基于办公自动化环境下的文书档案管理研究

卢燕

摘 要：由于时代的飞速发展，科技水平也有了比较大的突破。与此同时，带动了各个行业的发展速度，并且帮助这些行业提高了工作效率。因此，工作人员可以通过更加便利的工作方式去工作，这无疑在一定程度上提高了工作的效益。不得不说，科技带来的正面影响受到了人们的广泛推崇。比如，在当前的企业中，很多办公环境越来越趋于自动化，越来越科学化。相比于传统的办公模式，不仅节约了大量的纸张，同时也节约了时间，从而提高办公效率。但是，办公自动化环境下的文书档案管理也并非没有任何漏洞的出现。基于这种自动化的办公模式，文章将进行简要的探究，文章内容仅供参考。

关键词：办公自动化；文书档案管理；分析和研究

伴随着计算机技术和通信技术的不断盛行以及推广使用，愈来愈多的企业选择将传统的纸质记录办公，转变为自动化的办公模式。而所谓的办公自动化，是计算机技术和通信技术的结合体。值得一提的是，在这种新型的办公自动化模式之下，文书档案的管理也将从传统的纸质档记录变成了电子档。而从某种意义上来讲，这种新型的办公形式无异于一次改革。相比于传统办公环境下的文书档案管理，这种自动化的管理模式更适用于当代企业。当前的时代是一个更加科学和智能的时代，信息和數据的传播速度异常之快。因此，对于企业来讲，提高办公效率，就相当于在无形之中为企业争取更多的机会，从而创造更大的经济效益。

1 就办公自动化模式给文档管理带来的问题进行探究

1.1 文档管理缺乏统一性

通过自动化的办公环境，很多岗位的工作方式也会发生一定的改变，其中包括文书档案的管理工作。同时，随之而来的问题也有很多。比如，文档的管理缺乏一定的统一性。

根据当前一些企业引用自动化办公的实际情况来看，办公自动化系统还没完全处于一体化的状态。而出现这种情况是因为这些企业还没有将文书档案管理归纳到办公自动化系统之中。进而导致文件管理工作与档案管理工作被不同部门进行分开管理。不可否认，这种工作模式将文书档案管理工作进行了细化，但是仍然不可避免一些问题的出现。

文件和档案如果得不到统一，会让文件管理和档案管理两者之间有些脱节。其次，这种分开管理的工作模式，能够保证文书档案管理的安全性以及真实性吗？答案无从知晓。最重要的是，在办公自动化的大环境之下，如果不能做到文书档案管理工作的一体化，那么这种管理形式很有可能会对办公自动化的发展有一定的限制，最终造成文书档案管理工作的效率下降。

1.2 电子文档缺乏安全性

在办公自动化的大环境之下，信息的传播速度和更新速度超乎人们的想象。比如如果警惕性比较低，那么可能一些比较私密的文件就有可能弄得人尽皆知，并且可能造成覆水难收的局面。在办公自动化的环境下亦是如此，文件的安全性和保密性都可能会受到一定程度的威胁。

不得不说，近些年来网络通信技术以及计算机网络技术的不断更新和完善，确确实实为一些企业在工作的办公问题上做出了巨大的贡献。不仅让工作人员的办公效率有所提高，也让企业的经济效益有了极大的提升。虽然自动化的办公有很多优势，但它所存在的问题不可忽视。

由于是自动化办公模式，所以电子档的信息是处于更新状态的。那么问题来了，如果电子档的信息被修改，那么就看不出来是被谁所改动的。因而，电子文档的真实性就受到了侵犯。除此之外，当今社会的网络技术如此之发达，那么就有可能被网络上的一些不法分子所盗取。在数据大爆炸的时代，网络环境很难得到净化。而这种情形之下，如何做好文书档案管理的工作是一件值得花时间思考的问题。

2 根据文档管理中存在的问题提出对应解决方案

2.1 实现文档的统一管理

在办公过程中，对于一些工作进行细化管理固然是好事，但是并不是所有的工作都适合进行细化，尤其是对文书档案的管理。恰恰相反，文书档案的管理工作其实具有很大的关联性，如果对二者强行进行拆分，不仅不会起到减负的效果，反而会导致一些其他问题的出现。[1]

之所以要实现文件和档案的统一管理，是因为文件和档案本身就是密不可分的。档案是由多个文件组成的，因此每一个子文件对档案都很重要。在传统的办公模式中就可以彰显这一点——不同类别的文件被注明时间、编号后进行归类保存。久而久之，就形成了档案。由此可见，文件和档案的关联性是比较强的。因而在办公自动化的环境下，文档的统一管理会对工作产生积极的影响。

与此同时，将文书档案进行统一管理也更有利于档案的梳理，并且如果需要调取文件，那么效率也会比较高。[2]

2.2 不断完善系统，加强对文档的保护

网络技术的发展速度是人们有目共睹的，在飞速发展的时代背景之中，在享受科学技术所带来的福利之余，也要学会防御一些漏洞的出现。当文档的管理工作从纸质档变成了电子档，虽然让工作少了一些繁琐和复杂，但实则其隐藏的漏洞将会带来更大的麻烦，而这个隐藏的漏洞就是文档的安全问题。[3]

实际上，若想加强对文书档案的保护，其实有很多种方法。但首要的前提是办公自动化系统是一个功能完善的硬件系统，否则即使文档加密也很容易被一些不法分子破解。在此基础之上，制定完善的文档安全管理的规章制度。其次，将参与文书档案管理的相关工作人员结合起来，形成一个组织，并且每个人都要签订文档安全责任书，让文书档案的安全有更多的保障。

此外，文档管理人员接触文档的次数最为频繁。那么，这些人对文档的安全也有一定的影响。所以，企业要定期考核文档管理人员的专业素质，以及综合素质，并对综合素质较弱的人员进行相关的培训。通过这些，让文档管理人员感知到对文档保密的重要性。[4]当然，除了管理人员的综合素质要合格之外，也要努力学习办公自动化环境下的新技术和新知识，做到与时俱进。

3 结束语

纵观当前企业办公自动化环境下的文书档案管理工作来看，办公走向自动化发展之路是社会发展的必然趋势。因为时代发展的脚步越来越快，传统的办公模式将会很难满足当代社会的需求。因此，如果能够提高办公效率，那么将会有更多的时间去完成其他重要的事情。但是在注重效率的同时，也要确保工作的质量。由于自动化办公模式的出现，那么文书档案的管理工作形式也随之发生改变。但不论怎么变化，都需要以一种以不变应万变的姿态去工作。因为在未来，企业的办公环境有可能会更加地出人意料。

参考文献

[1]刘曙.基于办公自动化环境下的文书档案管理研究[J].低碳地产，2016，2（16）.

[2]邱迎莹.基于办公自动化环境下的文书档案管理探究[J].中外企业家，2016（4Z）.

[3]苏青丽.基于办公自动化环境的电子文书档案管理研究[J].中国管理信息化，2018，v.21；No.378（12）：172-173.

[4]刘文婧.基于电子办公环境下的文书档案管理[J].赤子（上中旬），2017（03）：148.