信息时代下办公室档案管理工作的创新

陈怡怡

摘 要：随着我国发展的突飞猛进，档案管理需求在朝着多样化、个性化方向发展，档案工作要主动融入国家大数据战略和相关机制中，依托大数据平台，创新性地开展前端控制、流程再造、制度规范等工作。因此，新技术的应用与发展，对于档案管理服务效率提高，促进档案管理健康、持续发展具有十分重要的意义。

关键词：档案管理；信息时代；创新策略

随着时代的进步，传统的档案管理工作已经不能满足人们的要求，那么我们就要顺应时代的进步而不断的创新，但是在创新的道路上也会充满这样那样的问题。那么我们就要面对问题绝对问题，而不是逃避。办公室档案管理能充分利用信息化和自动化的平台来完善相关方面的工作，从而更好的顺应信息化时代潮流的发展。

1 传统档案室存在的缺点

1.1 对于环境的要求

最早的档案管理文字都是需要手工编辑，那么对于环境的要求是很高的。

1）防潮。因为对于档案的文字书写我们必须用蓝黑或黑墨水书写，其余的不能使用，大家一定要严格按照规定使用。因为黑色的墨水笔或签字笔主要含碳元素比较稳定不容易被氧化，所以保存的时间比较长。因此，常规的档案室要经常开窗通风。

2）防火。常规档案室全部都是纸质资料，一旦着火后果非常严重，所以在日常工作中不能在档案室内吸烟和使用电器，不能存放易燃易爆用品。

3）防蛀防霉。档案一律采用防蛀化学浆糊，每只档案箱内安放防蛀防霉片，每月喷一次杀虫剂

1.2 工作效率低

1）传统的档案室还要定期进行整理，有些档案需要重新的分类和整理，过期的档案需要销毁，这样的工作量是非常大的，并且人工操作不能保证准确性和时效性。

2）在检索资料时，效率比较低，需要使用手工检索工具。通过使用人工查检各种目录、指南、索引来找到需要的资料。这样的检索时间很长，浪费了大量的人力物力财力。

1.3 查看外地资料难

对于传统企事业单位的档案室来说，如果想查看其他城市的资料，是很不方便的。首先档案在一般的情况下是不允许再借的，如果是因为工作的原因需要外借，一定要按照程序办好相关的手续，并且要求他在规定的时间归还并做好保密工作不得再进行转借。如果是机密文件必须要得到领导或是相关部门的批准，确定能外借时才可以，否则不得外借。其次，办理好外借手续后，重要的档案需要本人带有限身份证件才可以外借，有些简单的资料可以选择邮寄，但是这些时间都会很长，效率很低。

1.4 档案室的安全

档案室的安全包括：1）防火，防霉，防水，防蛇虫鼠蚁，防撕毁和丢失。2）防重要文件内容被泄露。

1.5 占地面积

档案室书架一般采用木制或金属制成，传统的书架是不能随意挪动的，其缺点就是占地面积较大，单位面积存储量小。

2 档案管理工作面临的问题

1）工作人员。再先进的技术也得需要人，将信息化引入档案管理工作是为了提高工作效率，而不是将人员裁剪掉，所以要将信息化顺利进行首先要转变工作人员的思想，给工作人员进行培训，给他们讲解信息化时代档案管理工作的先进性，便捷性和重要性。传统的档案室部分工作人员只了解简单的电脑操作和办公系统，那么我们就要加大培训的力度，不仅让工作人员掌握和操作专业的软件，领导也要开拓创新，提高整支队伍的综合能力。引入新鲜的血液，招入一批学习档案馆里的高才生，从而提高整体的工作效率，达到为人民服务的目的。

2）信息安全问题。由于计算机和网络本身存在安全隐患，电脑的软件很有可能会受到非法分子的攻击以窃取重要的信息。所以我们要加强管理，提高安全意识，保护重要文件。

3）归档。从纸质的手写编辑转换成电子文件，虽然现在有的单位使用电子扫描仪来代替一字字的敲入，但是工作量还是十分的巨大，在短期之内很慢完成，如果花大价钱来购置专业的仪器使用不了一段时间就会被闲置，很浪费。

