新时期基层事业单位档案管理的几点思考

摘 要：基层事业单位的档案管理工作落实效果较差，已经与我国当前提出的档案管理体系要求不符，整体的管理工作较为混乱。基于对新时期集成事业单位档案管理工作现状的研究，本文指出了当前工作中存在的问题，并在此基础上提出针对這些问题的改善措施，提高基层事业单位的档案管理质量。

关键词：新时期；基层事业单位；档案管理

新时期的概念为，我国对档案管理工作提出的新的时代要求，包括建成信息化管理系统，同时优化现有的工作体系。对于大型事业单位来说，由于资金和人才储备量较大，可以快速完成该项工作，而对于基层事业单位来说，很难在短期内将其落实，所以需要从基层单位的运行与管理现状角度出发，分析档案管理工作的发展路径。

1 新时期基层事业单位档案管理存在的问题

在基层单位当前的档案管理工作中，存在的问题包括两个方面，其一为信息化建设不足，其二为档案管理体系的建设完善度不足。这两个问题的表现形式如下：

1.1 信息化建设不足方面

在当前的档案管理工作中，基层事业单位由于硬件设施不完备，对于单位的档案管理工作来说，需要在原有的信息化系统中建立档案管理的专项体系，同时在系统中建成相应的存储系统[1]。

在当前的基层事业单位中，一个问题为，单位的信息化系统建设不完备，或者建成的信息系统只支持特定工作内容，在这类信息化系统中，必然无法落实档案管理工作，信息化档案管理系统要求能够实现对档案的收集、整理和存储，当前很多基层事业单位的信息化系统无法达成这一运行目的。另一个问题为工作人员对信息化系统的了解程度和认识较为浅薄，档案管理人员在工作中，未能正确操作针对档案管理的信息化系统，发生这种现象时，除了整个系统无法正常稳定运行，在一定条件下甚至会导致系统出现故障。

1.2 档案管理体系缺失问题

在新的档案管理体系中，建成的整个档案管理制度需要与信息化管理系统为基础，对原有的档案管理体系进行优化，在当前的基层档案管理系统中，该项工作存在缺失。

当前的管理问题存在问题为，首先工作人员的从业素养参差不齐，但是整体上，档案的管理和应用效率较低，档案管理工作需要涵盖档案的收集、管理、存储和使用所有内容，由于当前过于依赖管理人员落实整项工作，降低了档案的管理效率。

其次为过于依赖工作人员的职业素养，但是一些工作人员疏于学习，甚至在工作中出现档案错放、漏存等问题，该问题需要投入高额成本才可解决。

最后为对信息化系统的运维重视程度不足，无法及时发现档案管理系统中的漏洞，降低了整个系统的运行质量。

2 新时期基层事业单位档案管理存在问题的改进方法

2.1 加强信息化系统投入

在新的基层事业单位档案管理工作中，最基础也是最重要的工作为建成信息化管理系统，但是基层单位受限于资金和技术储备，为了能够更好完成对该系统的建设工作，可通过以下方式落实该项工

作[2]。

首先政府的财政部门需要分析和了解当前基层事业单位信息化系统建设中的缺失项目，通过财政拨款的方式提高基层事业单位的信息化系统建设质量，要求事业单位建立专项资金账户，同时单位自身和财政部门定期或不定期完成对账户资金应用情况的审查工作，确保资金的专项专用。

其次为事业单位自身重视对信息化系统的建设工作，要求单位本身完成对系统的全面研究和分析工作，找到当前系统运行中存在的问题，同时通过招聘社会上的互联网人才方式，让其参与到单位的信息化系统建设与检修工作，增加单位的人才储备量。

最后为落实硬件升级工作，基层事业单位当前的信息化系统中，由于需要建成专业的档案管理模块，导致硬件设备的运行负荷增加，当前的设备不能满足整个系统的运行需求，尤其是针对存储硬件设备，所以在信息化系统建设中，一项重要工作为完成对这类硬件设备的升级和替换。

2.2 优化管理体系

在新的单位运行和管理体系下，可以落实信息化系统的完善和优化工作，提高档案管理工作的质量。在管理体系的优化和完善工作中，需要在此基础上优化管理体系。

本文提出的管理体系优化内容包括两个方面，其一为整个档案管理工作中的各类项目，包括人员培训、档案收集、档案整理、档案存储和档案应用，针对档案管理体系汇总的人员培训内容，需要从信息化系统的操作方法和运行流程角度分析，通过这种方法可以完成对整个系统的研究与分析工作，针对后续的档案管理工作，要求档案管理人员深入到各个工作部门中，按照需要存储的档案内容完成档案收集和整理工作，同时对于单位中的重要档案来说，档案管理人员需要定期分析是否完成档案收集工作，并督促部门工作人员提交这类档案。

其二为信息化系统运行中的各类辅助设施，包括电力系统管理制度、信息化系统的运维管理制度、信息化系统的应用权限制度等，其中最重要的为运维管理制度，主要内容为要求计算机人才参与到信息化系统的日常管理和维修工作中，维护的项目包括档案的防火墙、信息化系统的硬件设备以及信息化系统的管理体系等。

3 结论

综上所述，新时期基层事业单位档案管理工作中存在的问题包括信息化系统建设不全和管理制度完善度较低。在今后的管理工作优化中，单位需要与政府部门建成合作体系，让其投入信息化系统的专项建设资金，在管理制度优化中，需要从主体设施和辅助设施完成管理体系建设，提高档案管理质量。

参考文献

[1]郑永波.对新时期基层事业单位档案管理的几点思考[J].才智，2019（07）：214.

[2]徐丽丽.事业单位档案管理工作中存在的问题及对策研究[J].世纪桥，2018（08）：67-68.

作者简介

于洪（1986-），女，汉，山东省牟平市，本科，助理馆员，研究方向：档案管理。