浅议大数据时代高校档案工作的创新发展

文/王青干

以人工智能、社交媒体等为典型表现的信息时代，对当下社会生活带来了颠覆性的影响，这其中，大数据起到了核心作用。高校档案工作应当以大数据时代为契机，创新发展思路，积极参与学校信息化建设，充分发挥馆藏档案资料的信息优势，为学校发展和社会进步提供智力支持

在人类文明的进程中，作为以人类经验总结、规律认识、历史延续等为主要内涵和特征的档案事业发挥了重要作用。在大数据的时代大背景下，作为高新科学技术发展的摇篮和实验室的高等院校，自然也应该站在这个时代的前列。近年来，高校在人才培养、学科建设、科学研究及社会服务方面产生的信息数据呈现指数级增长。这些数据体量巨大、种类繁多、更新快速，给高校管理部门，尤其是作为历史记录和信息资源采集的档案部门和档案工作带来了巨大的挑战，也提供了发展的机遇。

第一，创新思维方式，从整体、全局的思路出发，用发展的眼光制定档案部门的发展战略

大数据时代背景下，构成高校主要组成部分的学生、教师、教辅人员，都会在工作过程中产生大量的信息数据。其中学生的学籍、选课、成绩、图书馆利用和服务、网络服务（微博、微信等社交媒体以及互联网教育）等依靠数据信息作为基础；教师的基本信息、网络教学方式等等也离不开数字数据的支撑；而保证教育教学活动顺利开展的业务单位和服务单位等教学辅助机构，也需要数据信息作为依据和手段。换句话说，当下高校各项工作的开展都是以数据作为最基本的资料，因此数据信息庞博而杂乱，难以用传统的分类方式进行处理。

为此，作为重要信息、数据永久保存的档案部门和档案工作者，一定要转变思维方式和工作方式，树立大档案、大数据、大资源的思想意识。即资料信息的保管要从馆库实物存储转向数据、信息资料仓库；从提供资料查阅转向提供数字资讯服务；从管理纸质实物资料转向数据信息处理等等。

在具体工作方式上，要统筹协调。大数据不但技术涉及多个学科和部门（不仅数据需要不同部门的技术支持，而且数据资料资源来源于不同部门），更重要的是数据资源的挖掘、分析、存储和利用也涉及到方方面面的利益。因此，高校必须明确档案部门、信息化部门等不同部门之间的职责和任务，提供必要的条件使它们对数据资源的采集和利用做到畅通无阻。为此，学校各个职能部门应密切合作，协作配合，避免出现信息孤岛的消极现象。具体说来，应以档案部门为中心之一，开展数据信息资源的共建共享，共同建构高校大一统的信息资源体系，为学校的发展提供有力的智力支撑和信息保障。

第二，以供给、需求为双导向，充分挖掘档案资源和用户资源，用更优质的资源，更好地服务高校与社会发展

长期以来，传统档案馆（包括高校档案部门）采取的都是“供给导向”的工作模式。在保密思维模式的影响下，档案部门和档案工作者往往从自身业务供给的角度出发为用户提供服务。换句话说，就是有什么样的内容就提供什么样的服务，这就造成了用户常常面临着“提供的服务不需要，需要的服务找不到”的尴尬境地。随着大数据在社会领域应用优势的不断凸显，无论对于档案部门的档案供给还是用户需求，都提出了新的要求和挑战。

如果将档案部门及档案工作者和档案用户比作市场经济中的供给方和需求方，则我们不仅要进行供给侧的改革，还要进行需求方的培养，这样才能激活档案事业的活力，更好地为学校教育的发展和社会的进步提供更好的服务。对于档案部门和档案工作者来说，如果工作业务不能向数据分析、数据挖掘方向转移，做好馆藏海量资源的分析与处理，那么档案事业将会失去未来的发展机会，甚至会失去存在的意义，从而日益在学校职能部门中不断被边缘化、被遗忘。另外，档案部门和档案工作者的服务理念还要实现从供给导向到需求导向的转变。档案部门和档案工作者借助大数据技术，通过对档案用户身份记录、信息检索和利用记录等结构化数据及存储行为、搜索方式、行为轨迹等数据进行分析，有效发现用户的需求信息和需求趋势，可以实现档案的多元化和个性化服务。因此，档案部门和档案工作者的服务理念要实现“以用户的需求为导向”，充分挖掘和利用各方面的资源和能力来满足用户的需求。为此，档案馆要确立用户在其服务体系中的主体地位，以用户为中心，以需求为导向，利用大数据对用户行为中的信息进行挖掘，寻找其隐性需求，从而实现资源密集型向服务主导型的转变，更好地配合学校各项教育教学以及科学研究等各项工作的开展。

大数据时代的到来，不可避免地冲击着传统档案部门和档案工作者的生存模式和发展空间，如何在急剧的社会转型过程中密切配合并在一定意义上积极参与高校的信息化建设，这是高校档案事业发展的关键所在，也是所有档案工作者必须要正视的一个问题。