基于质量管理下企业文件档案工作的思考

罗涛 李亚丽

摘 要：文件档案管理工作为企业工作中的重点内容，为了保障企业能够满足社会经济发展需求，需要适当的调整工作形式，本文对质量管理下企业文件档案工作的内容与原则进行了讨论，并从合理进行质量策划、提高质量控制力度、优化档案管理流程、构建一体化管理系统，四个方面对企业文件档案工作的质量管理方式进行了整理，希望为关注这一话题的人们提供参考。

关键词：质量管理；企业；文件档案工作

文件档案工作具有较高的制度性、规范性，与文件处理、档案管理等工作相连接，对企业发展有直接的影响，但现阶段部分企业档案管理工作中存在不合理的问题，为了转变这一现状，需要合理调控档案管理流程，并应用先进技术构建管理系统，使员工能够形成工作责任意识。并且，管理者还需要提高重视程度，将信息技术应用到其中，定期优化调整文件档案管理形式，提高员工的工作责任意识。

1 质量管理下企业文件档案工作的内容与原则

1.1 内容

为了能够进一步了解企业文件档案质量管理工作，需要分析其中的内容，在对这一内容进行分析时，可以从以下两个角度进行整理。第一，企业文件档案中主要包括组织建设、业务情况等，能够反应出企业的运营、管理情况。企业在运行时，各个部门都会产生大量的资料，文件档案整理工作人员整理资料之后，能够为企业决策提供依据，并明确发展方向。第二，企业档案质量管理工作能够约束员工的行为，使员工形成工作责任意识，避免出现数据、信息整理疏漏的问题。

1.2 原则

在分析企业文件档案质量管理工作时，由于文件档案管理工作量较大，没有合适的管理方式极容易出现疏漏，为了避免出现这一类问题，需要将坚持系统化管理作为原则，推进企业稳定运行。并且现阶段的信息技术在不断优化，管理人员需要将持续优化改进作为管理原则，构建适当的管理框架，调动全部员工的参与兴趣，按照相关管理规定进行工作，发挥出文件档案质量管理的实际意义，提高文件档案管理质量。

2 企业文件档案工作的质量管理方式

2.1 合理进行质量策划

为了能够进一步提高企业文件档案工作质量管理合理性，需要合理进行质量策划，第一，质量策划为文件档案管理的重点，企业领导者可以按照企业的发展情况构建完善的目标，例如：管理者先总结现阶段文件档案工作中存在的问题，之后设置归档率、完整率、利用率等指标，保障各项业务都能稳定运行[1]。另外，为了提高组织规划的合理性，可以将档案整理工作细化处理，构建多个管理层次，优化整体管理质量。第二，为了保障文件档案管理工作具有适用性，可以在构建质量管理方案之后试运行一段时间，找出其中存在的不合理情况，适当的优化调整，保障质量管理工作具有较高的可应用性，为之后的管理工作奠定良好的基础。

2.2 提高质量控制力度

提高质量控制力度能够优化文件档案管理合理性，第一，适当的控制管理，能够约束员工的行为，帮助员工形成良好的工作责任意识，进而管理者可以构建完善的管理制度，例如：总结现阶段文件档案工作中常见的问题，有针对性的构建处罚方式，达到提醒的作用。并且为了提高员工的工作积极性，可以构建惩处制度，在日常管理中，一旦发现工作中出现问题，需要按照相关制度进行处罚，保障企业能够稳定运行[2]。第二，工作质量检查为管理工作中的重点，管理者可以构建文件档案质量等级，在检查时将等级标准作为质量判断依据，了解影响质量的原因，提出适当的改进意见，推进文件档案管理工作运行发展。

2.3 优化档案管理流程

企业文件档案工作质量管理中，需要优化档案管理流程，在对这一内容进行分析时，可以从以下两个角度进行整理。第一，传统的文件档案质量管理工作流程中的各部分工作界限较为模糊，员工不够了解自身工作范围，导致文件档案整理中存在重复、缺失等问题，严重影响文件档案整理质量，为了转变这一现状，需要管理者重新设计管理流程，明确工作范围、工作责任，提高整体管理效率。第二，随着信息技术的不断发展，现阶段大部分企业已经调整了档案管理方式，但由于这一方法与传统形式存在差异，管理者可以在调整管理流程时为员工讲解信息技术的应用方法，达到构建全面性管理模式的目的，保障企业能够稳定运行。另外，为了进一步提高管理流程调整有效性，需要管理者形成良好的管理意识，并定期优化调整管理方式，达到满足社会经济发展需求的目的。

2.4 构建一体化管理系统

进行企业文件档案工作质量管理工作時，需要构建一体化管理系统，第一，文件档案内容关系着企业发展，传统的文件档案管理形式不具有协调性，无法发挥出文件档案的实际意义，为了转变这一现状，管理人员可以应用信息技术构建一体化管理系统，例如：企业管理者聘请系统设计师，按照企业的文件档案处理需求构建系统，员工可以在网络中快速传输档案信息，达到减少重复劳动、提高工作效率的目的。第二，为了保障一体化管理系统能够合理运行，需要构建合适的管理制度，例如：企业领导可以构建管理小组，为管理人员管理区域，检查文件档案整理情况，一旦发现工作中存在问题，能够立即找到对应负责人处理，构建良好的工作环境。

3 结论

综上所述，企业文件档案工作质量管理工作中，为了能够进一步提高管理质量，需要企业管理者提高重视程度，并整理出传统档案管理工作中存在的问题， 之后进行有针对性的调整，发挥出文件档案管理的实际意义。另外，管理人员还需要发挥出全面统筹的作用，引导员工形成良好的工作责任意识，保障文件档案收集、整理、应用等工作都能稳定运行，提高企业的市场竞争力。

参考文献

[1]《企业档案工作规范》解读 第七章 企业档案工作业务建设[J].档案天地，2018（11）：64.

[2]丁子涵，张斌.美国企业文件和档案管理机制研究[J].档案学研究，2016（06）：107-112.

作者简介

罗涛（1987-），女，汉，山东高唐人，国家能源菏泽发电有限公司。

李亚丽（1972-），女，汉，山东菏泽人，国家能源菏泽发电有限公司。