对加强人事档案管理工作的几点思考

王巍

摘 要：人事档案是人才信息的可靠来源。这也是评估和提升雇员的重要基础。市场经济条件下人才的不断流动，逐渐形成了人才流动的趋势，使人事档案管理工作更加复杂，为人事档案管理的专业化提出了新的门槛。对加强人事档案管理提出了新的要求。人事档案管理应充分理顺档案管理体制，全面落实档案内容，全面加强档案信息化建设，全面改善档案管理人员的使用方式，提高档案管理人员的业务素质。

关键词：人事档案，管理，员工素质

组织在人事管理活动过程中形成的记录，是个人社会经验和社会实践的有效素材，是人才信心的可靠来源，是个人考核和晋升的重要依据。市场经济下人才的不断流通，逐渐形成了人才流动的趋势。这使得人事档案管理工作更加复杂。为人事档案管理的专业性设定了新的门槛，对加强人事档案管理提出了新的要求。

1 人事档案管理功能

人事档案的功能是由其成立的目的、内容的构成、服务对象、管理方式的结合决定的。人事档案应具有真实、全面反映个人社会经验、基本数据、能力水平、专业知识和政治信息的功能。传统的人事档案内容简单，内容相近，管理上消极。他们无法充分实现档案功能。在社会主义市场经济的发展过程中，必须尊重客观发展规律，实现人才资源的整合和配置。重新界定人事档案管理职能，建立有效的人事档案管理实践。

2 人事档案管理现状

2.1 人事档案管理与社会发展的矛盾，主要由本单位或上级主管单位监督管理

该系统在人事档案管理中发挥了重要作用。随着社会主义市场经济的发展和人事制度改革的不断深化，社会上人员流动日益增多，人员的从属关系也在不断变化。过去单位人事档案管理机制已不适应新时代的需要。此外，档案的内容也是按照“干部档案工作条例”规定的分类收集的，没有及时补充相应的内容，以适应人事制度改革的需要。因此，越来越明显的是，人事档案管理和社会发展的新要求是“不适应”的，其主要矛盾是档案管理数据不完整。传统的档案管理知识是根据单位的有关规定，对人事资料进行审计、保存和整理，各单位只负责记录、整理、保存本单位人员工作经验形成的资料。但忽视后续工作前后的工作，这极易导致文件的破损、丢失、失效等问题，影响文件的完整性、及时性和连续性，刚性系统模型具有明显的单向性和刚性，强制性，导致管理人员和大多数员工无视文件管理，导致人事档案无法及时收集和补充，形成大量黑案，死案，给文件组织带来困难。

2.2 文件格式的内容相似

传统人事档案的主要内容是记录某单位的教育经历和辞职情况，记录本单位的工作表现，注重政治表现。

2.3 档案信息利用率低

人事档案管理效率低下是人事档案管理和使用的主要障碍。它造成了个人人事信息的缺陷，对人事档案的完整性和权威性产生了很大的影响。在传统的人事档案管理模式中，单位无权了解和使用个人档案信息。这种不平等导致了近年来一些“文件分离”的情况。档案信息利用率低的原因是：一是管理体制不适应，旧时期计划经济体制不适应，不能适应当前社会主义市场经济发展的要求；第二，旧时期的管理思想与社会主义市场发展的管理思想更加脱节，档案工作者对当前的形势感到满意，他们有着“不犯双功”的旧思想，观念保守，缺乏改革的动力。然而，社会对档案管理的重视不够，也没有形成有效的改革。

外部压力，改革有抵抗力，严重制约了档案工作的发展。但是，随着社会主义市场经济的发展，科学发展观的实施和法治的全面推进，为档案事业的发展环境和发展观提供了便利条件。

3 如何加强人事档案管理

3.1 建立健全人事档案管理的长效机制

建立和完善人事档案管理长效机制，使人事档案管理工作达到应有的高度。特别是，我们可以从以下几个方面入手：一是提高档案管理人员的考核标准，定期检查档案管理人员的工作，在考核期间对任务诚的工作进行考核。并将人事档案管理的任务与档案管理者的经济利益联系起来。根据业绩表現的表现，按工作分配工资，达到明确的奖惩，从而激发档案管理人员的积极性。

第二，对人事档案实行分级分类管理。例如，要重点抓好各类人员的档案资料管理，对基层职工的个人表现、社会责任、素质和能力等进行综合征集，做到有的放矢、有求必应。对单位管理人员，重点是收集反映其管理经验和管理能力的信息；对专业技术人员，重点是收集有关其学术贡献和技术能力等方面的信息。对不同使用需要的单位和个人，应根据其需要的特点，提供不同的档案服务。

第三，加强档案信息的检查和筛选，消除虚假信息，淘汰过期信息，利用价值不大的信息，降低管理成本。第四，加强人事档案管理人员的管理和培训，利用这一制度约束档案管理人员的工作行为，同时通过不断的培训，提高档案管理人员的业务技能，以跟上时代的步伐。从而促进人事档案管理的良性发展。

3.2 加强人事档案管理信息化建设

科技的发展为改进人事档案管理工作提供了可能。人事档案材料应力求完整、使用方便、不断更新。传统的文件管理方法和技术手段已经被拉长。信息化管理为新时期的人事档案管理提供了新的思路。通过引进先进的管理理念和技术手段，利用现代设备和计算机技术对人事档案进行精细、自动化和动态的管理，在实际工作中，档案信息的使用越频繁，就可以转换成存储在存储介质中的电子档案。通过建立一个人事文件信息网络平台，人们可以通过获得的权限完成对文件信息的远程访问。从应用到文件使用的整个过程是无纸化和网络化的，使人事文件管理的使用更加高效和保密，无需担心损坏和损失的风险，并大大简化了人事档案管理过程。

3.3 加强人事档案管理社会化建设

为了提高人事档案的真实性和有效性，我们应该改善人员的生成。

在管理体制的基础上，适当地增加人事档案内容的开放性，使个人在更新和完善自己的档案过程中有一定的建议和修改的权利。此外，随着社会主义市场经济的发展，人事档案管理也要适应社会的新需要。因此，加强人事档案管理社会化建设是时代的要求。在新的历史时期，人事档案管理要改变过去计划经济时代政府部门直接行政干预的局面，并应在发挥政府宏观指挥和监督作用的前提下，进一步加强人事档案管理的法人意识和市场意识。明确人事档案中介在市场中的作用，规范人事档案中介机构的收费、作业程序和职业道德标准，

倡导中介组织开展企业管理，提高其经济效益，通过对中介组织的第三方管理，可以在很大程度上避免偏袒和欺诈，有效提高人事档案管理的专业化水平。

4 结束语

总之，随着社会主义市场经济的不断发展，人事档案管理的作用日益突出。通过加强人事档案管理，使人事档案管理过程更加规范。为了充分发挥人事档案在社会主义市场经济中的作用，必须采取措施，推进人事档案管理模式和方法的改革，提高人事档案管理的效率。为人力资源管理提供有效的参考。

参考文献

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[2]任秀静新时期加强人事档案管理工作的几点思考[J].人才资源开发，2015，（1）：18.

[3]吴军对加强人事档案管理工作的几点思考[J].中国职工教育，2014，（6）：151-152.