机关档案信息化建设的现状与对策

王怡青

【摘要】随着时代的发展，我国科技水平也在不断进步，因此在当今时代出现了很多新的产物，例如大数据的出现促使各行各业都在朝着信息化、数字化的方向发展，机关档案也是如此，机关档案信息化建设是我们国家电子政务建设中非常重要的一部分，但是在实际的工作当中，机关档案信息化建設出现了很多的问题，在一定程度上对机关工作的开展形成了一定的阻碍。

【关键词】机关档案;档案信息化建设;现状与对策

科学技术伴随着国家的发展而不断进步，各大企业与机关单位的办公朝着自动化以及信息化的方向发展，机关单位的档案工作也因此达到一个新的阶段。在我国社会主义事业发展以及建设的过程当中，档案是非常重要的，人民群众的生产生活与其有着直接的联系，由此也可以看出机关档案具有非常重要的地位。所以机关档案工作为了能够适应当今社会的发展需求也要进行转型，本文结合实际对机关档案信息化建设的现状与对策进行探讨。

一、目前机关档案信息化建设的现状

（一）档案收集的方式较为单一。目前在我们国家的机关单位当中，一般都是档案管理部门负责档案管理工作，而且由于缺乏专业的培训和细致的讲解，导致一些机关档案工作收集方式过于单一，大多数都是以部门为单位，这样导致工作缺乏灵活性和主动性。也直接导致了很多有重要保存和利用价值的档案没有得到有效管理，从而对单位各类档案的利用需求造成了极大影响。

（二）档案信息化滞后。在以往机关档案工作中，档案管理局限在目录层面，而且档案形式都是以实体为主。尽管我国科技水平得到了快速的发展，也促使档案管理呈现电子化趋势，但是所谓的档案管理电子化，也只是简单机械地将档案标题以及时间等信息录入到电脑或档案管理信息系统，然后再通过扫描形成电子档案。整个过程以手工劳动为主，耗费了精力与人力，而且扫描形成的电子档案多为图片，用户在对内容进行检索的时候仍然存在很多的不便。

（三）档案工作者缺乏对档案的研究。传统的档案工作程序主要是收集、整理、鉴定、录入还有装盒等工作，最后上架，工作不仅技术难度低，而且还要反复进行，琐碎繁杂，浪费了大量的实践与精力，让档案工作者无暇对档案的内容以及价值进行钻研，对用户的需求进行研究，对机关工作动向及时掌握，因而工作缺乏创造性和活力，影响着机关档案工作的发展。

（四）机关各部门对档案工作不够重视。档案工作作为机关内部的日常工作，因其效用滞后，不能引起其他部门的足够重视，加之档案工作本身的特性属于默默无闻、服务他人，久而久之便容易形成一种恶性循环，即机关档案的使用价值和使用率越来越低，机关各部门对档案工作的重视程度也越来越低。

二、机关档案信息化建设对策

（一）技术方面。机关档案工作要提升自身的信息技术水平，在信息化的过程中始终保持对信息化技术的高度敏感，及时追踪新技术趋势，研究各种信息技术应用于档案工作是否可行以及是否必要，而且要分析其引入及应用所可能带来的消极影响和积极作用。而且档案管理部门可以通过借助外力的方式解决燃眉之急，适当引入外部技术力量解决问题，但是在适度引入外部技术力量的同时，更应积极组织档案信息化应用技术的研究工作，而且最后要依靠自身的技术力量对档案信息化建设进行主导。

（二）人才方面。机关档案信息化工作具有非常强的技术性，因此想要做好这一份工作必须要对基础的理论知识充分掌握，不仅如此，还要掌握有关计算机的相关技术。而且机关档案信息化这项工作必须要建设人才队伍，而且随着不断的发展，档案管理工作已由原来的手工操作为主的管理方法，转变为网络环境下由计算机管理信息系统完成档案的自动编目以及标引还有鉴定等工作。由此可以看出，机关档案信息化需要大量的人才，这样才能够有效加快机关档案信息化建设的脚步。

（三）加强重视。只有对机关档案信息化建设重视起来，才能够加快其建设的脚步，相关的领导部门要进行有效的监督，而且还要形成一定的法律法规，只有在约束下以及相关标准的规范下才能够使工作有效开展，所以档案信息化建设的前提就是必须要统一标准规范，相关的档案部门应注重学习与贯彻国家档案局制定的档案信息化建设标准规范，这样才能够保证信息化资源的有序整理，促进档案信息化数据库的建设。

（四）吸引更多资金支持。要争取政府财政供给，政府的财政供给才是档案工作的主要资金来源，档案部门应多与领导和政府部门进行沟通，尽量争取地方领导的重视与支持，从而解决预算经费问题，不仅如此，还要发挥自身主观能动性，这样才能够吸引更多的资金支持来解决问题，所以档案部门必须拓宽思路并进行机制的转变，从而有效提高资金的利用率。

三、结束语

信息化的出现有效促进了国家的发展，机关档案工作方面也是如此，迎来了巨大的转变，但是随着不断的发展，肯定还会出现各种各样的新问题，因此相关工作者要进行不断探讨，从而保证机关档案信息化建设不断发展。

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