新时代下的档案管理工作实践

李嘉慧

摘 要：本文通过对传统档案管理的不足之处进行了分析，同时阐述了新时代下的档案管理建设当前的现状，针对档案管理中的保存方式不统一、管理制度需改进、安全管理不完善、管理人员素质低等情况着重论述了档案管理建设的解决新思路，从做好档案资料的存储和电子记录管理，加强档案资料的歸档工作，稳定维护档案管理工作人员队伍，增强档案工作人员的素质，实现重点的信息和资料的资源共享，确保相关人员得到应有的安全保障培训，保证信息化建设相关设备到位和设施齐全等方面入手，将档案信息与人类社会结合在一起，尽可能实现档案资料的最大作用，为人类的未来发展带来好处，实现档案管理工作不断向前发展。

关键词：新时代；档案管理；实践

在新时代下，档案管理已经从传统的纸质管理向现代电子档案管理发展。目前的电子档案数据开始进入到每个行业和工作空间，逐步成为公司发展的主要影响要素。档案是以制成材料为载体的，其形式是多种多样的。目前在档案管理中，常用的载体材料主要有收集龟骨、岩石、纸介质、刻板、录像等；记录的方式主要有雕刻、书写、拍摄等。档案的形式随着社会信息处理技术的发展，在不断地发展变化。当今社会，采用光盘和磁盘等材料作为档案资料载体的例子也日益增多。

1 传统档案的不足

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动产生的对世界和自然有影响的历史记录。传统的档案管理是指贯穿文档从头到尾的生命周期，它存在于档案的所有领域，包括创建数据检查、档案资料分类、档案资料存储、管理设备采购、存储库房建造、档案资料维护、工作人员培训等方面。做好传统档案管理，对提高管理效率、缩短工作时间具有重要作用。然而，在信息时代快速增长的形式下，目前传统的档案信息管理模式已不再能够有效进行档案材料的集中管理。

2 档案管理的现状

档案收集工作是一项非常重要的工作，档案收集的不完整，就会影响整个档案工作，档案就会失去它的利用价值。因此收集工作是整个档案工作的关键。现代企业办公形式的进行对信息存储有着非常重要的影响。值得注意的是，它主要是指存储在计算机主体和通信线路中的文件。这种方法与保存纸质文件的方法不同。这一变化表明，建设中的数据文件管理将面临更多的磁盘读取文件。

2.1 保存方式不统一

由于技术和工具的普及，工作中形成的资料日益增多，加上声像档案信息具有存储量大，体积小，便于复制和转换的特性，使得声像信息携带方便。但这些资料大多保存在作者个人手中，没有形成公有资源去保存利用。其实，很多人是为一时之用，保存、归档的意识并不强烈，很容易误删或者时间久远导致文件损坏。

2.2 管理制度仍需改进

由于档案管理的各项规章制度不完善，即使存在规章制度而执行程度不足，各种档案资料还没有足够的吸引力那样引起人们的重视。平时日常工作中档案资料繁多，而收集归档却很少，许多珍贵的资料没有得到相应的保存，出现声像档案的严重缺失，导致日后的工作利用变得繁琐。

2.3 安全管理不完善

走访很多档案管理机构，这些机构的档案资料在安全管理方面存在着或多或少的不足，甚至有些机构连保证档案完整保存的条件都不具备。要达到声像档案的安全管理，必须具备相应装具和环境条件。

2.4 管理人员素质低

当今的时代，档案管理建设缺乏高水平管理人员。很多档案管理人员的档案资料保存意识淡漠，资料收集归档能力低下，导致很多资料在保存后不具备能够及时查看的能力，这给档案资料的再利用带来了很大的困难。

3 档案管理的新思路

3.1 档案管理的数据化

做好档案资料的存储和电子记录管理，尤其对于新档案资料更加做好保存。同时，保证员工在查阅当前档案资料时，能够要得到相对应的电子资料，这样可以保护原始数据。

3.2 档案管理的归档

加强档案资料的归档工作，增强档案资料的管理能力。按照档案资料管理的有关要求，载文件和照片进行转换和记录。加强对档案资料的收集，确保在档案资料被检查时能够找到对应的记录和存储。积极开展档案资料的获取和使用相关技术对档案资料进行及时处理。每一个档案资料都是社会活动的历史记录和具有真实价值，所以所有档案资料都是极其珍贵的。

3.3 档案管理的人员培养

从档案管理工作人员队伍的稳定维护到增强档案工作人员的素质，这就要求做到以人为本。为了保证档案系统的现代化管理，就需要档案管理工作人员了解软件开发和增加相关专业知识的存储，提高档案管理工作人员的业务能力。引进适当的竞争机制，创造合适的岗位，充分调动档案管理工作人员的积极性和主动性，努力锻炼自身的业务素质。

3.4 档案管理的资源共享

无论是现代档案管理，还是传统档案管理，资源共享都是档案管理工作中必须发展的重点。档案馆应组织有关部门实现重点的信息和资料的资源共享。随着目前科学技术的飞速发展，资源共享已成为网络和信息时代的永恒话题。

3.5 档案管理的安全保障培训

档案管理机构务必保证组织妥善管理档案，确保相关人员得到应有的安全保障培训。对于重要的档案资料，及时进行电子文档的备份，开展档案管理信息化建设。同时，档案管理机构要保证信息化建设相关设备到位和设施齐全。

4 结束语

档案是的对世界和自然有影响的历史记录，档案管理工作是一项非常重要的工作。然而，由于档案保存方式不统一、保存方式不统一、管理制度需改进、安全管理不完善、管理人员素质低等原因，很多档案资料没有得到及时有效的保存。因此，要做好档案资料的存储和电子记录管理，加强档案资料的归档工作，稳定维护档案管理工作人员队伍，增强档案工作人员的素质，实现重点的信息和资料的资源共享，确保相关人员得到应有的安全保障培训，保证信息化建设相关设备到位和设施齐全。总之，档案管理建设能够更好地将档案信息与人类社会结合在一起，尽可能实现档案资料的最大作用，为人类的未来发展带来好处，实现档案管理工作不断向前发展。

参考文献

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