档案管理电子化建设工作分析

文/王彩梅

在信息化时代，大数据信息安全是档案管理的一个重要方面，由于过去与现在管理方式的不同，造成了档案传统管理与电子化管理的脱节，使得档案管理过程中出现了一些问题。本文结合大数据时代信息交流的特点，探讨了档案管理电子化工作中出现的问题及解决应对的措施

一、档案管理电子化建设中存在的问题

1.资金不足，设施配备不完善

基层有些单位缺少资金，用于这方面的投入很少，不能为档案管理电子化建设配备相应的设施设备，严重影响了档案管理电子化建设工作；有些单位虽然配备有计算机、打印机、扫描仪等设备，但是对后续的软硬件更新换代却难以做到保证，影响到以后档案管理电子化的开展。以延长油田股份有限公司为例，21个采油厂及辅助生产单位有独立档案室，实现电子化的只有12家，占57%；近两年投入资金200万元左右，远远不能满足档案电子化管理发展的需求。

2.信息化管理制度不健全

基层单位对于档案管理电子化建设重视不够，表现在实际工作中是规划的方案不科学、相关的制度不健全不规范、标准要求不统一，工作推进缺乏系统性、连续性，仅仅以局域网的形式进行内部管理，不能在更高的层面上实现档案资源的共享，使档案的作用得不到更广泛的发挥。

3.档案电子化管理的发展需要经过一个长期的改进过程

档案工作干得好不好取决于人。人员的专业技术和综合能力是决定档案质量的关键要素。档案工作的专业性和特殊性要求管理人员必须学习和熟悉各个门类的专业知识与工作流程，但因专业人员缺乏、能力参差不齐等因素影响，造成在管理工作上力所不及，带来许多矛盾和问题。很多部门人才断层、高技能专业人才不足的近况不是短时间就能改变的，因此，档案管理电子化建设的发展也需要经过一个长期的改进过程。

4.档案管理工作意识淡薄，重视程度不足

在实际工作中，档案的管理意识浅薄，以为管理就是简单保管，只要不丢失、随时查阅就可以了，上级领导通常对档案管理工作持冷漠态度，因而减少资金的投入、人员的配备，使档案电子化管理不能得到有效的保障，影响档案管理健康发展。全国政协委员、国家档案局局长李明华在“两会”上提出建议《关于全面认可电子发票的档案凭证作用的提案》：一是从法律法规层面确认电子发票与纸质发票、电子档案与纸质档案具有同等法律效力；二是国家有关部门要督促其工作人员主动适应信息化发展趋势，尽快改变工作习惯和工作方式，这就要求领导及档案工作者对此必须认可、支持、重视。

二、对推进档案管理电子化建设工作的一点思考

1.提高思想认识，重视档案管理电子化建设工作。基层单位的领导要提高对档案管理电子化建设重要性的认识，要重视和支持这项工作的开展，要将此项工作纳入到年终考核。定期对档案电子化管理工作进行督促、检查，发现问题及时解决；要建立考核机制，开展分级、定量考核，有效推进工作开展。

2.增加资金投入，配置先进的设施设备。基层单位要在人、财、物方面加大投入力度，使档案管理水平与企业发展水平相适应。实现档案管理电子化，就能够依托数据库，增加信息存储量，提高信息查阅利用速度和效率，达到既节省空间又节省时间的目的。同时，还可以利用系统对数据进行细致分类、科学导入、有效完善，使其更快捷、更方便、更安全、更可靠，提高档案管理工作效率与整体质量。

3.建立健全符合本企业实际的档案管理规章制度。对不适用现代企业管理模式的规章制度要进行重新修订，做到内容详细、严格。实行首问责任制，把责任划分到每一级每一个人，明确每个人的工作职责，并列入年度工作考核中，增强档案管理人员的事业心、责任感和服务意识。尽量不使用兼职或临时人员，以保证档案管理电子化工作安全有序地推进和发展。建立文件备份制度，逐步扭转档案零散分散存放的旧况，可将备份文件存放在档案形成所在单位，便于查阅，而原始文件一律由档案管理部门统一管理，保证档案的完整性，有效预防档案缺失问题的发生。

4.积极引进优秀人才，强化培训。拥有优秀的员工，企业才会有所进步，档案管理部门需吸纳德才兼备的专业技术人才，对档案电子化建设进行有效管理。同时还要加强员工专业知识的培训，提高业务技能。2019年，志丹采油厂档案管理软件系统被国外黑客攻击，中了勒索病毒，黑客在邮件告知不要尝试打开，如果打开文件将永久删除，并勒索1个比特币（价值几万人民币），档案管理人员对此却毫无办法。这就要求我们的培训要有的放矢，要在提高技术能力与整体素质上多下功夫。

总之，档案管理电子化将成为档案管理一种新的形式和重要手段，不仅要在软硬件等设施设备上满足，而且要在培养一支素养高、能力强、作风硬的档案干部队伍上下功夫，只有这样，才能真正使档案管理电子化的能力和水平得到更好的发挥。