会计档案内控关键环节探讨

王颖

摘 要：会计档案是企事业单位进行会计核算和监督的记录和反映。伴随网络化、电算化的不断深入，会计档案管理的方式有了极大的变化，要解决好会计档案的管理问题，需要从内控的关键环节入手，探寻会计档案的优化管理对策，确保会计档案为经济主体的决策提供可靠依据。

关键词：会计档案管理;内部控制;关键节点

一、 引言

档案管理涉及档案收集、整理、鉴定及保管等多环节，而会计档案的管理同样有很多的细化环节，特别是基于内部控制的会计档案也具有五个基本关键节点，它们分别是档案监督、档案的信息沟通、档案风险评估、档案控制、档案控制环境。针对五个关键环节，当前企事业单位中存在的档案管理问题还是不少的，对此，需要探讨相应的会计档案管理对策以加强关键环节的控制。

二、会计档案管理的主要作用

会计档案的管理工作在很长一段时间不受到企事业单位的重视，因而对会计档案管理的意义认识普遍不明确，明确来说，会计档案管理的主要作用包括以下两方面的内容。

一是增强财务管理的规范性。由于法律法规和规则制度的精细化不是一蹴而就的，部分企事业单位财务管理存在不规范的地方。对此，通过会计档案的严格管理，会计主体对经济资料就会更加明确和严格，例如，资金往来的细节和过程更加明显，实际报账的依据更规范。这对企事业单位的财务管理起到极强的规范性作用，可以有效减少违规违法行为。另外，尽管会计档案管理不能全完全避免违规行为的发生，但是有助于及时核查出会计主体在经营管理中存在的一些典型问题。

二是促使决策更为科学合理。依据会计档案的分析，财务人员可以充分了解到会计主体在各个会计分期内的收支状态和财务状态，这是财务决策的基础。同时，会计档案所呈现的数据并不是“一大串简单的数表”，而是可以反映一个会计主体的历史财务状态的有用数据，继而为企事业单位规划发展提供必要的参考，从而促使决策更为科学合理。

三、存在的问题

1.风险评估的存在滞后性，忽视会计档案管理

作为内控关键节點之一，会计档案的风险评估节点是十分重要的。但是，当前企事业单位普遍存在的问题是风险评估具有极大的滞后性。在新形势下，会计档案管理方式与传统方式的差异性较大，例如，信息技术、计算机技术的运用等等。由于风险评估者并不能及时学习新知识和先进技术、对会计档案信息化管理的认识不够，因而会计档案管理风险评估工作难以推进，从而导致了档案管理的效率不高、质量不高。

尽管部分企事业单位具备与时俱进的意识，及时更新风险评估的方式，但是其不足之处还是存在的。例如，使用不同的会计数据处理软件操作会计档案管理，这存在造成数据误差的可能性，导致会计信息的准确性无法保障，最终造成企事业单位的管理和决策存在偏差。

此外，部分档案管理人员对会计档案管理的轻视也是当前存在的主要问题。由于企事业单位对会计档案管理的重视程度不足，部分档案管理人员在进行会计档案的储存工作时不认真。具体到会计档案的类别，档案管理者通常不重视除会计报告、会计凭证等纸质档案外的管理，对电子档案的态度较为忽视，更有甚者，将电子版资料用完就废弃或删除。

2.会计档案管理的控制环境存在缺失，会计档案的信息沟通不足

目前，部分企事业单位的会计档案管理的控制环境不乐观，这源于思想上的不重视，同时加上制度不完善、岗位分工的不合理，会计档案管理工作存在很多不良现象。具体来讲，主要是指日常会计工作的不规范操作。部分财务人员进行凭证记录时“求量舍质”，每当业务量大、工作量大时，“工作水分”就会大幅度上升。

另外，随着社会信息化水平的日益提高，会计档案的信息化管理水平也应不断提高，以适应当前工作的需要。由于传统的会计档案管理存在信息沟通上的不足，具体表现为会计档案管理的信息化程度不高，信息传递不及时，无法实现信息共享。从时间维度分析，传统的会计档案管理使用的是人工管理方式，这会占用一定的人力资源，而现代的会计档案管理使用的是会计数据处理软件，显而易见的是，后者比前者更高效、更便捷。

四、会计档案内控管理的优化措施

1.优化控制环境，引进和培养专业化的会计档案管理人员

要做好会计档案管理的内控工作，首先要优化内控环境。从实务的角度来说，人力资源因素对会计档案管理的控制影响较大，因此，企事业单位要加强会计档案管理人员的专业教育培训和定向培养。具体来讲，需要完善会计档案管理的用人制度，合理设置岗位，确定权责关系。由于会计档案管理工作存在不同的环节和流程，不同岗位的职责需要明确，岗位间的衔接需要理顺，以避免工作出现问题时难以追责。

