浅谈疏勒河流域档案管理与开发利用

赵源博

摘 要：本文通过对疏勒河流域档案的管理和利用两个方面中存在问题的阐述，对相应问题提出了建议和对策。

关键词：档案管理；利用

1 基本概况

甘肃省疏勒河流域水资源管理局档案管理工作由局党政办公室负责，在党政办公室文秘科设立了档案室。管理局成立以来，将省疏勒河建设管理局、原酒泉市疏管局的档案合并统一管理，并先后接受了疏勒河项目农垦指挥部、酒泉市疏建委的部分档案。

2 档案管理工作的主要成效

1）机制健全。省疏勒河管理局党委本着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的精神，切实加强组织领导，强化责任意识，落实工作措施，逐步形成了“分管领导亲自抓，办公室人员具体抓，相关部门配合抓”的良好格局。2016年、2017年下发了《关于进一步加强水利工程建设项目档案归档管理工作的通知》和《关于做好2017年档案管理工作的通知》，明确了档案管理工作机构及职责，建立完善了档案管理人员岗位职责、档案保密制度、借阅利用制度、鉴定销毁制度、公文处理办法、电子档案管理办法等10项规章制度，完善了奖惩激励机制，把档案工作纳入到部门及人员年度工作考核，实行年度考核与个人奖惩挂钩，确保了档案管理各项工作的落实。

2）设施完善。不断加大对档案室软硬件设施的改造力度，投入近60万元建成档案室2间，阅档室1间，荣誉室1间，档案库房实用面积达到了140平方米，实现了办公、阅档、库房三分开；配备了专用管理电脑、打印机、复印机、扫描仪、高拍仪、防磁柜等设备，档案库房内共安装密集架28列304组；为档案室安装了防盗门窗、视频监控、烟火报警器、遮光窗帘，配备了灭火器、温湿度仪、加湿器、防虫防鼠药等设施设备，实现了“八防”要求，基础设施不断完善。

3）队伍建设。注重把思想作风好、工作扎实认真、文化素质高的干部调整充实到档案工作岗位上，局党政办公室共有档案管理人员3名（专职人员1名、兼职2名），全部具有上岗资格证书，但全非档案管理专业人员。4个基层管理处、3个水库管理所等主要档案管理单位全部配备了专兼职档案管理人员，管理队伍健全。并通过组织人员每年定期参加省档案局举办的档案管理工作培训班，学习档案工作的标准化、规范化、信息化知识；每年举办档案管理人员培训班，使得档案管理人员水平不断提升。

4）信息化管理。按照档案信息化建设要求，购置了兰州利业网络版档案管理软件和专用服务器，建立了档案室案卷级文件目录数据库；已完成2005-2017年度文书档案永久卷的全文电子录入，2010-2013年度会计档案目录录入，2013-2014年照片档案的电子录入和部分视频档案的录入工作，不仅实现了对各类档案资料的电子存储，还可以通过互联网异地管理、查阅资料，不断提高了档案信息化水平。

5）开发利用。先后编制了各类档案的案卷目录30本，制作专题电视片20部，积极开展编研工作，编写了管理局大事记、大事年表，编制了《全宗介绍》及本单位组织机构沿革、历届领导名册、历任领导简介等多种档案参考资料。建立了档案查阅借阅登记制度，通过查阅档案资料撰写论文的人数达百余人，形成高质量论文82篇，编有论文集、各种汇编等十余册。

3 档案管理及开发利用中存在的问题

1）机制和制度有待进一步完善。部分重点工程建设单位在档案管理体制上存在一定问题，没有制定应有的档案管理规章制度，有些建设单位虽然制定，但也不健全。机关档案管理人员忙于各项业务工作，对工程档案管理的业务指导缺乏应有力度。档案资料流向制度不健全，使得工程建设中技术、施工人员调动、变更，出现人走档案走、人走档案没人管的现象。

