案信息资源的研究开发和利用。

（四）体制和观念是主要因素。现行管理体制使大量的档案资料以封闭状态保存在档案馆（室）内，尽管档案部门都承认开放利用的重要，但多重视档案为国家机关和社会团体服务的功能，在实际工作中往往忽视了档案馆作为文化事业机构和信息服务中心应为公众服务的功能。因此现行管理部门应创新工作思路，改变传统的局面，推动“个体”到“社会”所有的进程。

（五）档案意识是推动因素。所谓社会档案意识是指人们对档案的性质、价值和档案工作的本质、作用、地位的看法，为承担的保护档案的义务的认识和利用档案的要求。社会档案意识强，对档案工作的支持就更多，就有利于档案信息资源的开发利用，加强档案部门相互间的联系，以发挥档案系统的整体效应。

（六）科技进步是核心因素。现代信息技术的发展，为档案信息资源的深层次开发利用创造了条件，以磁带、磁盘或光盘为介质的数字档案成为档案管理的重要对象，档案信息资源将通过网络、电视屏幕、报刊广告等越来越丰富的形式为人们所利用。

四、模式探析

（一）以电子政务建设为契机，推动档案信息资源的开发。档案馆是保管档案、提供档案信息服务的主体，项目档案资源开发首先面临着包括政治、经济、文化等外部环境因素以及上述因素对开发的客观需求。档案馆从封闭到开放、档案从仅仅为少数特权阶级所控制到成为广大公民维护权利的有力武器的历史，恰恰反映了外部环境对档案事业发展的巨大推动作用。当前，这种影响不仅没有减弱，相反却有增强的趋势。为档案信息资源开发提供了良好的契机，同时也对开发提出了客观要求。

（二）以档案资源为抓手，推动从可获知性到可获得性开发。根据技术手段和提供信息资源内容的不同，可分为传统阶段、可获知性阶段、可获得性阶段。建立档案网站（包括门户和独立网站），再建资源库，最后发展数字档案馆的道路，现阶段主要处于档案信息资源库建设阶段。其中资源库包括建设目录数据库和全文数据库两个阶段，现阶段建设档案信息資源库是现阶段开发档案信息资源的主要发展阶段和手段。

（三）以用户需求为导向，实现开发模式的多样化。共建共享基于档案馆自身的主观意愿，立足于“一家一户”的馆藏，整个共建共享过程充分体现了用户的需求导向。档案信息资源需要多元化开发。从用户、馆藏、开发手段等方面，可从档案馆、图书馆、博物馆挖掘信息，开发广泛关注的历史档案，实现档案价值，符合国家、档案馆、公众利益，档案馆服务于多元文化的档案作为开发的主要内容。

（四）以构建数字资源为主，推动功能齐全的档案信息数据库建立。数据库是档案馆网络的信息资源，是档案信息资源共享体系建设的核心，充分利用某些档案馆馆藏档案信息资源的优势，建立有自己特色的数据库，如大事记数据库、历史事件数据库、名人数据库、图片数据库、专利数据库、科技成果数据库等。

五、创新管理

从根本上说，档案工作是一项服务性的工作，社会对档案资源的利用率、利用效果是检验档案信息服务的唯一标准，为适应新的形势和需求，要求管理制度、服务体制、服务意识上努力开拓创新，最大限度地满足社会各界对档案信息的利用需求。

（一）档案管理制度创新。建立并完善档案管理制度，调整服务机构，转变服务职能，扩大服务领域，依托公众信息网，建立面向社会、服务大众的档案网站。除提供馆藏档案信息资源服务外，还可积极提供档案资政服务、档案咨询服务、档案文化性服务等。

（二）档案服务机制创新。改进服务手段，强化竞争意识，建立以人为本的档案人才激励机制，推进档案信息资源的优化配置，提高档案信息资源利用经济效益和社会效益。

（三）档案工作者服务意识创新。档案工作者要与时俱进，具有全方位的创新意识，突破传统的档案工作模式和思维定势，树立主动服务理念，研究服务需求，提供满意的服务。

（四）档案继续教育创新。具体地说，在教育创新上可依据的实际情况采取学历教育、在职岗位培训、自学、参加档案学术组织研讨及参观考察等多种形式。更新档案管理人员知识结构，大力培养既懂计算机技术、网络技术，又精通档案业务的复合型档案创新人才，以满足档案工作数字化、信息化、网络化建设的需要。

六、结语

“档案信息资源是国家的一项基础性信息资源，是宝贵的知识资产和信息资源”，档案信息资源开发利用的最终目的，就是使档案信息转化为社会财富，为全人类共享和共用，是时代赋予档案工作的责任，是经济快速发展和社会进步的必然要求，也是自身的可持续发展立命之本。

【参考文献】

[1]王良城.我国电子文件管理基本制度述略[J].中国档案， 2012（03）.

[2]黄丽华，纪秀英.做好新形势下档案信息资源开发利用工作[J].中国档案，2005（06）.