浅谈如何提升办公室档案管理效率

罗丹丹 洪博

摘 要：办公室档案管理在办公室工作中具有重要地位，可以促进办公室工作效率提升，将办公室上传下达的功能展现出来。笔者结合多年工作经验，首先阐述了办公室档案管理的重要性，然后深入分析我国办公室档案管理中存在的主要问题，并针对性的提出应对措施和策略，以期为相关人员提供借鉴与参考。

关键词：办公室；档案管理；重要性；措施

在办公室工作中，档案管理协调着各个部门之间的关系，具有至关重要的作用。进入21世纪后，我国经济发展速度越来越快，在当前市场经济条件下，为了有效提高办公室档案管理效率，要革新传统的工作方法和模式，对档案管理手段进行创新，为单位的发展提供保障。

1 做好办公室档案管理的重要性

办公室中的档案管理相关工作一方面可以记录企业的成长历程，另一方面也能为企业未来的规划提供部分借鉴与参考。办公室档案管理工作的效率直接影响办公室内部运行的效果，办公室档案管理的质量也会直接影响企业内部工作协调与调度的效率。办公室档案管理相关工作决定了企业内部的工作形式与资源配置的方案。借助档案管理的方式，管理者才能获取足够多的资料来做出相应的决策并完善企业的规章制度体系，进而确保企业其它部门的运作效率，推动企业向更好的方向发展。

2 当前办公室档案管理中存在的问题

2.1 档案管理重视程度不够

根据相关研究，目前很多的企业与单位对办公室档案的管理工作不够重视，没有明确办公室档案管理工作的真正意义所在，甚至直接将其与合同文件管理进行等价，没有把档案管理工作与办公室人员的本职工作进行区分。一些办公室里的档案管理工作包含了一般性文件管理、人事档案管理以及合同文件的管理，而并未涉及其他方面的管理工作。此外，这种档案管理意识的缺失极其容易导致机密信息的外泄，为企业的工作带来不确定性与风险性。

2.2 管理人员素质不高

当前，我国大多数企业和相关单位已经越来越重视办公室档案管理工作，并已经开始行动。不过，办公室档案管理工作还没有全然实现其所有的价值。其中，最根本的原因便是档案管理的相关工作人员素质不足，业务水平亟需大幅度提升。特别是档案管理与分类等方面，办公室档案的管理人员业务专业能力不足。档案分类不科学，档案的信息没有办法被高效的使用，进而影响办公室办公人员的工作效率。另外，部分办公室档案管理的工作人员没有扎实的理论基础，对档案管理工作的认识十分的局限，工作态度也不够端正，档案管理的效率与水平也就相对较差。

2.3 管理制度不健全

为促进办公室档案管理工作高效进行，管理制度的建立健全就显得尤为关键。档案管理的制度一般可划分为以下几个方面：资料收集制度、档案分类标准、查阅管理规定、资料保存管理时限等等，可以看出，档案管理制度在资料运用的全过程中都发挥着巨大的作用，因此相关部门的领导应该加强重视档案管理相关工作的重要性，然而当前许多企业并没有设立单独的档案管理室，科学系统的管理体系更是缺乏，这就使得档案管理工作的效率无法满足企业正常运作的需求。

3 提高办公室档案管理效率的措施

3.1 加强日常维护与管理

办公室档案管理体系除了上述还包含两部分的内容，一是档案维护，二是档案更新。因此，办公室档案管理相关人员开展工作的第一步便是建立合适的档案管理体系。并且在这个体系的基础之上定期整理所有档案、更新旧档案、归纳新档案，并做好相关的保管工作，确保及时地给企业各个部门提供相关资料，提升办公室工作的效率。另外，也应该加强管理人员对新型档案管理知识的学习与借鉴，合理运用不同的档案管理方式，结合企业自身的实际来确保办公室档案管理的科学性与严谨性。

3.2 根据需要扩大办公室档案管理的领域

当前工作范围局限性较大的问题是办公室档案管理的主要问题，因此，创新性地扩展档案管理的范围便十分的关键。要想扩大档案管理的范围，便需要扩大档案服务对象的范围。当前许多单位存有的档案仅仅供给企业内部使用，即仅服务企业这一个主体。这样做虽然推动了企业工作的进行，却没有完全发挥其真正的效用。故而，要想档案获得效用最大化，就应该倡导档案社会共享化，让社会中的单位与个人都能够通过相关的手续与方式来获取自己需要的信息与资料。但需要注意的是，扩大档案管理领域的同时，人员培训的相关工作是至关重要的，只有档案管理人员的素质有所提升，档案才能更好地为社会所用，档案管理工作才能更好地发挥自身的价值。

3.3 重视管理机制创新

对于办公室的档案管理而言，管理机制直接影响管理效率。由此可见，有效地针对管理机制进行创新是十分关键的。部分单位管理档案的时候，总是无法和其他部门进行很好的协调工作、对接工作，究其根本便是档案管理机制不当。要想解决这个问题，就必须革新管理机制，提高工作人员的工作积极性与工作创造力。企业的管理者也应该正视档案管理工作的重要性，依据企业的实际情况来制定适合企业发展的管理机制。一方面要对工作流程进行规范，另一方面也要严格管控上岗人员的质量，同时也要建立配套硬件设施，如：单位文件阅览中心、档案咨询台等等。

3.4 采用有效管理手段进行档案管理

对于办公室档案管理工作而言，档案管理的方式也会对档案管理工作的效率与质量造成影响。首先，办公室档案的管理需要与时俱进，及时应用新兴的互联网信息技术于档案管理之中。档案管理的有关部门与单位也理应依据自身的实际需要来建立档案管理局域网，以便相关部门与单位的工作人员合规的档案借阅和查看。这样做既能够大幅度提升档案管理的效率，还能够提升档案的使用效率。其次，企业也可以借助外来力量建立电子档案数据管理中心，提升档案管理与查阅的便利性。

3.5 创新人员理念

在进行办公室档案管理的相关工作期间，必须树立正确的工作理念。只有拥有先进的理念，才有能力将想法变成现实，档案管理的效率与质量才能够有所提升。要想实现这一点，企业的管理者与相关的档案管理人员需要树立正确的意识，科学合理地审视档案管理工作的重要性，详尽地分析企业档案管理工作的现状与不足，从而改正不足并进行工作创新。对此，一方面档案管理人员需要不断提升自身的工作水平，另一方面档案管理人员还需要提升自己的服务意识，及时对自身的管理思维进行更新，并确立适合企业的档案管理目标。与此同时，单位内部所有工作人员的思想工作也是提升档案管理工作效率的重要一环，只有将被动管理转化成主动管理，才能全方位地提升企业办公室档案管理工作的质量与效率。

4 结语

综上所述，为了实现单位的稳定发展，要加强对办公室档案的管理，采取科学的管理措施和手段，不断提升办公室档案管理工作效率。在相關管理人员和工作人员的共同努力下，创新工作手段和工作方法，实现办公室档案管理的科学化和规范化，实现单位的稳定发展和进步。

参考文献

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