3 信息时代办公室档案管理工作的创新策略

1）档案管理要从手工编辑的实物存档转变成电子存档，档案管理实现信息化，电子化，数字化，节省归档的时间，大幅度提高了档案管理的效率。

2）培养工作人员利用办公软件对档案进行采集，分类，整理，便于日后检索资料。创建网站将需要发布的信息发布在网站上方便大家及时了解相关信息，并保障信息的准确性、及时性、全面性和时效性。例如像图书馆即可在网站上提供资料检索，在家即可查看有没有自己需要的资料，防止跑空。或者提前知道查阅资料需要带齐什么样的手续，提高效率。

3）对于档案室的安全这一点以前我们投入了大量的人力还是会有文件损坏和丢失的事件发生，那么信息化时间我们应该怎么办呢？安装监控，其实监控不仅仅是指视频采集。（1）温湿度系统，根据档案室要求的温湿度范围进行设定。（2）防盗系统，档案室除了当装防盗门和防盗窗之外还要安装视频采集系统，应全天24小时采集，白天防止损毁和偷盗的事情发生，夜晚防止恶意闯入的事情发生。（3）消防系统，在现代建筑中，消防系统是必不可少的，而对于档案管理中更是万万不能缺少的。大部分消防系统如果触发火警都是采用自动喷淋灭火系统，而对于档案室来说存放的大部分都是纸质文件，不适用喷淋灭火系统，而是采用卤代烷灭火系统。卤代烷灭火系统通过火灾探测报警系统来进行联动操纵，实现自动灭火。常用的卤代烷灭火剂有1211和1301，它们具有灭火效率高、灭火速度快、灭火后不留痕迹、电绝缘性好、腐蚀性极小、便于贮存且久贮不变质等优点，是一种性能十分优良的灭火剂。并且安装防火门和报警系统，一旦发生火灾及时报警。（4）漏水系统，现代档案室都是信息化管理，电力系统24小时运行，一旦漏水整个系统都会瘫痪，而且对档案室的文件也有损坏。（5）电力监控系统，档案室如异常停电，UPS电源还可以给计算机网络系统提供不间断电源，避免数据损失。（6）空调系统，档案室内的温度对设备会有影响，一旦温度出现异常，空调系统会自动开启。（7）內置光源防蛀防霉档案柜，适用于大型档案室成排设置档案柜时使用。柜体内设计有光源装置，前柜门的内面上安装有防蛀防霉药盒；前柜门和后柜门的门边上装有密封条。具有防尘、防潮、防虫、防治药物向外挥发等优点。（8）智能密集架控制系统，可以手动，可以电动也可以使用电脑控制。占地面积小，操控方便，高度智能化。智能密集架控制系统安装有红外线感应保护，有的还安装电磁保护。当有人员站在两个架体中间时，有可能会有其他的人员在不知情的情况下开合架体，如果没有防护系统，人员很容易被夹伤。这时架体会启动保护，无论是手动还是电动都不能对架体进行开合，从而起到保护人员的功能。（9）RFID智能档案管理系统。利用RFID自动识别技术与后台数据库管理系统相结合，实现对档案全过程跟踪与智能化管理。

4 结语

综上所述，不难看出，档案管理工作的信息化是整体的趋势，有顺应时代的潮流才可以不被淘汰，信息时代下办公室档案管理工作使各子系统之间互通互联，实现信息共享，使档案出入库，盘点管理，恒温恒湿，视频巡检等得到统一管理，为实现档案服务现代化打下坚实基础，促进企业更加高效的工作。

参考文献

[1]宋珊珊，王慧.信息时代下办公室档案管理工作的创新研究[J].卷宗，2014（7）：73-74.