2）管理人员管理水平有待提高。档案人员对部分档案缺少管理经验，不知所收集上来的资料是否齐全，只是被动的全盘接受，这中间存在着内容缺项、漏项、签章手续不齐，记录不准，字体不规范，整理不达标等现象。在档案管理中，由于年度人员调整变动大，这些人员缺乏档案专业知识，对档案资料比较陌生，对档案管理相关法律法规、制度和要求不熟悉，在一定程度上出现归档不齐全、案卷质量差、不规范等很多问题，严重影响着归档质量。

3）信息化管理水平偏低。档案管理工作中，大多数是采用纸质的形式进行保存，这样的保存有着明显的缺点，不仅操作繁琐，而且很多纸张容易受到时间因素的影响而发黄、破旧，甚至出现丢失的情况，在很大程度上影响着档案管理工作的开展质量。与此同时，对档案管理的理念处于落后状态，认为档案管理工作并不能够带来实际的利益，缺乏对档案管理技术改进的意识和内在动力，从而影响了整体档案管理工作的水平。

4）馆藏档案没有得到充分开发利用。管理局虽然在档案开发利用上，做了一定量的编研工作，由于编研成果自身信息量就小于档案原件，使得编研成果存在信息衰减和质量参差不齐现象；同时档案室为利用者提供资料的方式服务效率低，查找不方便，更不利于档案的长期保存，对档案原件的损害较大；再者通过互联网异地管理实际上是另一种编研成果的利用方式，因为互联网建立的早期工作及互联网开通后的维护，都有可能出现档案信息的丢失。

4 档案管理及开发利用的对策建议

针对档案信息资源丰富，但档案管理方式落后、档案利用率不高的现象，我认为目前应从提高档案工作者的素质和优化馆藏结构两条途径来加以改变，实现档案信息资源开发利用工作的新局面。

1）着力提高档案工作者的素质。档案管理人员的角色之一就是在浩瀚的信息和利用者之间充当信息中介，担负组织管理和传播信息的重要职能。因此，要提高档案管理员的自身素质。作为信息时代的档案工作人员，一要有强烈的事业心、责任心和使命感，要有开拓进取的创新精神；二要熟练掌握现代化信息技术和为广大干部职工提供方便快捷的技能；三要有良好的文化素养，要善于学习和吸收各种知识，使自己能为行家里手。

2）改变档案工作者的管理理念。档案工作者面对信息化的时代要求，必须自觉地从传统的实体管理向档案信息化管理发展。档案工作者将不再像以往那样仅仅提供实体性的档案服务和维护档案的物质安全，档案管理人员要意识到自己的首要职责是以最高的效率给档案利用者提供档案信息服务。

3）优化档案工作者的整體人员结构和个体知识结构。针对目前档案管理人员实际情况，管理局应招考引进专业信息化技术人员，通过他们所带来的计算机前沿知识和档案后台管理技能可以实现对档案的初步数字化和网络化过程。此外，新引进的人员在管理档案的开放性思想和管理高效性思想可以逐步地同化档案管理的落后思想。

4）优化馆藏结构，提高馆藏利用效率。充实和丰富馆藏档案是开发利用档案信息资源的物质基础。档案工作者所做的努力，无论是档案的收集、整理、归档，还是保管、统计、检索等环节，都为档案信息开发利用打下了坚实的基础。充实、丰富的馆藏是开发利用档案信息资源的前提，也是优化馆藏结构的前提。在充实馆藏工作中，档案工作者要注意档案信息资源的系统性，连贯性。在征集范围上应改变以往注重党政机关文书档案的单一性，应扩大到各个方面，包括具有地方特色的历史文化档案。

5）稳步推进馆藏档案信息资源的数字化。传统的馆藏档案主要以纸张、照片、录像和录音等形态为主，利用方式也主要是借阅、咨询和编辑出版档案史料等，这些纸质的档案信息资源即使再充实，但未实现数字化之前，它们还将淹没在历史的灰尘之下，无法实现档案信息资源的共享。实现档案数字化建设，就可突破传统档案利用的种种局限，最大限度实现档案信息资源的共享。

参考文献

[1]姜松竹.关于事业单位档案管理创新思路的探讨[J].办公室业务，2018，299（18）：103.

[2]马小英.加强档案管理提高管理水平[J].办公室业务，2014（17）：104-104.