浅论档案科学化管理的重要性

杨秀英

档案管理作为一个系统的管理工程，期间所包含的内容以及对它产生影响因素是众多的，每一个因素发生变动或者是进行发展都会给档案管理工作带来新的影响。在当今市场经济快速发展以及人类文明不断进步的形式下，势必会对档案管理提出新的要求和挑战。这就需要对档案管理的全过程用全新的管理理念和科学的管理手段进行分析，确保档案管理能够适应时代发展的需求。

1 正确认识提高档案科学化管理水平的必要性

档案管理是档案工作者运用科学的管理方法以及现代化的手段对档案进行科学、有效的管理，使之能够更好地为社会、为人类服务所进行的系统性工作。通过新时代对档案管理所提出的要求，来分析提高档案科学化管理水平的必要性，也是从大环境发展的形式下来看待档案管理水平的提高。

一是提高档案管理的科学化水平是社会不断进步的必然要求。在人类物质文明和精神文明不断进步的前提下，任何存在于社会中的事物都在经历一个不断发展的过程，否则将会违背社会发展的规律从而被淘汰掉。档案管理作为人类为了达到某种目的而实施的一系列活动，随着人类管理理念的不断上升以及人类管理方法的逐渐科学化，势必会更加的趋向于人类的需求，使人类能够更加快速、准确、随时随地的使用档案所附带的信息价值。如果因为档案管理水平的滞后性，从而影响了社会不断进步的步伐，那是人们所不愿意看到的也是不允许发生的，所以说在确保社会不断进步的情况下，非常有必要提高档案管理的科学化水平。

二是提高档案管理的科学化水平是档案管理事业发展的必然要求。随着人类在各个领域不断取得新的成就和科学研究成果的不断创新，档案的类型和种类正在不断的扩大与增多，这就为档案管理工作带来了新的问题和挑战，特别是电子档案的兴起给档案管理带来了深度变革的必然要求。档案作为重要的信息载体在信息技术高速发展的今天必须与信息技术相结合才能切实满足人们对于档案利用的实际需求，从另一方面来讲，档案管理的水平只有跟得上科学技术发展的步伐才能体现出其最大的价值。目前人类对于信息的无国界、无地域以及随时随地的查阅正在成为档案管理重点发展的方向之一。由此看来，提高档案管理的科学化水平是档案管理事业发展的必然要求。

三是提高专业化的管理团队档案管理的现代化、科学化的必然要求。随着越来越多的人认识到管理对于经济发展、对于事情的成败有着至关重要的作用，越来越多的人开始着手管理学的学习，这也造就了大批优秀的管理人才活跃在当今的社会中。同时，这为档案管理建立专业化的管理团队提供了极大地可能性。改变原来档案管理的模式和打破旧的管理格局，将档案管理纳入到现代化管理的模式之下，将会大大改善档案利用的效率和范围。

四是提高人们对档案重要性认识的必然要求。虽然经济的飞速发展给档案的现代化管理提供了發展的机遇，但是建立档案最终的目的依然是让它以知识的形式传播下去、扩散开来，为人类的持续发展提供动力和基础。由于越来越多的人对于商品经济的盲目追求，使得人们对于知识的关注和公共事业的发展表现的越来越冷淡。这也从根本上减少了人们对档案的利用程度，使得档案实际的利用效率不断下降。因此加大人们对于档案利用的关注度，向人们传播档案利用的重要性和巨大的价值，也是未来要继续坚持发展的重要方向。

2 提高档案科学化管理水平的有效措施

一是树立先进的档案管理理念，建立科学的档案管理机制。思想是决定行动方向的先决条件，只有先进的思想作为指导，行动才能达到预想的高度。树立先进的档案管理理念并非是凭空想象和主管臆造。具体的做法是，首先，应该借鉴当前企业中所使用的一些最先进的管理理念，然后结合档案管理的实际需求来制定比较先进的管理制度，对档案管理工作中的诸多环节进行明确、细分，推行责任制的管理模式。其次，与计算机工程人员以及多媒体工程人士进行沟通与交流，将档案管理与信息技术和互联网技术进行有效的结合。最后，借鉴国外的档案管理工作经验，为国内档案管理事业注入新的思想和动力。建立科学的档案管理机制是保障档案管理科学、有序进行必不可少的重要环节。建立科学的档案管理机制主要从管理、监督、评价三个方面来进行实施，确保以发展的眼光来看待档案管理工作，不断发现档案管理的不足和滞后之处，为档案管理的科学化发展提供有力的保障。

二是提高档案管理工作人员的综合素质。档案管理人员是档案管理工作的主要实施者也是档案管理工作的主体，其自身的综合素质水平高低对档案管理的科学化水平有着决定性的作用。所以说提高档案管理工作人员的素质，也是提高档案管理工作科学化水平的重要途径之一。主要的做法是，一方面定期对档案管理人员进培训，培训的主要内容围绕着计算机、互联网的应用技术以及信息技术、和现代化管理理念来开展，确保培训能够有针对性、目的性地提高档案管理工作人员的现代化档案管理工作能力和技术水平。另一方面，加强对档案管理工作人员职业素养的培养和塑造，提高档案管理工作人员的责任心和学习创新的能力，为档案管理工作的顺利开展以及持续发展提供良好的思想动力。

三是制定标准化的档案管理流程，确保档案管理的高效性。标准化的档案管理流程对于规范档案管理工作中的每一个细节，从整体上很好的控制档案管理工作的科学化有着重要的作用。具体的做法是，首先，应当改善档案管理的条件。建立标准化的档案室、配备专业素质较高的工作人员、制定比较完善的管理制度等等。其次，加强对档案工作的监管力度，及时的进行档案移交、审批。最后，对档案进行细分化的管理，对于重点、重要档案进行严格的监督监管，提高档案的准确性和及时性、保密性等等。

四是建立电子档案工作室，提高档案网络管理的水平。在目前的档案管理工作中，电子档案的管理已经成为档案管理工作中的重点内容。建立专门的电子档案工作室，并对其进行科学的配置的和管理对于提高档案管理的科学化水平有着实质性的作用。具体的做法是，首先，将电子档案管理从档案管理工作中独立出来，对电子档案进行专门化的管理。其次，给电子档案工作室配备现代化的办公工具，并安排系统维护人员以确保电子档案管理工作的顺利进行。再次，提高电子档案管理工作人员的业务操作水平。提高档案网络管理的水平主要从强化档案网络系统的现代化水平以及确保网络安全、不断进行系统更新两个方面进行着手。主要的目的是依托现在的计算机网络以及通讯技术建立现代化、科学化的档案多层次网络管理体系，让档案管理能够发挥最大的作用以及提供最高的档案使用价值。

五是对档案管理工作进行科学的评价，促使档案管理工作不断地创新。档案管理工作因为档案的来源、档案的使用目的以及档案所处的地域不同，管理要求也不尽相同，所以经常会出现管理细分的现象。对档案管理工作实施科学有效地评价，是对档案管理进行再管理的过程，通过对档案管理工作中的每一个环节和档案管理的主要构成要素进行动态的监督与审查，从而发现其中所存在的问题并进行及时的调整与更正，也能不断的提高档案管理的科学化水平。