在用人制度完善的基础上，还要加强职会计档案管理人员的专业教育培训，这是会计档案管理工作质量的重要保障。对此，要在企事业单位内部定期或不定期地进行培训学习，培训内容要涵盖凭证的粘贴、制定、装订等环节中的实际操作规范，确保档案管理人员的操作流程足够专业和严格。除了人才培养和用人制度的完善，还需要建立完善的考核制度。就人员考核而言，对各岗位的会计档案管理人员要实施严格监督、定期考核，以不断提升工作质量。

2.提升风险评估的及时性，增强会计档案管理的有效性

作为内控五要素的组成成分之一，风险评估对会计档案管理具有很大的影响，这种影响不仅表现为档案核查中的风险评估，还体现在日常档案管理中的风险控制。所以，为了应对多种风险及堵塞管理漏洞，企事业单位需要提升风险评估的及时性。

一是学习行业内外先进的档案管理方式。这要求会计档案管理人员切实提高自身专业化素质，从信息技术、计算机技术在档案管理中的应用入手，学习多种技术融合的档案管理方式，以充分提升自身的会计档案管理技能。

二是及时更新会计档案知识。这要求会计档案管理者扩展专业知识获取面，不仅要参考学习同行的会计档案管理案例，还需要学习跨行业的会计档案管理案例。

三是完善信息化管理系统，避免不必要的风险。针对档案管理过程中遇到的软件使用问题，会计档案管理者要认识到会计数据处理软件的差异性，及时发现不同软件的数据不兼容性，确保会计数据处理软件适合自身会计档案的管理，最终保障会计档案的数据处理是准确的。

提高会计档案管理的有效性，取决于档案本身能否为决策提供参考。如果会计档案管理者的相关知识欠缺，那么企事业单位面临政府职能部门的定期核查时就可能会出现差错;如果针对会计档案的风险评估不够及时，那么企事业单位会计档案核查时难以发现风险点，可能导致企事业单位遭受损失。

3.完善定期核查会计档案的机制，加强信息沟通

企事业单位需要对会计档案进行定期核查，同时要完善定期核查机制，确保一年或以一个季度内的核查次数不少于一定次数。由于会计法及会计准则的约束，企事业单位需要检查会计档案的合法性和合理性，具体做法要足够科学和合理。例如，从经办人到审核人全过程的监督，再到会计档案的整理、归档等管理工作，企事业单位要制定具体的内控措施，确保出纳不从事会计档案的装订，审计人员不参与会计档案的整理等。另外，会计档案定期核查机制中还要加入归档整体的标准和要求，确保电子档案、纸质档案等归类清晰、细致，为后期的核查工作做准备。

就会计档案管理的信息沟通而言，需要信息管理平台的构建支持。这要求企事业单位从自身实际情况出发，利用现有条件构建信息化程度较高的档案管理信息平台。具体来说，可以通过以下四个方面入手。

其一，进一步实现会计电算技术。这要求日常会计工作高度使用会计电算化技术，确保会计业务工作的流程信息化，使得会计信息在日常录入时就得到整理归纳，为数据分析提供必要条件，为单位决策提供有效参考。

其二，注意数据传输的安全性。可以将会计档案的数字化材料通过云盘加密和传输，确保数据的安全性。

其三，完善会计档案管理的软硬件环境。例如，购置档案数字化设备和高端数据处理软件。

其四，搭建内部信息交流平台。这要求企事业单位在内部网络中开辟专业模块，宣传会计工作相关的法律准则，宣传单位会计档案管理工作动态，为部门间沟通交流提供平台。

五、结语

会计档案的管理工作是企事业单位档案管理的重中之重，可以确保单位决策的科学性和有效性。但是当前会计档案管理还存在风险评估滞后、内控环境缺失、信息沟通不足等问题，为了加强会计档案管理，需要完善内控措施，通过增强风险评估的及时性、定期核查会计档案制度、完善会计档案管理的信息沟通等途径，以期会计档案的高效管理。

参考文献

1.孙鑫.企业会计档案管理问题与对策研究.现代营销（下旬刊），2017（11）.

2.李霞，刘天，刘欣.会计档案管理工作探析.现代商业，2016（08）.

3.夏萍.新《会计档案管理办法》之变化与关键节点衔接问题.财会通讯，2016（22）.

（责任编辑：王文龍）