探讨高校设备档案管理存在的问题及对策

陈华

近年来，随着高校规模的不断扩大，高校在科研方面的投资力度也不断加强，购置的教学和科研设备、仪器等工具在精度上愈加精密，在数量上不断增加，这就凸显了设备档案管理的重要性。设备档案管理水平的高低直接影响着学校的教学水平和科研的发展和进步。

一、高校设备档案的特点

高校的设备档案管理包括从设备采购、验收到使用、维修、升级等各个环节的各种材料和信息。从设备档案上可以直接看出这个设备所经过的所有状态，是一个不可断裂的整体。

从仪器、设备本身来看：高校仪器的设备多用于化学、生物、物理、电子、计算机等各科目实验室，设备种类繁多，而且随着社会发展的进步，设备的精密度、精准性、先进性会更高，这也对设备档案的管理提出了更高的要求。

从设备档案内容上看：设备采购环节的档案有采购标书、合格证书，说明书等材料，设备到货的档案有设备调试记录，到货时间等，设备使用的档案有使用制度，维修记录等。

从保管期限来看，有些设备本身使用时间就不长，或者使用过程中出现不能维修的状况，设备将会被淘汰，需要引进其他新设备，所以设备档案的保管期限会随着设备的淘汰而终止，很少一部分设备档案是长期的或者永久的。

二、高校设备档案管理的现状分析

（一）设备档案管理得不到重视

随着科研水平的进一步提高，领导对于引进大型高精尖仪器和设备还是能够意识到重要性，但是对于设备的档案管理的重视程度不够。领导不重视设备档案管理，就容易引起一些其他问题，如设备档案管理制度不健全，使用过程中出现的问题无人负责，设备档案管理人的专业知识不强，管理技术落后，设备使用年限不祥等。

（二）设备档案内容不完整

高校领导不重视设备档案管理，也导致设备档案内容不健全，容易有空白项。有些设备可能从购买到到货到使用，甚至一直到报废都没有档案记录。档案内容不够详细，比如缺少说明书，就容易导致出现使用困难，不知道怎么维修的情况，缺少维修记录，就不知道什么时候需要对仪器或者设备进行保养。设备档案内容不完整，也影响到高校设备整体的使用率和淘汰率。

（三）管理手段较落后

高校设备档案的管理还没有利用信息化手段，还是传统的手工记录和纸质保存。设备档案管理员人工记录档案的使用或者维护信息，在再次查阅档案的时候，就容易遇到困难，纸质保存的档案，如果发生不可抗逆因素，很容易丢失，就会给科研或者教学带来困难。

三、加强高校设备档案管理的新举措

（一）强化设备档案管理意识

意识是行动的前提，意识提高了，重视程度加强了，设备档案管理的工作就能够步入正轨。强化领导和设备档案管理员的管理意识，积极主动的完善制度并且加强技术手段保证设备档案管理的健全。在设备档案管理出现经济或者其他方面的困难时，领导要给予大力支持，积极协调解决问题，确保设备档案管理良好运行。

（二）完善设备档案管理制度

制定并且完善高校设备档案管理制度既是使用设备的需要，也是高校管理工作的任务。认真学习并且贯彻执行上级部门对于高校设备档案管理的各项要求。完善设备档案的保管制度、档案的归档制度、档案的统计制度、档案的开放制度以及档案管理人员的工作岗位制度。明确具体的管理人员，分工负责，责任到人，把工作明确分配到具體的每个岗位，确保环环相扣，每个环节都不能出现问题。制度建立后，在保管或者归档设备档案的时候要严格依据制度，不能敷衍了事。

（三）提高设备档案管理人员素质

设备档案管理人员素质直接关系到设备档案管理的水平。提高设备档案管理人员素质可以从两方面进行。一是安排专业知识性强的工作人员负责设备档案的管理，可以在校内通过公开招聘的方式进行，公平、公正、透明的选拔出适合岗位的人才。二是加强对兼职设备档案管理人员的培训，由于高校设备的复杂性高，数量众多，可以让部分教师兼职参与到设备档案管理的工作中来。要定期或者不定期的开展设备档案管理培训，让兼职管理员熟悉管理规章制度，并保证严格执行，熟悉设备管理的内容和程序，确保兼职管理员都能胜任岗位的需要。

（四）实现设备档案信息化管理

实现设备档案信息化管理，既能提高设备档案的管理水平，保护好设备的各类档案，又能提高设备的使用率，提高设备档案为科研服务的水平。建设高校设备档案管理系统，录入设备的全部信息，不仅实现设备档案的纸质保存，也能够实现设备档案的查询和信息完善。设备档案的管理人员根据设备需要及时对设备档案信息进行更新，设备使用人员根据自己的权限查阅设备的购买、使用或者维修信息，实现设备档案信息的动态化管理。

四、结语

综上所述，高校设备档案要服务于设备，服务于科研，服务于高校，服务于教育事业。通过强化管理意识、完善管理制度、提高管理人员素质、实现设备档案信息化管理来提高高校设备档案的管理水平，这将有利于提高设备利用率，有助于提高高校科研水平，有助于学校的发展规划，也有助于教育事业的发展。（作者单位：湘潭医卫职业技术学院）