档案人员交接是提升档案工作的契机

何海

基层单位的档案人员普遍身兼数职，而且调动较为频繁，这给基层单位档案工作的发展带来了一系列影响。如何将影响降到最低，就成为亟待解决的问题。档案部门发挥主观能动性，指导基层单位做好档案人员交接工作，是维持档案工作平稳过渡的基础，也是提升档案工作的良好契机。

1 档案人员调整和工作交接状况

近年来的指导和检查工作表明，档案交接手续不正式、不严密，监交工作不严格甚至不进行监交的情况在基层单位普遍存在，致使新任档案人员在相当长的时间内不掌握本单位档案工作的基本情况，如找不到档案工作制度，不清楚各门类档案的数量，不了解各年代档案在库内、柜内的分布，不掌握前任档案员有多少没有完成的工作，不知道全宗卷、编研材料为何物，个别单位甚至找不到档案柜钥匙，档案工作长期不能纳入正轨。更严重的是：新任档案人员一接手就感到一头雾水，在凌乱的局面中艰难起步，很容易挫伤工作积极性； 档案工作前后脱节，出现工作贻误时验证以尽快补救； 一些单位原本较好的工作基础也由于多次换人且交接不力被“一代一代”地磨灭； 年度档案评价工作检查时，发现档案去向不明等严重问题时验证以确定直接责任人员，无法追究责任。另一方面，档案管理部门在完成机关档案基础工作的同时，还需要随时准备对新任档案人员进行个别培训，反复指导频繁换人的单位夯实工作基础。这使其陷入被动应付甚至疲于奔命的状态。

2 档案人员交接不利的原因

经过调查分析我们不难发现，造成交接不力的原因来自领导和新老档案人员等多个方面：

1）领导不重视，认为档案工作交接仅仅是新老档案人员之间的事，往往一声令下，档案人员立刻调整到新的岗位，并要求两三天内与接管人员交接完毕，新老档案人员只能仓促交接，并且没有安排专人负责监交。

2）有的领导虽然重视交接工作，但是对其专业性和复杂性不够了解，因而提不出具体要求，更没有规定的交接手续。

3）有的档案人员带来情绪离岗或转岗，或者对“枯燥”的档案工作早已心猿意马，听到调整岗位的消息急于“甩包袱”，与新任人员草草交接。

4）由于档案人员主观原因或单位换人过于频繁，档案人员自身对本单位档案工作全貌和档案工作头绪尚不清楚，没有能力办理严谨的交接手续。

5）个别档案人员因病或紧急抽调到其他岗位等特殊情况，无法办理交接手续。

6）新任档案人员毫无经验，对应当收什么、点什么、查什么一无所知，前人怎么交，自己就只能怎么接，看不出问题，更提不出问题。

3 规范档案工作交接的具体建议

3.1 转换思路，从加强制度保障入手

由于缺少具有操作性的规定，长期以来，严格进行档案工作交接基本处于各单位自发状态，交接效果的好坏主要依靠档案人员的自觉。事实上只有少数单位由于领导重视、档案工作基础扎实、人员得力，交接后工作平稳过渡。多数单位调整人员后档案工作实际工作难以衔接，一连几度换人的单位的档案工作则遭受“重创”。因此，档案行政管理部门应当转换思路，从被动依靠各单位自觉做好交接工作转变为主动用成文的制度进行约束和规范。

3.2 明确职责，建立良性运行的工作机制

1）档案行政管理部门应通过多种形式的宣传，使各单位领导认识到档案工作交接责任重大，手续繁杂，促使其为顺利交接提供必要条件，如：将做好交接工作列入档案人员的岗位责任制；根据本单位档案数量为交接双方安排充分时间；对于没有办清交接手续的档案人员，不调整岗位，不予办理人事调动和工资转移等手续。

2）交接双方均应有相对合理而明确的职责分工。移交人员应完成的工作主要有：核实档案柜签，清查柜内档案，使移交的档案分门别类，排列有序；催还借出档案，暂时不能归还的注明情况；对档案工作制度、检索工具、现存和移出档案的数量等情况逐项列表；核对全宗卷目录，整理好全宗卷内文件及需要移交的其他材料；档案数量与目录记载不相符的，档案工作存在其他明显问题的注明情况和原因；不尚未完成的档案工作，应请示领导明确下一步工作的完成人员。

接管人员则应做好交接工作，学习有关文件，了解档案交接工作规定和基本的档案业务知识，了解本单位基本的历史沿革、主要职能和内部机构设置等情况；对移交人员开列的表格、单据和其他交接材料逐项核对，逐柜逐卷（件）核查档案数量，对不明事项向移交人员或有关领导问明情况，必要时做书面记录；抽查电子档案和机读目录是否可读；学习档案管理或数据库、档案安全保管设施设备的使用方法；向监交人员报告交接的具体情况。

3）任何行业中进行财、物交接，监交工作都必不可少。档案交接也应该安排专人负责监交。监交人员应坚持公平公正的原则，监督交接双方认真办理交接手續并进行审查，防止交接工作敷衍了事或流于形式，杜绝弄虚作假的行为。

3.3 细化手续，加强监督和检查

国家关于档案交接手续方面的规定只有《档案交接文据格式》（GB/T13968-92），用于档案室、档案馆移交和接收档案，不适用于单位内部人员交接。为使档案工作交接制度得到真正落实，使档案局的监督检查工作能够有据可查，使执法机关发现档案丢失等违法行为时便于调查取证，档案行政管理部门有必要统一并规范本地区档案人员工作交接的文据格式。

交接文据可以包括如下表格：1）交接总体情况登记表，记录移交人员、接管人员和监交人员的基本情况以及档案工作制度、检索工具现存及移出档案、全宗卷、基础登记、档案库、柜钥匙等核对和交接的基本情况；2）档案工作制度一览表；3）档案检索工具一览表；4）现存和移出档案数量统计表；5）未完成工作登记表。特殊情况在表中不便于填写时应另附详细说明。每页交接文据都应有移交人员、接管人员和监交人员的签字。交接文据应一式三份，一份交同级档案行政管理部门或上级档案业务主管部门，一份存本单位文书档案，一份存全宗卷。

各单位调换档案人员应在双方交接之前通知上级单位档案部门，上级主管部门应及时前往监督检查。对于无正当理由不按规定办理档案工作交接手续或在交接共和 弄虚作假的单位或者个人应进行通报。造成档案损失的依法对个人或者单位给予行政处分或行政处罚。

参考文献

[1]业探.《机关档案工作条例》讲座《条例》制定的意义、依据和目的[J].湖南档案，2017（01）.