财务共享服务中心会计档案管理方法阐释

宋松 于蔚

本文主要以财务共享服务中心会计档案管理方法为重点进行阐述，结合当下财务共享服务中心会计档案管理现状为依据，首先分析财务共享服务中心对会计档案管理工作带来的影响，其次从扩展会计档案管理规模、创建统一化会计档案数字化管理机制、优化档案管理方案几个方面深入说明并探讨财务共享服务中心会计档案管理有效方法，进一步强化财务共享服务中心会计档案管理运作效率和质量，旨意在为相关研究提供参考资料。

计算机技术广泛应用的视角下，社会正在朝向信息化趋向发展，在一定程度上加快了时代前进的脚步，而财务行业也在信息技术的影响下在壮大规模。财务共享服务机制作为为信息化时代中的一种全新工作模式，也是财务体系完善的一种机遇。在财务共享服务中心的建设，促使会计档案管理工作转变管理模式，也就是单一化转变为统一化的模式。新时期下怎样开展财务共享服务中心会计档案管理工作成为每一个企业管理者要重点思考的问题，以此才可以促使企业更好的发展，实现经济效益最大化。

一、财务共享服务中心对会计档案管理工作带来的影响

企业以满足时代发展需求为目标，需要进行持续化的创新和整合。而要想切合实际的追随时代前进的脚步，企业内部的工作人员也要积极的提升专业素质，作为为企业规模壮大的基本条件。在企业运行期间，其涉及的业务量以及种类都在随之增加，在一定程度上会影响到企业内部资金的配置。所以企业内部的财务机构面临的挑战比较艰巨。

在这种情况下，一些企业建立财务共享服务中心，对财务内部组织进行深度的创新和整理，以往的每一个业务中会保留部分信息，包括单据收集的工作人员，但是大多数的工作人员都赋服务于共享读物中心中，由此把企业财务工作人员做出的努力集中到某一个中心，减小工作人员的工作时间和工作精力，明显的降低了企业财务运行成本，促使企业财务流程适应于战略发展方针。此外，财务共享服务中心的建立打破以往分散形式的会计档案管理模式，汇集多个国家和地区的会计业务信息，同时在财务共享服务中心体系内，体现出财务会计档案管理的全面性和综合性。

二、财务共享服务中心会计档案管理有效方法

（一）扩展会计档案管理规模。这就对财务共享服務中心体系，落实会计档案的每一个环节基本工作任务，以平衡存储信息和降低成本消耗为前提，创建统一化模式的会计档案数字化管理平台，借助平衡理念有效的处理会计档案管理数据。同时在现有管理规模的基础上，大规模企业具备的FSSC处理档案信息能力可以适应会计档案的标准化需求，进而强化企业建设FSSC平台产生的成本控制。

（二）创建统一化会计档案数字化管理机制。针对财务共享服务中心而言，其自身是基于信息技术体系发展的数字化体系，其涉及的会计档案管理工作也体现出档案信数据的数字化发展，有望于实现会计档案信息的接收与保存一体化，促使档案信息高效共享，彰显档案管理工作的快捷和规范性。同时企业要加强会计档案数字化的统一性机制建设，严格的依据现有的会计档案信息管理要求，切合实际的创建信息化领域下会计信息电子档案， 对信息档案进行标识和查询以及交换等，加快财务档案信息的网络运输效率。此外，财务共享服务中心对应的会计档案管理工作要借助网络环境以及硬件和软件建设加以实现，有效的对档案信息进行共享和交换。由此在数字化体系的创建下，提升财务共享服务中心的会计档案信息管理质量。

（三）优化档案管理方案。财务共享服务中心要制定会计档案归档的方案，在会计信息没有被打印或者转变为书面语言输出期间，要细致的保留档案副本、账目条款以及记账凭证，结合相关的国家税务要求和审计要求，及时的对会计档案进行输出处理，转变为账薄或者会计报表。同时制定会计电算化档案保存方案，结合档案局的要求，企业可以在财务共享服务中心处制定会计档案的电算化保存方案，选取质量好的磁盘对档案信息进行备份，且将备用盘以及储存盘进行分离保存，落实防压和防光等工作，之后依据类别对数据光盘和磁盘进行编号，标注对应的时间以及文件整体内容，最后形成会计档案文件。

三、结语

综上所述，财务共享服务中心的创建，可以把企业的分散财务档案信息管理模式转变为统一化以及标准化的管理模式，便于档案信息数据的保存和整理。由此企业管理者需要基于财务共享服务中心的创建理念，制定科学的会计档案管理计划，通过扩展会计档案管理规模、创建统一化会计档案数字化管理机制、优化档案管理方案等，优化现有的会计档案管理体系，推动企业持续化建设进行进程。（作者单位：青岛大学附属医院）