新时代下档案管理的信息化建设

2019-07-17顾文婷

陕西档案 2019年3期

文/顾文婷

随着现代科学技术的不断发展，档案管理工作面临着新的发展和变革，特别是档案管理信息化建设势在必行，本文就如何做好新时代下档案管理信息化建设工作进行了初步的分析与探讨

当今社会，在经济高速发展的同时，现代信息技术也得到了迅猛发展，随着信息技术的应用和信息资源的开发利用，档案管理工作也面临着机遇和挑战。因此，档案工作人员想要适应时代发展，实现档案工作的创新发展，就必须更新观念，积极运用现代信息技术，来提高档案工作的现代化管理水平。

一、新时代下档案管理模式的新变化

新时代计算机技术及网络技术的快速发展使得档案管理工作发生了一系列变化，主要体现在以下几个方面。

1.档案管理数据资源体系多元化

随着现代化办公体系的逐步建立和大数据时代的到来，档案数据资源的形式已经由纸质化向电子化转换。无论是机关，还是企事业单位，数据资源来源渠道更加广泛，形式更加多样，交换利用更加密集平凡，整个档案管理的资源体系呈现出多元化新的变化。

2.档案管理数据处理体系更高效

在纸质化时代，档案数据处理主要依靠人工进行，工作效率不高且容易出现差错。随着科技的发展，利用现代信息技术对档案数据进行收集、录入、保存、查询利用的范围越来越广泛，更加高效地实现了档案数据处理。

3.档案管理安全保障体系更复杂

数据信息的高速发展是一柄双刃剑，在方便利用的同时也带来了安全保管的隐患。社会上各类用户信息的泄露，也使档案人员更加深刻认识到了档案数据信息安全的重要性。特别像国家机密档案、商业机密档案、医疗研究成果档案等等的安全保障体系要求更高。所以，档案工作人员既要防止内部泄露，又要注意外部盗取，一定要将档案安全管理的保障措施落实到位。

4.档案管理各层级衔接更紧密

传统的档案管理虽然建立了完整的管理体系，但是因为缺少现代化技术的支持和依托，各层级、各区域之间往往会出现断层、衔接不紧密等现象。但是，随着现代化信息技术的不断发展和运用，各层级、各区域之间的断层开始被打破，全国区域内的联网，使得各层级之间衔接更紧密，使得档案数据资源实现了互联互通，资源共享。

二、档案管理信息化建设工作开展方式

1.夯实基础，做好基础工作

做好档案管理信息化最基础的就是将档案管理的基础工作做到位。具体来讲，就是首先要严格按照文件归档要求，做好对不同形式、不同载体的文档资料的收集工作，保证文档资料的齐全完整；其次要做到分类科学、整理规范、保管有序，便于以后的查阅利用；再次要注重档案保存环境和各种防护措施的落实到位，真正使档案安全保管得到保证。

2.建立制度，完善规范化建设

档案管理的信息化建设离不开完善的制度，档案管理工作信息量大、涉及面广，建立档案管理信息库，需要创新管理制度，统一管理标准，用科学的方式进行管理。

前期要对根据档案信息化的各个环节、步骤，制定统一的格式和标准，做到档案管理工作有章可循，这样既利于录入、整理、传输、保存，又利于以后的查阅利用。同时，信息化建设要建立相应的安全制度，从内部方面，要建立健全存储环境、安全保密、查阅利用等制度，确保内部资料不流失；从外部方面，要加强网络安全建设，防止外部不法入侵；同时还要做好应急备份措施，最大程度保证档案实体和信息数据安全。

3.健全数据库，完善平台建设

档案信息化管理平台，是数据录入、存储、利用的依托空间。在建立本单位信息化平台时，既要依据本单位实际情况，选择适合本单位特点的信息平台，又要根据本单位档案管理的特点、内容、环节来设计好网络平台模块，减少冗杂的模块，达到最优化设置；同时还要注意内外部接口的设置，尤其是档案管理涉及部门、单位较多的，与外部资料接口的匹配能够最大限度地减少资源出现差错，从而确保档案的完整性、稳定性。

4.提高专业性，增强工作素养

在新时代下，档案管理人员一是要了解国内外档案管理工作发展趋势和动向，提高档案专业知识，提升做好档案工作能力；二是要学习和掌握现代信息技术与网络专业技能，使自己成为适应新时代档案信息化管理要求的行家里手；三是结合工作实际加强同优秀档案管理人才的交流，借鉴和学习别人的先进经验；四是要积极参加各种业务知识的培训，并结合培训学习，使自己成为档案信息化管理的复合型人才。